Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Arkusz spisowy jako podstawa udokumentowania spisu z natury
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Arkusz spisowy jako podstawa udokumentowania spisu z natury

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (452) z dnia 20.10.2017

W jaki sposób udokumentować przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów drogą spisu z natury? Co powinien zawierać taki dokument, aby mógł być uznany za dowód księgowy?

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Taki obowiązek wynika z treści art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ustawa nie określa jednak, w jakiej formie dokumenty te powinny zostać przygotowane. W praktyce najczęściej stosowanym drukiem dokumentującym spis z natury jest arkusz spisu z natury (arkusz spisowy). Arkusz ten może zostać uznany za dowód księgowy, jeśli zawiera dane wymienione w art. 21 ust. 1 ww. ustawy.

Dane, jakie powinien zawierać arkusz spisu z natury, wskazane zostały w pkt 65 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów. Zgodnie z jego regulacjami, zespół spisowy ujmuje bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów, w tym szacunkowych, w arkuszach spisowych. Formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej następujące dane:

Aktywne druki i formularze Druki inwentaryzacyjne są dostępne
na stronie www.druki.gofin.pl
w zakładce Rachunkowość

a) w nagłówku:

    • nazwę jednostki,
       
    • numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,
       
    • identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,
       
    • datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
       
    • skład zespołu spisowego.

b) w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:

    • liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),
       
    • identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu - indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),
       
    • jednostki miary i jeżeli to konieczne - jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,
       
    • stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury:
       
      • towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową;
         
      • zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub
         
      • zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową,
         
    • uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta),

c) w zakończeniu:

    • zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym następuje przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: "Spis zakończono na pozycji...." z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji "W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach...",
       
    • podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,
       
    • podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.

Jeżeli ustala się i wykazuje różnice inwentaryzacyjne w arkuszach spisowych, wymagają one dodatkowej rozbudowy.

Każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie zaleca się robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy (pkt 66 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).


Czy w czasie inwentaryzacji można wykorzystać arkusze spisowe wydrukowane z systemu księgowego, zawierające np. nazwę składnika i jednostkę miary?

W przypadku gdy system informatyczny zapewnia wydruk arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu, powinny być zachowane wymagania dotyczące arkuszy spisowych, o których pisaliśmy wcześniej. Jednostka powinna przy tym rozważyć czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu.

Posługiwanie się w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki (nazwa, numer indeksu, jednostka miary) może wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu. Najczęściej następuje on bowiem według wynikającej z arkuszy kolejności składników, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury (pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu spisywanych składników). Ponadto podawanie w wydrukach arkuszy spisowych stanu ewidencyjnego zapasów podważa rzetelność spisu.

Arkusze spisowe przekazuje się do księgowości w celu porównania rzeczywistego stanu składników aktywów stwierdzonych na podstawie przeprowadzonych spisów z natury ze stanem ewidencji księgowej.


Czy wydanie arkuszy spisowych w celu przeprowadzenia inwentaryzacji trzeba potwierdzać pisemnie?

Naszym zdaniem, zarówno wydanie arkuszy spisowych, jak i późniejsze ich odebranie, powinno być potwierdzone podpisem osób zdających i odbierających, mimo że taki obowiązek nie wynika z przepisów. Za rozliczenie arkuszy spisowych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba bezpośrednio przez niego wskazana.

Przed wydaniem arkuszy spisowych członkom zespołów spisowych wskazane jest ich ponumerowanie i oznaczenie w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. W praktyce z chwilą ponumerowania arkuszy spisowych traktuje się je jako tzw. druki ścisłego zarachowania, czyli druki, które są objęte kontrolą przez cały okres ich posiadania przez jednostkę, podlegające ilościowej kontroli zużycia.

Przykład wypełnionego arkusza spisu z natury prezentujemy poniżej.


W jaki sposób poprawiać błędy popełnione na arkuszach spisowych?

Dokumenty spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki poprawia się poprzez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty (art. 22 ust. 3art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W pozostałych przypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu (pkt 68 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).


Czy arkusze spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej?

TAK. Arkusze spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym. Warunki, jakie należy wówczas spełnić, zostały wskazane w pkt 71 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów. Może się to odbyć pod warunkiem, że:

  • zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,
     
  • możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
     
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
     
  • dane źródłowe są odpowiednio chronione; jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.
Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.