Zakup kasy rejestrującej i rozliczenie ulgi związanej z tym zakupem

W księgach rachunkowych zakup kasy rejestrującej bez względu na jej wartość wskazane jest traktować jak zakup środka trwałego. W świetle bowiem art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Zakup kasy rejestrującej można więc ująć w księgach następującymi zapisami:

Odpisów amortyzacyjnych od kasy rejestrującej zaliczonej do środków trwałych jednostki dokonuje się na zasadach ogólnych określonych w art. 32 ust. 1-3 ustawy o rachunkowości, tj. drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu kasy rejestrującej do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego z jego wartością początkową lub przeznaczeniem do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzeniem niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

W przypadku jednak nieistotnej wartości początkowej kasy rejestrującej spełniającej warunki uznania jej za środek trwały, jednostki mogą - na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - stosować uproszczenia, jeśli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Jak bowiem wynika z art. 32 ust. 6 ww. ustawy, w stosunku do środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej dopuszcza się możliwość dokonywania zbiorczych odpisów amortyzacyjnych dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem. Można również dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego tego rodzaju środków trwałych. Odpowiedni zapis w tej sprawie jednostka powinna zamieścić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Kas rejestrujących o niskiej wartości jednostkowej można ponadto nie zaliczać do środków trwałych, jeśli w polityce rachunkowości określono, że składników majątku, spełniających warunki określone dla środków trwałych, których wartość nie przekracza np. 3.500 zł (kwota zaczerpnięta z przepisów podatkowych; może być to też inna wartość ustalona przez jednostkę), nie ujmuje się w ewidencji środków trwałych. W takim przypadku wartość nabytej kasy rejestrującej odnosi się bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów w miesiącu oddania do używania, zapisem:

Reasumując: Jeżeli wartość początkowa kasy rejestrującej, spełniającej warunki uznania jej za środek trwały jest nieistotna, to jednostka może:

1) ująć ją w środkach trwałych i:

a) objąć zbiorczym obiektem inwentarzowym,

b) przyjąć jako pojedynczy obiekt inwentarzowy, ale pod datą przyjęcia do użytkowania jego wartość początkową jednorazowo odpisać w ciężar kosztów amortyzacji,

2) nie ujmować jej w środkach trwałych, a jej wartość początkową odpisać w ciężar kosztów zużycia materiałów, pod datą oddania do użytkowania; przy tym uproszczeniu kasę rejestrującą można objąć ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją pozabilansową.

Na mocy art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, podatnikom, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, przysługuje prawo do odliczenia od tego podatku kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Przy czym, aby skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, podatnik musi spełnić warunki określone w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie odliczeń, to znaczy:

1) złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania,

2) rozpocząć ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać,

3) posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Należy przy tym podkreślić, że w przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego jedną kasę rejestrującą, zgłoszenie, o którym mowa w ww. pkt 1, może być dokonane na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej, zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, jeżeli zgłoszenie to zostało złożone przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania tych kwot (§ 2 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie odliczeń).

Odliczenie przysługującej ulgi z tytułu zakupu kasy może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku VAT za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym (§ 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń). Przy czym sposób dokonywania odliczenia ulgi uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym u podatnika występuje nadwyżka podatku należnego, czy naliczonego.

Jeżeli w danym miesiącu (kwartale) kwota podatku należnego jest wyższa niż kwota podatku naliczonego (VAT do zapłaty), w deklaracji VAT podatnik może wykazać ulgę na zakup kasy rejestrującej do wysokości tej nadwyżki. Pozostałą nierozliczoną kwotę tej ulgi (o ile występuje) podatnik może wykazać w następnym okresie rozliczeniowym.

Natomiast w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym występuje nadwyżka podatku naliczonego nad należnym (VAT do zwrotu lub do przeniesienia) lub jeżeli kwota podatku naliczonego i należnego są sobie równe, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej, z tym że w danym okresie rozliczeniowym, kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Z kolei podatnik zwolniony z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT otrzymuje zwrot kwoty ulgi na rachunek bankowy w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem. Zwrot ten dokonywany jest na wniosek podatnika składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (por. art. 111 ust. 5 ustawy o VAT). Dane jakie powinien zawierać wniosek o zwrot ulgi, zostały wymienione w § 4 rozporządzenia w sprawie odliczeń.

Wzór wniosku o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Jeśli bowiem zakupioną kasę rejestrującą jednostka przyjęła do ewidencji środków trwałych i wydatki na jej zakup rozliczane są w ramach odpisów amortyzacyjnych, to kwotę przysługującej ulgi księguje się wstępnie na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Następnie kwotę ulgi przeksięgowuje się na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne", proporcjonalnie do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.

Ewidencja ulgi na zakup kasy rejestrującej uzależniona jest ponadto od sposobu jej rozliczenia dla celów VAT (tj. na podstawie wniosku o zwrot bezpośredni na rachunek bankowy jednostki, czy poprzez rozliczenie w deklaracji VAT). Ulga rozliczana w deklaracji VAT księgowana będzie bowiem za pośrednictwem konta 22-0 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT", a ulga przyznana w formie zwrotu bezpośredniego na rachunek bankowy (w przypadku podatnika zwolnionego z VAT lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione z VAT) - za pośrednictwem konta 13-0 "Rachunek bieżący".

