Prowadzimy działalność w formie samorządowej instytucji kultury. W najbliższym czasie mamy przejąć od innej samorządowej instytucji kultury, której organizatorem jest ta sama jednostka samorządu terytorialnego, muzealia w depozyt na 10 lat. Jak zaksięgować te muzealia?
Zasady tworzenia, działania, łączenia, podziału i likwidacji instytucji kultury określają przepisy ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406). Instytucja kultury uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora (art. 14 ww. ustawy).
Jako jednostka posiadająca osobowość prawną, wymieniona w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości - zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z zasadami określonymi w tej ustawie, z uwzględnieniem specyfiki działalności tej instytucji wynikającej z ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Niewątpliwie definicji środków trwałych w rozumieniu ustawy o rachunkowości odpowiadają muzealia. Jak wynika bowiem z przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. z 2012 r. poz. 987 ze zm.), muzealiami są rzeczy ruchome i nieruchomości stanowiące własność muzeum i wpisane do inwentarza muzealiów. Muzealia stanowią dobro narodowe. Niemniej jednak niezbędnym kryterium do ujęcia muzealiów w ewidencji środków trwałych instytucji kultury jest wykorzystywanie ich w prowadzonej działalności kulturalnej.
Natomiast muzealia przejęte w depozyt trudno uznać za środki trwałe instytucji kultury, która je otrzymała. Umowa depozytu to inaczej nazwana umowa przechowania, o której mowa w art. 835 Kodeksu cywilnego. Na podstawie tej umowy, przechowawca (depozytariusz) zobowiązuje się zachować za wynagrodzeniem lub bez wynagrodzenia w stanie niepogorszonym rzecz ruchomą oddaną mu przez składającego (deponenta) na przechowanie. Do zawarcia umowy przechowania nie jest wymagana szczególna forma. Konieczne natomiast jest wydanie rzeczy. Depozytariusz zobowiązany jest do przechowywania rzeczy w taki sposób, do jakiego się zobowiązał, a w przypadku braku umowy - w taki sposób, jaki wynika z właściwości przechowywanej rzeczy i z okoliczności. Bez zgody składającego rzecz, nie wolno mu używać tej rzeczy, chyba że jest to konieczne do jej zachowania w stanie niepogorszonym. Powinien on przechowywać rzeczy w miejscu i w sposób określony w umowie, chyba że zmiana w tym zakresie jest konieczna dla ochrony rzeczy przed utratą lub uszkodzeniem.
Przyjęte w depozyt muzealia powinny zostać ujęte w ewidencji pozabilansowej instytucji kultury na przeznaczonym do tego koncie, np. 09 "Obce środki trwałe". Ewidencję analityczną do tego konta wskazane jest prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie ilości i wartości poszczególnych muzealiów. Jest to niezbędne dla sprostania wymogom określonym w art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. w celu przeprowadzenia inwentaryzacji. Jak wynika bowiem z tego przepisu inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. |
Niezależnie od powyższego, uwzględniając specyfikę muzealiów, niezbędne jest udokumentowanie fizycznego ich otrzymania przez instytucję kultury. Może to nastąpić na podstawie zawartej na piśmie umowy depozytu lub protokołu przekazania-przejęcia muzealiów. Do umowy lub protokołu wskazane jest dołączyć szczegółowy wykaz poszczególnych muzealiów, ich ilość, wartość, a także szczegółowy opis wraz ze zdjęciami poszczególnych obiektów.
|