Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Ewidencja księgowa składek na ubezpieczenie grupowe pracowników
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Ewidencja księgowa składek na ubezpieczenie grupowe pracowników

Gazeta Podatkowa nr 40 (1497) z dnia 17.05.2018
Eliza Baszyńska

Ubezpieczenie grupowe pracowników to dobrowolne ubezpieczenie, które ma na celu ochronę życia i zdrowia pracowników i niekiedy ich najbliższej rodziny. Dzięki polisom ubezpieczeniowym ubezpieczony korzysta ze wsparcia finansowego w różnych sytuacjach życiowych. Składki na tego rodzaju ubezpieczenie mogą być finansowane w całości lub w części przez pracowników lub pracodawców. Sposób ewidencji księgowej będzie uzależniony od tego, kto finansuje te składki.

Ubezpieczenie grupowe

Ubezpieczenie grupowe pracowników jest jedną z form pozapłacowego systemu motywowania zatrudnionych. Zawierane jest przez pracodawców w celu ochrony życia i zdrowia pracowników, a także w zależności od rodzaju polisy członków rodzin tych pracowników. Ubezpieczeniem grupowym objęte są zazwyczaj osoby, które zadeklarują chęć przystąpienia do takiego ubezpieczenia. Zawarcie polisy skutkuje wypłatą określonej w umowie sumy pieniędzy np. w razie śmierci pracownika lub jego małżonka, w sytuacji trwałego uszczerbku na zdrowiu, a także w razie urodzenia dziecka. Uposażonymi są pracownicy lub członkowie ich rodzin.

Składki ubezpieczeniowe mogą być finansowane zarówno przez pracodawcę, jak i przez samego pracownika. W praktyce mogą wystąpić trzy sytuacje:

  • składki są w całości finansowane przez pracodawcę,
     
  • składki są w całości finansowane przez pracownika,
     
  • składki są w części finansowane przez pracodawcę i w części przez pracownika.

Należy pamiętać, że jeżeli składki na ubezpieczenie grupowe są potrącane z wynagrodzenia pracownika, to pracownik musi wyrazić na to zgodę na piśmie.

Finansowanie składek przez pracodawcę

Składki na ubezpieczenie grupowe, które są finansowane przez pracodawcę, zalicza on do kosztów działalności operacyjnej. Jeżeli składki te opłacane są co miesiąc, gdyż tak wynika z umowy z ubezpieczycielem, to wówczas zarachowanie tych wydatków w ciężar kosztów może odbywać się pod datą zapłaty na rachunek bankowy zakładu ubezpieczeniowego zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
   lub odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Jeśli pracodawca opłaci składki na ubezpieczenie grupowe jednorazowo (np. za cały rok z góry), to powinien wówczas rozliczyć te koszty w czasie, tj. zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Przedsiębiorstwa mogą jednak w tym wypadku zastosować także art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i nie rozliczać w czasie tych kosztów. W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości można bowiem stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.

W podmiotach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, ewidencja składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, przy rozliczaniu tych kosztów w czasie, może przebiegać następująco:

a) koszt wynikający z polisy ubezpieczeniowej otrzymanej przez jednostkę

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeniowy),

b) zakwalifikowanie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Finansowanie składek przez pracowników

W sytuacji gdy składki na ubezpieczenie grupowe są potrącane z wynagrodzenia pracownika, ujmuje się je na koncie 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (po stronie Wn). Drugostronnie ewidencjonuje się kwotę zobowiązania wobec zakładu ubezpieczeniowego na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki". Zapisów tych dokonuje się na podstawie listy płac. Ewidencja tego potrącenia może przebiegać zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konta imienne poszczególnych pracowników),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Na podstawie wyciągu bankowego przelew wynagrodzenia dla pracownika w kwocie pomniejszonej o składkę na ubezpieczenie grupowe można ująć zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Również na podstawie wyciągu bankowego zostanie zaksięgowana zapłata zobowiązania wobec zakładu ubezpieczeniowego z tytułu składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, co może przebiegać zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Podatek dochodowy i składki ZUS

Jeżeli składki ubezpieczeniowe finansowane są w całości przez pracodawcę, to powstanie u pracownika przychodu ze stosunku pracy uzależnione jest od tego, czy do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego uprawniony jest pracownik. Jeśli tak, to wartość tych składek jest pracowniczym przychodem, który podlega opodatkowaniu. W takim wypadku wartość zapłaconej za pracownika składki pracodawca powinien doliczyć do wynagrodzenia pracownika przysługującego mu za dany miesiąc i opodatkować. Wysokość tej składki stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Ewidencja księgowa zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek ZUS odbywa się na podstawie listy płac następującymi zapisami:

a) zaliczka na podatek dochodowy

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy),

b) składki na ubezpieczenia społeczne pracownika i ubezpieczenie zdrowotne w części finansowanej przez pracowników

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS),

c) składki ZUS w części obciążającej pracodawcę

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
   lub konto zespołu 5,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS).

Jeśli natomiast uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracodawca, to wówczas wartość opłacanych przez niego składek na ubezpieczenie grupowe nie stanowi u pracownika przychodu ze stosunku pracy.

Gdy składka na ubezpieczenie grupowe pracownika jest przez niego finansowana, poprzez dokonywanie temu pracownikowi comiesięcznego potrącenia z wynagrodzenia, to nie stanowi ona u pracownika przychodu ze stosunku pracy. Nie wlicza się jej także do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli składki są częściowo finansowane przez pracodawcę, a częściowo przez pracownika, to skutki podatkowe przystąpienia pracowników do dobrowolnego ubezpieczenia grupowego wystąpią odpowiednio.


Jeżeli pracodawca dysponuje prawem do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego, to u pracownika nie powstanie opodatkowany przychód z tytułu składki na to ubezpieczenie.


Przykład

Założenia

  1. Jednostka finansuje swoim pracownikom w całości składki na ubezpieczenie grupowe. Kwota miesięcznej składki przypadającej na jednego pracownika wynosi 45 zł. Firma zatrudnia 15 pracowników. Łączna kwota składki zapłacona w maju 2018 r. wyniosła 675 zł (tj. 15 pracowników × 45 zł).
     
  2. Zgodnie z umową uprawnionymi do uzyskania świadczeń z tytułu ubezpieczenia grupowego są pracownicy.
     
  3. Naliczenie składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy przedstawiono w tabeli. Obliczeń dokonano na podstawie składek jednego pracownika, któremu przysługuje wynagrodzenie brutto w wysokości 5.200 zł.
     
  4. Ewidencja kosztów prowadzona jest w jednostce wyłącznie na kontach zespołu 4.
Poz. Wyszczególnienie Kwota
w złotych
1.

Wynagrodzenie zasadnicze

5.200,00 zł
2.

Wartość nieodpłatnego świadczenia - składka na ubezpieczenie grupowe

45,00 zł
3.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne

5.245,00 zł
4.

Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania z wynagrodzenia pracownika: 5.245 zł × 13,71%

719,09 zł
5.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

5.245 zł - 719,09 zł

4.525,91 zł
6.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania:

4.525,91 zł × 9%

407,33 zł
7.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku dochodowego: 4.525,91 zł × 7,75%

350,76 zł
8.

Koszty uzyskania przychodów

111,25 zł
9.

Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu: 5.200 zł + 45 zł - 111,25 zł - 719,09 zł

4.415,00 zł
10.

Zaliczka na podatek dochodowy:

(4.415,00 zł × 18%) - 46,33 zł

748,37 zł
11.

Zaliczka na podatek dochodowy po pomniejszeniu o składkę na ubezpieczenie zdrowotne, po zaokrągleniu:

748,37 zł - 350,76 zł

398,00 zł
12.

Kwota wynagrodzenia do wypłaty:

5.200 zł - 719,09 zł - 407,33 zł - 398,00 zł

3.675,58 zł
13.

Składki ZUS obciążające pracodawcę:

składka emerytalna i rentowa: 5.245 zł × 16,26% = 852,84 zł

składka wypadkowa, np. 1,73%: 5.245 zł × 1,73% = 90,74 zł

składki na FP i FGŚP: 5.245 zł × 2,55% = 133,75 zł

1.077,33 zł


Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma

1. WB - przelew składki na rachunek bankowy zakładu ubezpieczeniowego:

675,00 zł 40 13-0

2. Lista płac - zarachowanie w koszty wynagrodzenia brutto przysługującego jednemu pracownikowi:

5.200,00 zł 40 23-0

3. List płac - potrącenia:

        
   a) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne
      (719,09 zł + 407,33 zł)
1.126,42 zł 23-0 22
   b) zaliczka na podatek dochodowy 398,00 zł 23-0 22

4. PK - składki ZUS obciążające pracodawcę:

1.077,33 zł 40 22

5. WB - przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika:

3.675,58 zł 23-0 13-0


Księgowania

Ewidencja księgowa składek na ubezpieczenie grupowe pracowników

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.)

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.