Koszty związane z imprezą jubileuszową w księgach rachunkowych samorządowej jednostki budżetowej

Prowadzimy działalność w formie samorządowej (gminnej) jednostki budżetowej. Czy możemy zorganizować imprezę jubileuszową i pokryć jej koszty z wydatków bieżących? W imprezie wezmą udział pracownicy i osoby zaproszone. Jak ująć takie zdarzenie w księgach rachunkowych naszej jednostki?

Z przepisów ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.) wynika, iż mieszkańcy gminy tworzą z mocy prawa wspólnotę samorządową. Zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy. W szczególności zadania własne obejmują sprawy określone w art. 7 pkt 1-20 tej ustawy. Należą do nich m.in. zadania z zakresu: ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody, wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, lokalnego transportu zbiorowego, ochrony zdrowia, pomocy społecznej, edukacji publicznej, kultury, zieleni gminnej i zadrzewień. Zawarte w tym przepisie sformułowanie "w szczególności’ oznacza, że nie jest to katalog zamknięty (ograniczony). Zatem do zadań gminy mogą należeć również inne sprawy. W celu wykonywania zadań, gmina może – na podstawie art. 9 ww. ustawy – tworzyć jednostki organizacyjne, w tym jednostki budżetowe, a także zawierać umowy z innymi podmiotami, w tym z organizacjami pozarządowymi.

Zasady tworzenia i działania jednostek budżetowych, w tym samorządowych (gminnych, powiatowych i wojewódzkich) jednostek budżetowych, określają przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Z treści art. 11 tej ustawy wynika, że jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Tworząc jednostkę budżetową właściwy organ określa mienie przekazywane tej jednostce w zarząd (art. 12 ust. 2 tej ustawy).

Jednocześnie z przepisów art. 44 ustawy o finansach publicznych wynika, że wydatki publiczne samorządowych jednostek budżetowych mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego. Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Powinny one być dokonywane również w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, a także w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Z kolei przepisy ustawy o finansach publicznych dotyczące budżetu jednostki samorządu terytorialnego stanowią w szczególności, że podstawą gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego w danym roku budżetowym jest uchwała budżetowa. Uchwała ta określa m.in. łączną kwotę planowanych wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z wyodrębnieniem wydatków bieżących i majątkowych. Przy czym ustawa o finansach publicznych nie definiuje pojęcia "wydatki bieżące". Przepis art. 236 ust. 2 tej ustawy określa jedynie, że przez wydatki bieżące budżetu jednostki samorządu terytorialnego rozumie się wydatki budżetowe niebędące wydatkami majątkowymi. W planie wydatków bieżących wyodrębnia się w układzie działów i rozdziałów planowane kwoty wydatków bieżących, w szczególności na wydatki jednostek budżetowych, w tym na wynagrodzenia i składki od nich naliczane, a także wydatki związane z realizacją ich statutowych zadań. Uchwała budżetowa sporządzana jest przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego i przedkładana jest do podjęcia organowi stanowiącemu danej jednostki (art. 238 i art. 239 ustawy o finansach publicznych).

Wobec powyższych regulacji ustawowych, decyzję o zorganizowaniu przez samorządową jednostkę organizacyjną (np. gminną jednostkę budżetową) imprezy jubileuszowej i pokryciu jej kosztów z wydatków bieżących, podejmuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwalając uchwałę budżetową, w której zostały wyszczególnione (w odpowiednich paragrafach klasyfikacji budżetowej) wydatki bieżące z tego tytułu. Jeżeli taka decyzja została podjęta, wówczas wydatki dotyczące tego zdarzenia podlegają ujęciu w księgach rachunkowych tej jednostki według zasad określonych w przepisach o rachunkowości, tj. ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetowej.