Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Polisy ubezpieczeniowe w ewidencji księgowej
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Polisy ubezpieczeniowe w ewidencji księgowej

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 13 (493) z dnia 1.07.2019
1. Polisa ubezpieczeniowa jako dokument księgowy

Polisa ubezpieczeniowa jest dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy ubezpieczeniowej. Jeżeli dokument ten spełnia wymogi określone w art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o rachunkowości, to może być uznany za dowód księgowy. Z przepisu tego wynika, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów, oraz w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.


2. Ewidencja księgowa kosztów ubezpieczenia w zależności od przyjętych zasad rachunkowości
Kwalifikacja wydatków na ubezpieczenie do odpowiedniego rodzaju kosztów

Koszty ubezpieczeń ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie polisy ubezpieczeniowej, spełniającej wymogi dla dowodu księgowego, wynikające z art. 21 ust 1 i 1a ustawy o rachunkowości. Co do zasady, koszty dotyczące ubezpieczenia zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ewidencjonuje na kontach zespołu 4 i/lub 5. Wyjątek stanowią wydatki poniesione na ubezpieczenie np. środków trwałych w budowie oraz wydatki na ubezpieczenie na życie wykupione w celu zabezpieczenia kredytu obrotowego. W przypadku środków trwałych w budowie, koszty ubezpieczenia zwiększają wartość początkową budowanego środka trwałego, natomiast w sytuacji wykupienia polisy na życie, koszty tej polisy kwalifikuje się do kosztów finansowych.

Ewidencja księgowa polisy ubezpieczeniowej

1. Polisa ubezpieczeniowa dotycząca działalności operacyjnej jednostki:
      - Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".
2. Polisa ubezpieczeniowa dotycząca środków trwałych w budowie:
      - Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".
3. Polisa ubezpieczeniowa na życie w związku z zaciągniętym kredytem obrotowym:
      - Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Umowy ubezpieczeniowe zawierane są najczęściej na 12 miesięcy i dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Zapłata składki następuje z góry lub w kilku ratach. Z ustawy o rachunkowości wynika wprost, że jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to jednostka dokonuje wówczas rozliczeń międzyokresowych kosztów (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Czynnym rozliczeniom międzyokresowym podlega kwota kosztów rzeczywiście poniesionych. Rozliczanie kosztów w czasie może odnosić się zarówno do działalności operacyjnej (np. składki na ubezpieczenie majątkowe, odpowiedzialności cywilnej), jak i finansowej (np. koszty ubezpieczenia kredytu). Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Wielkość odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych wyznacza się zasadniczo dzieląc kwotę składki na liczbę miesięcy lub liczbę dni. Sposób ustalania odpisów jednostka powinna opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.

Ewidencję czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów prowadzi się na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" - jeżeli koszty te dotyczą działalności operacyjnej jednostki, natomiast jeśli odnoszą się do rozliczeń finansowych, to ujmuje się je na koncie 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe".

Ewidencja księgowa kosztów polisy ubezpieczeniowej rozliczanej w czasie

1. Polisa ubezpieczeniowa dotycząca działalności operacyjnej jednostki:
   a) PK - przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:
      - Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",
  b) PK - koszty ubezpieczenia przypadające na dany miesiąc:
      - Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
      - Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".
2. Polisa ubezpieczeniowa na życie w związku z zaciągniętym kredytem obrotowym:
   a) PK - przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:
      - Wn konto 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe",
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",
   b) PK - koszty ubezpieczenia przypadające na dany miesiąc:
      - Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
      - Ma konto 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe".

