W jaki sposób udokumentować przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów drogą spisu z natury? Co powinien zawierać taki dokument, aby mógł być uznany za dowód księgowy?
Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Taki obowiązek wynika z treści art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ustawa nie określa jednak, w jakiej formie dokumenty te powinny zostać przygotowane. W praktyce najczęściej stosowanym drukiem dokumentującym spis z natury jest arkusz spisu z natury (arkusz spisowy). Arkusz ten może zostać uznany za dowód księgowy, jeśli zawiera dane wymienione w art. 21 ust. 1 ww. ustawy. |
Dane, jakie powinien zawierać arkusz spisu z natury, wskazane zostały w pkt 65 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów. Zgodnie z jego regulacjami, zespół spisowy ujmuje bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów, w tym szacunkowych, w arkuszach spisowych. Formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej następujące dane:
Druki inwentaryzacyjne są dostępne na stronie www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość |
a) w nagłówku:
b) w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:
c) w zakończeniu:
Jeżeli ustala się i wykazuje różnice inwentaryzacyjne w arkuszach spisowych, wymagają one dodatkowej rozbudowy.
Każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie zaleca się robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy (pkt 66 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).
Czy w czasie inwentaryzacji można wykorzystać arkusze spisowe wydrukowane z systemu księgowego, zawierające np. nazwę składnika i jednostkę miary?
W przypadku gdy system informatyczny zapewnia wydruk arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu, powinny być zachowane wymagania dotyczące arkuszy spisowych, o których pisaliśmy wcześniej. Jednostka powinna przy tym rozważyć czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu. |
Posługiwanie się w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki (nazwa, numer indeksu, jednostka miary) może wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu. Najczęściej następuje on bowiem według wynikającej z arkuszy kolejności składników, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury (pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu spisywanych składników). Ponadto podawanie w wydrukach arkuszy spisowych stanu ewidencyjnego zapasów podważa rzetelność spisu.
Arkusze spisowe przekazuje się do księgowości w celu porównania rzeczywistego stanu składników aktywów stwierdzonych na podstawie przeprowadzonych spisów z natury ze stanem ewidencji księgowej.
Czy wydanie arkuszy spisowych w celu przeprowadzenia inwentaryzacji trzeba potwierdzać pisemnie?
Naszym zdaniem, zarówno wydanie arkuszy spisowych, jak i późniejsze ich odebranie, powinno być potwierdzone podpisem osób zdających i odbierających, mimo że taki obowiązek nie wynika z przepisów. Za rozliczenie arkuszy spisowych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba bezpośrednio przez niego wskazana. |
Przed wydaniem arkuszy spisowych członkom zespołów spisowych wskazane jest ich ponumerowanie i oznaczenie w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. W praktyce z chwilą ponumerowania arkuszy spisowych traktuje się je jako tzw. druki ścisłego zarachowania, czyli druki, które są objęte kontrolą przez cały okres ich posiadania przez jednostkę, podlegające ilościowej kontroli zużycia.
Przykład wypełnionego arkusza spisu z natury prezentujemy poniżej.
W jaki sposób poprawiać błędy popełnione na arkuszach spisowych?
Dokumenty spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki poprawia się poprzez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty (art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W pozostałych przypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu (pkt 68 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).
Czy arkusze spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej?
TAK. Arkusze spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym. Warunki, jakie należy wówczas spełnić, zostały wskazane w pkt 71 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów. Może się to odbyć pod warunkiem, że:
|