W czasie kontroli przeprowadzonej w naszej bibliotece padł zarzut niewłaściwego ujmowania w księgach rachunkowych opłat za przetrzymywanie zbiorów. Obecnie w księgach ujmujemy tylko te opłaty, które zostały uregulowane przez czytelników. Czy powinniśmy ewidencjonować wszystkie opłaty za przetrzymywanie zbiorów? Byłby to dla nas problem, bowiem kwota opłat zmienia się codziennie. Czy w odniesieniu do należności nieściągalnych nalicza się odpisy aktualizujące?
W księgach rachunkowych biblioteki powinny być ujmowane wszystkie opłaty za przetrzymywanie wypożyczonych zbiorów (a nie tylko te, które zostały uregulowane przez czytelników). Jednocześnie na należności, których zapłata w ocenie biblioteki jest zagrożona, wskazane jest utworzenie odpisów aktualizujących. |
W myśl art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), jednostki sektora finansów publicznych, w tym instytucje kultury, są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Mogą one jednak odstąpić od podejmowania w stosunku do zobowiązanego czynności zmierzających do wykonania zobowiązania, jeżeli zachodzą przesłanki odstąpienia przez te jednostki od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (por. art. 42 ust. 6 ww. ustawy). Ponadto - na mocy art. 59 ust. 1 ustawy o finansach publicznych - w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny, przypadające jednostce samorządu terytorialnego lub jej jednostkom organizacyjnym (do których należą instytucje kultury) można umarzać, terminy ich spłaty można odraczać lub ich płatność można rozłożyć na raty, na zasadach określonych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Organ ten określa m.in. szczegółowe zasady, sposób i tryb udzielania powyższych ulg oraz wskazuje organ lub osobę uprawnione do ich udzielania (por. art. 59 ust. 2 ww. ustawy). Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może też, w drodze uchwały, postanowić o niedochodzeniu należności o charakterze cywilnoprawnym przypadających jednostce samorządu terytorialnego lub jej jednostkom organizacyjnym, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł (por. art. 59a ust. 1 ustawy o finansach publicznych).
Warto przy tym przypomnieć, iż - zgodnie z art. 14 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2019 r. poz. 1479) - usługi bibliotek, których organizatorami są jednostki samorządu terytorialnego, są ogólnie dostępne i bezpłatne. Opłaty mogą być pobierane wyłącznie:
Wysokość powyższych opłat nie może przekraczać kosztów wykonania usługi. Co istotne, wszelkie szczegóły związane z opłatami funkcjonującymi w danej bibliotece powinien określać regulamin zasad i warunków korzystania z biblioteki. Chodzi tutaj m.in. o: rodzaj opłaty, treść upomnień, wysokość opłaty, wysokość odsetek za zwłokę, a także warunki ewentualnego umorzenia opłaty czy rozłożenia na raty.
Jednocześnie sposób dokumentowania, ujmowania w księgach rachunkowych i rozliczania pobieranych opłat biblioteka powinna określić w dokumentacji, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje przy tym do wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie (por. art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, iż w księgach rachunkowych biblioteki powinny być ujmowane wszystkie opłaty za przetrzymywanie zbiorów (a nie tylko te, które zostały uregulowane przez czytelników).
Pobierane przez bibliotekę opłaty za niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych mają charakter kary, w związku z czym wskazane jest ujmować je w księgach rachunkowych na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Stosownie bowiem do art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane z odszkodowaniami i karami, zalicza się do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych.
Jednocześnie na należności (w tym z tytułu opłat za przetrzymywanie książek), których zapłata w ocenie biblioteki jest zagrożona, tworzy się odpisy aktualizujące (por. art. 35b ustawy o rachunkowości). Przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują przy tym, w jakiej kwocie powinien być tworzony odpis. Z art. 35b ust. 1 ww. ustawy wynika jedynie, iż wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu m.in. do:
Decyzję, które należności będą podlegać odpisom aktualizującym i w jakiej wysokości, podejmuje dyrektor biblioteki.
Co ważne, w świetle ustawy o rachunkowości należności umorzone, przedawnione i nieściągalne nie spełniają definicji aktywów zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 12 tej ustawy, dlatego podlegają odpisaniu z ksiąg rachunkowych.
|