Firma (sp. z o.o.) prowadzi działalność produkcyjną, ewidencjonując koszty na kontach zespołu 4 i 5. Jak ewidencjonować koszty napraw gwarancyjnych? Czy w takim przypadku powinniśmy tworzyć rezerwy na takie koszty? Jeżeli tak, to jak je rozliczać?
Koszty napraw gwarancyjnych powinny obciążać koszty okresu, w którym pierwotnie dokonano sprzedaży. W tym celu tworzy się rezerwę w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Przewidywane koszty napraw gwarancyjnych obciążają koszty sprzedaży. |
Co do zasady, jednostki produkcyjne udzielające gwarancji kupującemu, w związku z ich sprzedażą, powinny tworzyć rezerwę w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koszty napraw gwarancyjnych produktów w oparciu o art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Jak wynika z przywołanego przepisu, rozliczenia takie ustala się w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności:
1) ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,
2) z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.
Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych przyjętych do stosowania w danej jednostce, a mieć potwierdzenie w zasadach (polityce) rachunkowości.
W księgach rachunkowych bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów dotyczące napraw gwarancyjnych ewidencjonuje się na koncie 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" w korespondencji z kontem kosztów sprzedaży.
Jednostka, tworząc rezerwę na przewidywane koszty napraw gwarancyjnych, uwzględnia przede wszystkim wartość sprzedaży produktów objętych gwarancją oraz dane dotyczące rzeczywistych kosztów napraw gwarancyjnych za lata poprzednie.
Rozliczenie rezerwy na koszty napraw gwarancyjnych następuje w momencie poniesienia kosztów tych napraw - do wysokości faktycznie poniesionych kosztów. Poniesione przez jednostkę koszty napraw gwarancyjnych wskazane jest ujmować w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach, zaliczając je do kosztów działalności operacyjnej.
Uwzględniając powyższe, utworzenie takiej rezerwy oraz jej rozliczenie w księgach rachunkowych może przebiegać następującymi zapisami:
1. Utworzenie rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów: |
- Wn konto 52-7 "Koszty sprzedaży", - Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Przewidywane naprawy gwarancyjne). |
2. Poniesienie kosztów w związku z koniecznością wykonania napraw: |
• koszty rodzajowe według dowodów źródłowych: |
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów", - Ma konta zespołu 1, 2, 3; |
• przeniesienie kosztów na konta zespołu 5: |
- Wn konto 52-7, - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów"; |
• rozliczenie części rezerwy w postaci biernych rozliczeń: |
- Wn konto 64-1, - Ma konto 52-7. |
Zauważmy, że w przypadku, gdy w okresie trwania gwarancji określonych produktów zobowiązania z tytułu napraw nie powstaną, to wraz z końcem takiego okresu wystąpi konieczność rozliczenia zawiązanych wcześniej rezerw. W konsekwencji, rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, dotyczące zakończonych umów gwarancyjnych, podlegają wyksięgowaniu z konta 64-1 w korespondencji z kontem kosztów sprzedaży, zapisem:
- Wn konto 64-1, - Ma konto 52-7. |
Przykład
Firma, w związku ze sprzedażą produktów, utworzyła w 2017 r. rezerwę na naprawy gwarancyjne w kwocie 50.000 zł. W kolejnym roku (2018) dokonano napraw gwarancyjnych o wartości 30.000 zł. Wartość brutto zakupionych usług serwisowych wyniosła 36.900 zł (w tym VAT: 6.900 zł). Następnie, wraz z zakończeniem okresu gwarancyjnego (w 2019 r.), rozwiązano niewykorzystaną rezerwę na naprawy gwarancyjne w kwocie 20.000 zł. Dla uproszczenia pominięto ewidencję sprzedaży produktów. |
Dekretacja:
Opis operacji: | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
Księgowania w 2017 r. | |||
1. Utworzenie rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów: | 50.000 zł | 52-7 | 64-1 |
Księgowania w 2018 r. | |||
1. Rzeczywiście poniesione koszty na naprawy gwarancyjne: | |||
a) wartość brutto zakupionej usługi serwisowej: | 36.900 zł | 30 | 21 |
b) VAT podlegający odliczeniu: | 6.900 zł | 22-1 | 30 |
c) zarachowanie kosztów na konto kosztów rodzajowych: | 30.000 zł | 40-2 | 30 |
d) przeniesienie kosztów na konto zespołu 5: | 30.000 zł | 52-7 | 49 |
2. Rozliczenie rezerwy - do wysokości poniesionych kosztów: | 30.000 zł | 64-1 | 52-7 |
Księgowania w 2019 r. | |||
1. Rozwiązanie niewykorzystanej kwoty rezerwy: | 20.000 zł | 64-1 | 52-7 |
Księgowania w 2017 r.:
Księgowania w 2018 r.:
Księgowania w 2019 r.:
Dodajmy w uzupełnieniu, że w sytuacji, gdy jednostka nie tworzy rezerwy na naprawy gwarancyjne, a następnie, w wyniku reklamacji, zobowiązana zostanie do poniesienia wydatków związanych z naprawami gwarancyjnymi, to koszt takich napraw podlega odniesieniu bezpośrednio w koszty sprzedaży, zapisem:
1) zarachowanie kosztów usług oraz wartości wydanych części w ramach gwarancji - według dowodów źródłowych: |
- Wn konto 40 (różne koszty według rodzajów), - Ma konta zespołu 1, 2, 3; |
2) przeniesienie kosztów na konto zespołu 5: |
- Wn konto 52-7, - Ma konto 49. |
|