Składanie sprawozdań finansowych za 2017 r. po nowemu

Jednostki, których rok obrotowy tożsamy jest z rokiem kalendarzowym, mają czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2017 r. do końca czerwca 2018 r. Po zatwierdzeniu roczne sprawozdanie finansowe należy przekazać odpowiednim instytucjom, m.in. do sądu rejestrowego oraz urzędu skarbowego. Począwszy od sprawozdań finansowych za 2017 r. podlega ono złożeniu do KRS wyłącznie drogą elektroniczną.

Zatwierdzenie sprawozdania

Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W podmiotach, w których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2017 r., sprawozdanie finansowe za 2017 r. trzeba zatwierdzić najpóźniej do końca czerwca 2018 r. Szerzej na temat procedury zatwierdzania sprawozdania finansowego i organów tego dokonujących pisaliśmy w GP nr 24 z 2018 r., na str. 12.

Złożenie dokumentów do KRS

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym wszystkie elementy tego sprawozdania wraz z dokumentami określonymi w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten dotyczy m.in. spółek z o.o., akcyjnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, jawnych, partnerskich oraz spółdzielni i trzeba go wypełnić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W jednostce, której rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, złożenie sprawozdania finansowego za 2017 r. do KRS powinno nastąpić do 15 lipca 2018 r.

Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się: 

a) sprawozdanie z badania (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu),

b) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

c) sprawozdanie z działalności; dotyczy to jednostek określonych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. spółek z o.o i akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych (pod warunkiem, że podmioty te nie korzystają z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro lub małych i odstąpiły od sporządzania sprawozdania z działalności).

Jednostki, które poddały badaniu sprawozdanie finansowe dobrowolnie, nie mają obowiązku składania do KRS sprawozdania z badania.

W przypadku gdy sprawozdanie finansowe za 2017 r. nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie (tj. w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego), należy je złożyć do sądu rejestrowego dwukrotnie. Po raz pierwszy składa się je jako sprawozdanie niezatwierdzone 15 dni po terminie, w którym należało je zatwierdzić, czyli do 15 lipca 2018 r. Po raz drugi składa się je już po jego zatwierdzeniu w ciągu 15 dni po tym zdarzeniu wraz z wymaganymi dokumentami (przykład).

Należy pamiętać, że kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości nie składa m.in. sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Stanowi o tym art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Tylko w formie elektronicznej

Sprawozdanie finansowe za 2017 r. nie musiało być sporządzone w formie elektronicznej. Mogło być po raz ostatni przygotowywane w postaci papierowej. Do KRS należy jednak złożyć je za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zmiana ta, w porównaniu do roku zeszłego, została wprowadzona ustawą o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 398 ze zm.), której część przepisów, m.in. odnośnie przekazywania rocznych sprawozdań finansowych do KRS, weszła w życie od 15 marca 2018 r. Od tego dnia złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. rocznego sprawozdania finansowego i uchwały wspólników w sprawie jego zatwierdzenia, następuje tylko za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. System ten jest dostępny pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Na mocy art. 19e ust. 2 ustawy o KRS zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dokumenty finansowe spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Z chwilą złożenia dokumentów finansowych do KRS w trybie zgłoszenia dla danego podmiotu jest tworzone repozytorium dokumentów finansowych.

Jeżeli nie będzie możliwe skorzystanie z drogi zgłoszenia dokumentów finansowych w nowym trybie (np. z uwagi na brak numeru PESEL), dokumenty sprawozdawcze mogą zostać złożone wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w drodze wniosku za pośrednictwem portalu S24 (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS). Wniosek ten zostanie rozpoznany przez sąd rejestrowy na zasadach ogólnych.

Istotne jest, że do dnia 30 września 2018 r. dopuszczalna jest możliwość przekazywania dokumentów w sposób uproszczony. Polega to na dołączaniu do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów finansowych, opatrzonych kwalifikowanym e-podpisem lub podpisem ePUAP (przez wcześniej wymienione osoby uprawnione). Wynika to z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej. Ministerstwo Sprawiedliwości w piśmie z dnia 28 lutego 2018 r., które stanowi odpowiedź na pytania naszego Wydawnictwa, wyjaśniło, że system teleinformatyczny przyjmuje elektroniczne kopie dokumentów finansowych sporządzonych i podpisanych (źródłowo) w postaci papierowej (skany). Skany te mają stanowić załączniki do zgłoszenia (wniosku) składanego w nowym trybie (tj. zgodnie z art. 19e ust. 1 albo ust. 7 ustawy o KRS).

Złożenie sprawozdania w urzędzie skarbowym

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają obowiązek przekazać je do urzędu skarbowego. Sprawozdanie to łącznie z dokumentami wymienionymi w art. 27 ust. 2 ustawy o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036) składa się w urzędzie skarbowym w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia. Podlega ono złożeniu łącznie ze sprawozdaniem z badania (przy czym obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania). Spółki mają dodatkowo obowiązek dołączyć do tych dokumentów odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Ani ustawa o pdop, ani ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisu, który nakazywałby składanie do urzędu skarbowego niezatwierdzonych sprawozdań finansowych. Oznacza to, że dopiero jak sprawozdanie finansowe zostanie zatwierdzone - terminowo bądź po ustawowym terminie - to powinno się je złożyć w urzędzie skarbowym.

Ważne jest, że sprawozdanie finansowe za 2017 r. podlega przekazaniu do urzędu skarbowego w postaci papierowej. W stosunku do obowiązku składania dokumentów finansowych za 2017 r. stosuje się bowiem art. 27 ust. 2 ustawy o pdop w brzmieniu obowiązującym do końca 2017 r. Takiego wyjaśnienia udzieliło Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 9 maja 2018 r. będącego odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa. Z brzmienia art. 27 ust. 2 ustawy o pdop obowiązującego od 1 stycznia 2018 r. wynika, że podatnicy, a także spółki wchodzące w skład podatkowej grupy kapitałowej, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego to sprawozdanie z wymaganymi dokumentami za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Ministerstwo w udzielonej odpowiedzi wskazało, że: "wynikający z nowego brzmienia omawianego przepisu obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych (oraz sprawozdań z badania) za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie dotyczy sprawozdań finansowych składanych od 1 stycznia 2018 r. do 30 września 2018 r. za lata obrotowe kończące się przed 1 stycznia 2018 r. Do składania tych sprawozdań mają bowiem zastosowanie przepisy dotychczasowe".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 986)