Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księga podatkowa  »   Prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe

Gazeta Podatkowa nr 47 (1713) z dnia 10.06.2020
Dorota Przybyszewska

Wiele biur rachunkowych świadczy swoje usługi wyłącznie lub także (obok usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych) dla podatników, którzy rozliczają się z podatku dochodowego na podstawie uproszczonej księgowości, tj. podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. Usługowe prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów nie jest obwarowane takimi warunkami jak usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Niemniej jednak istnieją przepisy, które odnoszą się do działalności wykonywanej w tym zakresie.

Kto może usługowo prowadzić księgi podatkowe?

Prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie należy do czynności doradztwa podatkowego. Do czynności tych należą także:

1) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie,

2) udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami,

3) reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych w sprawach wymienionych w pkt 2.

Zawodowe wykonywanie czynności doradztwa podatkowego wymienionych w pkt 2 i 3 jest zastrzeżone dla uprawnionych osób, tj. doradców podatkowych, adwokatów i radców prawnych (czynności wskazane w pkt 2 mogą zawodowo wykonywać także biegli rewidenci). Tak wynika z art. 2 i 3 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 130). Uprawnionymi do zawodowego wykonywania czynności, o których mowa w pkt 2 i 3, są również podmioty określone w art. 4 ustawy o doradztwie podatkowym, w których czynności te wykonują wyłącznie uprawnieni do tego doradcy podatkowi, radcy prawni lub biegli rewidenci zatrudnieni w tych podmiotach. Natomiast nie wskazuje się, żeby zawodowe wykonywanie czynności doradztwa podatkowego polegających na usługowym prowadzeniu ksiąg i innych ewidencji do celów podatkowych oraz sporządzaniu zeznań i deklaracji podatkowych było zastrzeżone dla uprawnionych osób czy podmiotów.

Jeśli chodzi o działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, pewne warunki formułuje ustawa o rachunkowości (sprowadzają się one do obowiązku zawarcia przez przedsiębiorcę umowy ubezpieczenia OC i powierzenia wykonywania czynności z tego zakresu osobom niekaranym za określone przestępstwa - pisaliśmy o tym w GP nr 27 z br., na str. 12). Odnośnie usługowego prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów dodatkowych wskazówek można szukać w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544), zwanego dalej rozporządzeniem. Czytamy tam, że prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów może być zlecone biuru rachunkowemu, rozumianemu jako przedsiębiorca uprawniony na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie (§ 3 pkt 5 rozporządzenia). Ani w przepisach rozporządzenia, ani w innych nie znajdziemy więcej żadnych warunków prowadzenia takiej działalności.

W obecnym stanie prawnym biuro rachunkowe usługowo prowadzące podatkowe księgi przychodów i rozchodów może więc otworzyć każdy przedsiębiorca - nie potrzebuje do tego żadnych dodatkowych uprawnień, spełnienia warunków w zakresie kwalifikacji, doświadczenia czy niekaralności. Nie musi też zasadniczo zawierać ubezpieczenia OC z tego tytułu za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością (choć oczywiście uzasadnione jest, by to zrobić dobrowolnie). Jednak działalność w zakresie usługowego prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów mogą wykonywać także m.in. doradcy podatkowi czy firmy audytorskie. W takim przypadku muszą oni zawrzeć ubezpieczenie OC dotyczące tej działalności, co wynika odpowiednio z art. 44-46 ustawy o doradztwie podatkowym i art. 53 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1421 ze zm.) oraz przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie.

Co warto podkreślić, § 3 pkt 5 rozporządzenia wprost stanowi, że usługowe prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów powinno być świadczone w ramach działalności gospodarczej. Nie może więc być wykonywane w ramach działalności nierejestrowanej, o której mowa w art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.).

Na marginesie można zauważyć, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby podatnik zaangażował do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jego firmy osobę na podstawie np. umowy zlecenia - pod warunkiem, iż umowa ta nie będzie nosiła znamion działalności gospodarczej wykonywanej bez obowiązku rejestracji ani umowy o pracę świadczonej pod kierownictwem pracodawcy.

Szczególne zasady prowadzenia ksiąg podatkowych przez biuro

Z dniem 1 stycznia 2018 r. uchylono w ustawie o pdof przepisy o obowiązku zawiadomienia odrębnym pismem urzędu skarbowego o powierzeniu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu, później dostosowano do tej zmiany przepisy rozporządzenia. Aktualnie więc zawarcie umowy o usługowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów z biurem rachunkowym nie skutkuje koniecznością złożenia odrębnego zawiadomienia w tej sprawie do urzędu skarbowego. Natomiast trzeba wiedzieć, że konieczność poinformowania o tym urzędu wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2020 r. poz. 170). Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG zmianę podmiotu prowadzącego ich dokumentację rachunkową lub zmianę adresu przechowywania dokumentacji rachunkowej zgłaszają za pośrednictwem CEIDG (na formularzu CEIDG-1). Informacje o zgłoszonych zmianach CEIDG przekazuje do właściwego urzędu skarbowego. Z kolei przedsiębiorcy wpisani do KRS o zmianie podmiotu prowadzącego ich dokumentację rachunkową lub zmianie adresu przechowywania dokumentacji rachunkowej informują w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-8. Nie składa się go za pośrednictwem KRS, a bezpośrednio w urzędzie skarbowym.

Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia, jeżeli prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostało zlecone biuru rachunkowemu, księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro. Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, a w razie wykonywania działalności kantorowej - także ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Mówi o tym § 7 ust. 1 rozporządzenia. Przy czym obowiązek prowadzenia w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących (§ 7 ust. 3 rozporządzenia), a w praktyce także tych, którzy ewidencjonują sprzedaż zgodnie z art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.), czyli w ewidencji sprzedaży dla celów VAT - choć nie wynika to wprost z przepisów, moim zdaniem nie ma wówczas potrzeby podwójnego ewidencjonowania sprzedaży, tj. dla celów VAT i dla celów podatku dochodowego.

W myśl § 27 ust. 1 rozporządzenia, w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia, lub danych wynikających z miesięcznych raportów fiskalnych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu, o których mowa w § 19 ust. 2 rozporządzenia, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Co prawda literalne brzmienie § 27 ust. 1 rozporządzenia nie odnosi się do § 20 rozporządzenia, mówiącego o ujmowaniu przychodów na podstawie ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb VAT, jednak, moim zdaniem, biuro może dokonywać zbiorczych zapisów dotyczących przychodów zgodnie z § 20 rozporządzenia także w sytuacji prowadzenia u podatnika takiej ewidencji.

Warto w tym miejscu wskazać, że umowa o prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinna precyzyjnie określać termin (harmonogram) przekazywania do biura dokumentów, umożliwiających prawidłowe prowadzenie tej księgi i rozliczenie podatnika. Datę otrzymania przez biuro rachunkowe dokumentów od klienta dobrze jest uwidocznić na tych dokumentach lub w osobno sporządzanym w tym celu piśmie, np. protokole przekazania dokumentów.

Pozostałe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są takie same dla biura rachunkowego prowadzącego księgę w imieniu podatnika, jak dla podatników prowadzących ją we własnym zakresie, co potwierdza m.in. pkt 25 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Na koniec trzeba przypomnieć, że w razie błędów w prowadzonej przez biuro podatkowej księdze przychodów i rozchodów, organ podatkowy będzie domagał się spłaty ewentualnych zaległości podatkowych od podatnika (płatnika), tj. klienta biura. Klient może natomiast wystąpić do biura z roszczeniem dochodzonym na drodze cywilnej za szkody poniesione w wyniku nienależycie wykonanej umowy (art. 471 Kodeksu cywilnego - Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.).

Ewidencja faktury za usługi księgowe

» w księdze podatkowej biura rachunkowego

Najczęściej strony umowy o usługowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów ustalają, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych. Wtedy za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o pdof - Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). W przypadku usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych na moment powstania przychodu nie wpływa data wystawienia faktury czy data otrzymania należności.

Jeśli więc przykładowo ustalony przez strony okres rozliczeniowy obejmuje przedział czasowy od 21. dnia danego miesiąca do 20. dnia następnego miesiąca, to przychód z tytułu świadczonej usługi księgowej np. za okres od 21 maja 2020 r. do 20 czerwca 2020 r. powstanie 20 czerwca 2020 r. Należy go wpisać do księgi podatkowej biura rachunkowego na podstawie faktury w kolumnie 7 "Wartość sprzedanych towarów i usług" pod datą 20 czerwca 2020 r.

» w księdze podatkowej klienta

W księdze podatkowej podatnika, dla którego świadczone są usługi księgowe, koszt z tytułu tych usług powinien zostać ujęty zgodnie z wybraną metodą ewidencji kosztów. Jeśli księga prowadzona jest metodą uproszczoną, określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, koszt należy ująć w dacie poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgi podatkowe uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Biuro wpisze więc wystawioną przez siebie fakturę w księdze podatnika w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki", pod datą wystawienia tej faktury.

Jeżeli księga byłaby prowadzona metodą memoriałową, o której mowa w art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o pdof, w trakcie roku należy postępować tak samo jak przy metodzie uproszczonej. Zasadniczo bowiem koszty pośrednie, do których zalicza się koszty usług księgowych, przy tej metodzie również księguje się w dacie poniesienia, z wyjątkiem kosztów pośrednich dotyczących okresu przekraczającego rok podatkowy, gdy nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego - wtedy stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zatem w trakcie roku faktury za usługi księgowe należy wpisywać do kolumny 13 księgi podatnika pod datą ich wystawienia. Natomiast faktura za usługi księgowe np. za okres od 21 grudnia 2020 r. do 20 stycznia 2021 r., wystawiona w styczniu 2021 r., w księdze prowadzonej metodą memoriałową powinna zostać wpisana w części dotyczącej 2020 r. (ustalonej proporcjonalnie) w grudniu 2020 r., pod datą 31 grudnia 2020 r. Z kolei część dotycząca stycznia 2021 r. powinna wtedy zostać ujęta w księdze za styczeń 2021 r., pod datą wystawienia faktury.

Księga podatkowa - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.