Koszty zastępstwa procesowego w księgach rachunkowych

Jeden z kontrahentów jednostki odmówił zapłaty za wykonaną na jego rzecz usługę. Jednostka skierowała sprawę na drogę sądową. Kancelaria prawna prowadząca tę sprawę obciążyła jednostkę kosztami zastępstwa procesowego. Jak należało ująć w księgach rachunkowych fakturę otrzymaną od kancelarii prawnej?

Ewidencja kosztów procesowych w momencie poniesienia

Według art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych zalicza się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki.

Koszty dochodzenia należności, do których zalicza się m.in. wymienione w pytaniu koszty zastępstwa procesowego, nie są związane bezpośrednio z działalnością operacyjną. Dlatego też tego rodzaju koszty zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Wprawdzie koszty zastępstwa procesowego nie zostały wprost wymienione we wskazanym przepisie, ale katalog kosztów, które zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych, jest przykładowy. Świadczy o tym zastosowany przez ustawodawcę zwrot "w szczególności". W księgach rachunkowych koszty zastępstwa procesowego ujmuje się na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne". Zapisu na tym koncie dokonuje się na podstawie faktury otrzymanej od kancelarii prawnej, której zlecono prowadzenie spornej sprawy. Odbywać się to może zapisami:

Rozliczenie kwoty ujętej na koncie 24 nastąpi pod datą uregulowania zapłaty zobowiązania wobec kancelarii prawnej.

Odpis aktualizujący wartość należności spornej

Należy zaznaczyć, że odmowa zapłaty za wykonaną usługę i skierowanie sprawy na drogę sądową oznacza, że dochodzona wierzytelność stała się wątpliwa. To z kolei uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego wartość tej należności. Jak bowiem stanowi art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, m.in. w odniesieniu do należności kwestionowanych przez dłużników. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji. Wynika to wprost z art. 35b ust. 2 oraz art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. f) ustawy o rachunkowości. Odpis aktualizujący wartość należności kwestionowanej przez dłużnika w części dotyczącej należności głównej ujmuje się w księgach rachunkowych wierzyciela na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", natomiast w części dotyczącej odsetek za zwłokę - na koncie 75-1 "Koszty finansowe". Zapisu na tych kontach dokonuje się w korespondencji z kontem 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności".

Ewidencja kosztów procesowych zasądzonych do zwrotu

W razie wygrania sprawy sąd może na rzecz pytającej jednostki zasądzić, oprócz dochodzonej należności spornej, także zwrot kosztów zastępstwa procesowego. Zakłada się przy tym, że należność ta została pod datą pozwu objęta odpisem aktualizującym. W takiej sytuacji kwotę zasądzonych do zwrotu kosztów zastępstwa procesowego jednostka będzie zobowiązana ująć w księgach rachunkowych na zwiększenie utworzonego odpisu aktualizującego. Wówczas zapis w księgach rachunkowych będzie wyglądał następująco:

Rozwiązanie odpisu aktualizującego wartość należności spornej

Pod datą uregulowania należności przez dłużnika jednostka, o której mowa w pytaniu, będzie zobowiązana rozwiązać utworzony odpis aktualizujący wartość należności spornej. Jak bowiem wynika z art. 35c ustawy o rachunkowości, w przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość aktywów, w tym również odpisu z tytułu trwałej utraty wartości, równowartość całości lub odpowiedniej części uprzednio dokonanego odpisu aktualizującego zwiększa wartość danego składnika aktywów i podlega zaliczeniu odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych. W rozważanej sytuacji do pozostałych przychodów operacyjnych podlegać będzie zaliczeniu należność główna oraz kwota zasądzonych kosztów zastępstwa procesowego, natomiast odpis w części dotyczącej odsetek za zwłokę powinien zostać odniesiony na zwiększenie przychodów finansowych. Odpowiednie zapisy dotyczące rozwiązania odpisu aktualizującego wartość należności będą wyglądały następująco:

Dekretacja:

Księgowania w lutym 2016 r.

Księgowania w maju 2016 r.

Księgowania w czerwcu 2016 r.