Ulga na zakup kasy rejestrującej może zatem podlegać ewidencji księgowej, zapisami:

Co istotne, przysługująca ulga na zakup kasy rejestrującej wynikająca z przepisów ustawy o VAT, mimo iż jest ujmowana w księgach rachunkowych w pozostałych przychodach operacyjnych (na koncie 76-0), to nie wpływa na wielkość przychodów jednostki dla celów podatku dochodowego. Nie ma również wpływu na wartość początkową środka trwałego (kasy). Ponadto realizacja tej ulgi nie wyklucza ani nie ogranicza możliwości podatkowego rozliczenia poniesionych z tego tytułu wydatków.

Przykład

Ulga na zakup kasy rejestrującej w księgach czynnego podatnika VAT, gdy
wydatki na zakup kasy ujmowane są w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne

I. Założenia:

1. Jednostka będąca podatnikiem VAT czynnym zakupiła kasę rejestrującą za kwotę: 3.321 zł brutto (w tym VAT: 621 zł). Kasę tę uznano za środek trwały podlegający amortyzacji według stawki 20%.
    
2. Przysługująca jednostce kwota ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej, rozliczana w deklaracji VAT, wynosi 700 zł (kwota niższa od kwoty: 2.700 zł × 90% = 2.430 zł).
    
3. Zgodnie z polityką rachunkowości, jednostka ewidencjonuje koszty tylko w zespole 4, a zakupy środków trwałych księguje za pośrednictwem konta 30 "Rozliczenie zakupu".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Ulga na zakup kasy rejestrującej w księgach podatnika zwolnionego z VAT,
gdy wydatki na zakup kasy odniesiono bezpośrednio w koszty

I. Założenia:

1. Jednostka będąca podmiotem zwolnionym z VAT zakupiła kasę rejestrującą za kwotę: 1.845 zł brutto (w tym VAT: 345 zł). Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka zaliczyła wydatki na zakup kasy rejestrującej bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów (z uwagi na jej niską wartość).
    
2. Tytułem zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej jednostka otrzymała na rachunek bankowy kwotę: 700 zł, jako niższą od kwoty 1.350 zł (tj. 1.500 zł × 90%).
    
3. Jednostka ewidencjonuje koszty tylko w zespole 4 oraz nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Na mocy art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Jest tak również w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń.

Więcej na temat kas rejestrujących można przeczytać w serwisie www.kasafiskalna.pl

Na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń podatnicy są zobowiązani do zwrotu ulgi, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

1) zaprzestaną działalności;

2) nastąpi otwarcie likwidacji;

3) zostanie ogłoszona upadłość;

4) nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT;

5) dokonają odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3 w rozporządzeniu w sprawie odliczeń (terminowość odliczenia, zgłoszenie liczby kas, spełnienie przez kasy określonych wymogów technicznych).

W myśl przepisów § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczeń, zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących należy dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie:

1) do 25. dnia miesiąca następującego po:

a) miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

b) kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne;

2) do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu - w przypadku podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z VAT lub korzystających z podmiotowego zwolnienia z VAT.

Czynny podatnik VAT zobowiązany do zwrotu ulgi na zakup kasy rejestrującej musi to zdarzenie wykazać w składanej przez siebie deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Natomiast podatnik zwolniony z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT zwrotu kwoty przysługującej ulgi na zakup kasy powinien dokonać na rachunek urzędu skarbowego.

W sytuacji gdy jednostka jest zobowiązana zwrócić do urzędu skarbowego ulgę z tytułu zakupu kasy rejestrującej, kwotę tej ulgi może zaksięgować następująco:

Przykład

Zwrot ulgi na zakup kasy rejestrującej rozliczony w deklaracji VAT

I. Założenia:

1. Jednostka będąca czynnym podatnikiem VAT zakupiła w 2016 r. kasę rejestrującą o wartości brutto: 2.706 zł (w tym VAT: 506 zł). Kasę tę uznano za środek trwały i amortyzowano według stawki 20%.
    
2. Przysługującą jednostce kwotę ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej w kwocie 700 zł rozliczono w deklaracji VAT-7 za miesiąc, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży w tej kasie. W księgach rachunkowych ujęto ją na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w wartości: 700 zł), a następnie stopniowo przeksięgowywano na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.
    
3. Ponieważ jednostka w 2017 r. zaprzestała używania tej kasy, zobowiązania jest do zwrotu ulgi na jej zakup. Dokonała tego w deklaracji VAT-7 za lipiec 2017 r. W momencie zwrotu ulgi na koncie 84 pozostała nierozliczona kwota tej ulgi w wysokości: 560 zł (na konto 76-0 odniesiono kwotę: 140 zł).

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Zwrot ulgi na zakup kasy rejestrującej na rachunek urzędu skarbowego

I. Założenia:

1. Jednostka wykonująca wyłącznie czynności zwolnione z VAT zakupiła kasę fiskalną, którą ze względu na jej niską wartość odniosła bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów. Tytułem zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej jednostka otrzymała na rachunek bankowy kwotę: 700 zł.
    
2. Ponieważ jednostka w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestała działalności, w której używana była kasa fiskalna, musi zwrócić ulgę na jej zakup. Zwrotu dokonano na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: