Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe i jego podpisanie
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe i jego podpisanie

Gazeta Podatkowa nr 23 (1585) z dnia 21.03.2019
Karolina Paszkowska

Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Kierownik jednostki zapewnia przygotowanie i przedstawienie tego sprawozdania właściwym organom w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Odpowiedzialność za rachunkowość

Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych (art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Zatem jest on odpowiedzialny za przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. Jest tak również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Stanowi o tym art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Za kierownika jednostki, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, uznaje się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (patrz tabela). W szczególnych przypadkach, np. gdy podmiot objęty jest postępowaniem restrukturyzacyjnym, kierownikiem jednostki może być m.in. likwidator, syndyk lub zarządca sukcesyjny.

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zatem jeśli rok obrotowy danego podmiotu jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to roczne sprawozdanie finansowe za 2018 r. trzeba przygotować do końca marca 2019 r.

W sytuacji gdy odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym za sporządzenie sprawozdania finansowego, została powierzona na piśmie innej osobie, to kierownik jednostki nadal ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Oznacza to, że odpowiedzialność kierownika za sprawozdanie finansowe nie może zostać wyłączona na żadnej podstawie. Najczęściej odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzona zostaje głównemu księgowemu lub, w sytuacji gdy księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, przedsiębiorcy. Bowiem prowadzenie ksiąg rachunkowych można powierzyć przedsiębiorcy, wykonującemu działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie rachunkowości, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości.

Odpowiedzialność karna

Należy mieć na uwadze, że zarówno kierownik jednostki, jak i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, ponoszą odpowiedzialność karną wynikającą z art. 77 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie podlega osoba, która wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych.

Podpisanie e-sprawozdania

Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że zostało ono sporządzone prawidłowo i jest kompletne oraz przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

Obecnie wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zatem elektroniczne sprawozdanie finansowe w ten sposób podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, w przypadku organu wieloosobowego wszyscy jego członkowie (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przepisy w tym zakresie zasadniczo nie uległy zmianie, tylko zamiast tradycyjnego podpisu należy zastosować podpis elektroniczny lub profil zaufany. W przypadku gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone biuru rachunkowemu, to sprawozdanie finansowe podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoba uprawniona do reprezentowania biura rachunkowego (jako osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg). Ze względu na wiele wątpliwości dotyczących podpisywania e-sprawozdań finansowych Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej zamieściło odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w tej kwestii (patrz ramka).

Termin podpisania

W ustawie o rachunkowości nie wskazano dokładnego terminu, w którym należy podpisać roczne sprawozdanie finansowe. Prace związane z przygotowaniem rocznego sprawozdania finansowego należy ostatecznie zakończyć w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zatem jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to księgi rachunkowe trzeba zamknąć do końca marca 2019 r. i na ich podstawie sporządzić do tego dnia sprawozdanie finansowe za 2018 r. Przy czym mogło ono zostać przygotowane i podpisane wcześniej, np. w styczniu lub w lutym 2019 r. Sprawozdanie finansowe trzeba traktować jako całość i w związku z tym jego poszczególne elementy trzeba podpisać tego samego dnia.

Po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka może otrzymać informacje o zdarzeniach, mających istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania przez nią działalności nie jest uzasadnione. Wówczas należy odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach roku, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Należy również powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Stanowi o tym art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zmiana sprawozdania finansowego może być spowodowana m.in. wykryciem istotnych błędów lub wynikać z zaleceń przekazanych przez biegłego rewidenta. Po dokonaniu zmian w rocznym sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej należy ponownie je podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Odmowa podpisu

Osoby, które są zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego, mogą odmówić złożenia podpisu. Stosownie do art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości odmowa podpisania powinna zostać uzasadniona na piśmie, które należy załączyć do sprawozdania finansowego. Na tej podstawie osoby odpowiedzialne za sprawozdanie finansowe mogą zostać zwolnione z odpowiedzialności za poprawność danych zwartych w tym sprawozdaniu.

Przejęcie obowiązków dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wejście w skład zarządu w trakcie roku obrotowego, za który sporządzone zostało sprawozdanie finansowe, nie stanowi przesłanki do zwolnienia z obowiązku podpisania tego sprawozdania.

Kierownik jednostki według ustawy o rachunkowości
Rodzaj przedsiębiorstwa Kierownik jednostki
spółka jawna i cywilna wspólnicy prowadzący sprawy spółki
spółka partnerska wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd
spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna komplementariusze prowadzący sprawy spółki
osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą właściciel

Odpowiedzi Ministerstwa Finansów zamieszczone na stronie internetowej www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/na pytania dotyczące obowiązku podpisywania elektronicznych sprawozdań finansowych


Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej (plik XML) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu.


Czy sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej musi zostać podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu, również cudzoziemców?

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (...). Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, stosownie do powyższej regulacji, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu (również cudzoziemców - przyp. red.).


Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu podpisu zaufanego?

Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego.


Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE?

(...) sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.


Czy osoby podpisujące sprawozdanie finansowe (wszyscy członkowie zarządu) muszą mieć PESEL ujawniony w KRS, aby skutecznie podpisać sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu. Przepisy ustawy o rachunkowości nie łączą regulacji dotyczących podpisania sprawozdania finansowego z obowiązkiem ujawnienia numeru PESEL, osoby podpisującej sprawozdanie finansowe w Krajowym Rejestrze Sądowym (...).


Jak podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu podpisu zaufanego?

Sprawozdanie finansowe można podpisać podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) korzystając z aplikacji zintegrowanych z Profilem Zaufanym, gdy dana aplikacja umieszcza przycisk przekierowania na Profil w celu podpisania dokumentu np. w aplikacji e-Sprawozdania finansowe.

Jednostki nieposiadające dostępu do aplikacji zintegrowanych z profilem zaufanym mogą skorzystać z bezpłatnej usługi udostępnionej na portalu obywatel.gov.pl - Podpisz dokument elektronicznie - wykorzystaj podpis zaufany. Usługa ta umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych (także przez wiele osób) za pomocą podpisu zaufanego. Za pomocą usługi możliwe będzie opatrzenie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym, jak również sprawdzenie czy dokument został podpisany przez inne osoby oraz czy złożone podpisy są prawidłowe.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.