Uproszczone rozliczenie kosztów

Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W ramach uproszczeń jednostka może zatem całość kosztów dotyczących polisy ubezpieczeniowej rozliczyć jednorazowo w danym okresie sprawozdawczym. Jeżeli ubezpieczenie obejmuje dwa lub więcej okresów sprawozdawczych (np. dotyczy dwóch lat obrotowych), to część składki, która dotyczy bieżącego roku obrotowego ujmuje się w ciężar kosztów tego roku, a część dotyczącą roku następnego - jednorazowo w styczniu kolejnego roku. W przypadku zatem, gdy polisa ubezpieczeniowa obejmowałaby okres od 1 czerwca 2019 r. do 31 maja 2020 r., koszt dotyczący 2019 r. podlegałby zaliczeniu w koszty w momencie ich poniesienia - np. w miesiącu zawarcia polisy, natomiast koszt dotyczący 2020 r. - w styczniu 2020 r.


3. Ubezpieczenie OC osoby prowadzącej usługowo księgi rachunkowe

Polisa odpowiedzialności cywilnej (OC) dotyczy odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania działania ubezpieczonego, w czasie trwania ochrony ubezpieczeniowej, w związku z prowadzoną działalnością. W Polsce obowiązkowe ubezpieczenie OC dotyczy tych zawodów, które wymagają specjalistycznej wiedzy i umiejętności, a ich niewłaściwe wykonywanie może spowodować, że klient poniesie znaczną szkodę. Do tych zawodów należą m.in. lekarze, adwokaci, notariusze, pośrednicy nieruchomości, a także księgowi i biegli rewidenci. Dla każdego z zawodów wymagających ubezpieczenia OC obowiązuje inne rozporządzenie dotyczące tego ubezpieczenia.

Obowiązek ubezpieczenia OC dla osób prowadzących usługowo księgi rachunkowe wynika z ustawy o rachunkowości. W art. 76h ust. 1 tej ustawy mowa jest o tym, że przedsiębiorcy wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są zobowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Warto pamiętać, że przepisów tych nie stosuje się do, będących przedsiębiorcami, biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych, jeżeli ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów m.in. w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (por. art. 76h ust. 3 ww. ustawy).

Dla osób wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. poz. 1616). Rozporządzenie to omawia szczegółowy zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną tego ubezpieczenia. Z rozporządzenia wynika, że obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności, a minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro. Kwota ta jest ustalana przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta. Średni kurs euro na pierwszy dzień 2019 r., tj. 2 stycznia 2019 r., wynosił 4,3016 zł/EUR.

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w 2019 r., w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia 10.000 euro × 4,3016 zł/EUR
= 43.016 zł.

Należy mieć na uwadze, że kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności (por. art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

Koszty ubezpieczenia OC dotyczące szkód wyrządzonych w odniesieniu do prowadzonej działalności gospodarczej stanowią koszty działalności operacyjnej jednostki i ujmuje się je w ciężar konta 40-6 "Pozostałe koszty operacyjne i/lub konta 55 "Koszty zarządu". Zwykle taka polisa opłacana jest przez przedsiębiorcę za cały rok z góry (może być opłacona także w ratach, jeśli tak wynika z dokumentu polisy), a koszt tego ubezpieczenia rozlicza się w czasie za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" lub zalicza się jednorazowo w koszty, jeśli wartość składki na ubezpieczenie nie jest dla jednostki istotna.

Przykład

I. Założenia:

  1. Biuro rachunkowe zawarło umowę ubezpieczenia OC na okres 12 miesięcy i uregulowało całość zobowiązania wobec firmy ubezpieczeniowej.
     
  2. Według polisy kwota składki za cały rok wynosi: 6.000 zł. Miesięczny odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynosi: 500 zł (tj. 6.000 zł : 12 m-cy).
     
  3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota Konto
Wn Ma
1. Polisa ubezpieczeniowa OC firmy na okres 12 m-cy 6.000 zł 40-6 24
2. WB - uregulowanie zobowiązania wobec firmy ubezpieczeniowej 6.000 zł 24 13-0
3. PK - przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie 6.000 zł 64-0 49
4. PK - koszty ubezpieczenia przypadające na dany miesiąc 500 zł 55 64-0

III. Księgowania:

Ubezpieczenie OC osoby prowadzącej usługowo księgi rachunkowe


4. Ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne pojazdów firmowych

Koszty ubezpieczenia firmowych samochodów - obowiązkowego OC i nieobowiązkowych, takich jak np. autocasco (AC), czy ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) - odnosi się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej i ewidencjonuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jednostki, które ewidencjonują koszty również na kontach zespołu 5, odnoszą je na konto 55 "Koszty zarządu". Polisy te dotyczą zazwyczaj 12 miesięcy lub więcej i dlatego rozlicza się je za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" lub ujmuje jednorazowo w kosztach, jeśli wartość składki na ubezpieczenie nie jest dla jednostki istotna.

Przykład

I. Założenia:

  1. Spółka wykupiła w czerwcu 2019 r. ubezpieczenie OC i AC firmowego samochodu osobowego. Według polisy, ubezpieczenie obejmuje okres od 1 czerwca 2019 r. do 31 maja 2020 r.
     
  2. Całkowita kwota składki wynosi: 2.700 zł i została uregulowana w czerwcu 2019 r. Kwota ta nie jest dla jednostki istotna, zatem część składki dotyczącej 2019 r. (za okres od czerwca 2019 r. do grudnia 2019 r.), w wysokości: 1.575 zł (tj. 2.700 zł : 12 m-cy × 7 m-cy roku 2019), odniosła w koszty w miesiącu zapłaty składki, tj. w czerwcu 2019 r., a pozostałą część składki, w wysokości: 1.125 zł (tj. 2.700 zł : 12 m-cy × 5 m-cy roku 2020), zaliczy do kosztów w styczniu 2020 r.
     
  3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach czerwca 2019 r.
1. Polisa ubezpieczeniowa firmowego samochodu osobowego
oraz równoległe ujęcie w kosztach części składki za 2019 r.
2.700 zł
1.575 zł
40-6
55
24
49
2. PK - przeniesienie pozostałej części składki do rozliczenia w roku następnym 1.125 zł 64-0 49
3. WB - zapłata za ubezpieczenie 2.700 zł 24 13-0
B. Zapisy w księgach stycznia 2020 r.
1. PK - ujęcie w kosztach pozostałej części składki dotyczącej 2020 r. 1.125 zł 55 64-0

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach czerwca 2019 r.

Ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne pojazdów firmowych

B. Zapisy w księgach stycznia 2020 r.

Ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne pojazdów firmowych


5. Polisa ubezpieczeniowa na życie jako jedna z form zabezpieczeń kredytu

Polisa ubezpieczeniowa na życie jest jedną z form zabezpieczeń kredytu udzielonego przez bank. Na mocy art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości, koszty związane z uruchomieniem kredytu, w tym m.in. dotyczące ubezpieczenia kredytu przeznaczonego na działalność obrotową jednostki, odnosi się w ciężar kosztów finansowych. Wartość składki na ubezpieczenie ujmuje się zatem w ciężar konta 75-1 "Koszty finansowe" i rozlicza za pośrednictwem konta 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe" lub zalicza jednorazowo w koszty, jeśli wartość ta nie jest dla jednostki istotna.

Przykład

I. Założenia:

  1. W maju 2019 r. spółka otrzymała kredyt obrotowy na 12 m-cy (z możliwością przedłużenia do 3 lat) w wysokości: 90.000 zł.
     
  2. Warunkiem uzyskania kredytu było wykupienie polisy ubezpieczeniowej na życie oraz jej cesja na bank. Składka ubezpieczeniowa wyniosła: 2.340 zł. Spółka zapłaciła składkę w maju 2019 r.
     
  3. Jednostka rozliczyła składkę za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - uruchomienie kredytu 90.000 zł 13-0 13-4
2. Polisa ubezpieczeniowa na życie 2.340 zł 65-1 13-0
3. PK - odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych przypadający na jeden miesiąc: 2.340 zł : 12 m-cy =  195 zł 75-1 65-1

III. Księgowania:

Polisa ubezpieczeniowa na życie jako jedna z form zabezpieczeń kredytu

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.