Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 7 (487) z dnia 1.04.2019
1. Ochrona danych i ich zbiorów w świetle przepisów ustawy o rachunkowości

Stosownie do art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości, rachunkowość jednostki obejmuje m.in. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. W oparciu o art. 10 ust. 1 ww. ustawy, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

Księgi rachunkowe to - stosownie do art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości - zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

  • dziennik,
     
  • księgę główną,
     
  • księgi pomocnicze,
     
  • zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
     
  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (por. art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (por. art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe (por. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26).

Dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostki zobowiązane są przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wynika tak z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na:

  • stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
     
  • doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
     
  • systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
     
  • zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, jeśli jednostka stosuje wyżej wymienione wymagania ochrony danych. Z kolei, gdy stosowany w jednostce system ochrony zbiorów danych rachunkowości utrwalonych na informatycznych nośnikach danych nie spełnia powyższych wymagań, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego (por. art. 72art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (por. art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących dla jednostki umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki). Warunkiem jednak stosowania tej metody jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej (por. art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Opisane zasady przechowywania dokumentów odnoszą się również do zbiorów przekazanych do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (por. art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Przy czym, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, a także zobowiązany jest zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru (por. art. 11a ww. ustawy).

W świetle art. 76 ustawy o rachunkowości, zbiory jednostki (tj. politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe), która:

  • zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
     
  • została zlikwidowana - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

2. Okresy przechowywania zbiorów danych rachunkowości wynikające z prawa bilansowego

Okresy przechowywania zbiorów danych rachunkowości zostały wskazane w art. 74 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

W świetle znowelizowanego art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Nowe prawoNowelizacja art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości wprowadziła zmianę polegającą na skróceniu okresu przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych, z przechowywania trwałego na obowiązek przechowywania tych sprawozdań przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Na podstawie przepisów przejściowych już roczne sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Pozostałe okresy przechowywania przedstawiono w tabeli.

Nazwa zbioru Okres przechowywania
Księgi rachunkowe

 

5 lat

 

Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki

 

przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat

 

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej

 

do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną

 

Dowody księgowe dotyczące:

 

- środków trwałych w budowie,
- pożyczek, kredytów,
- umów handlowych,
- roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym
przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione

 

Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (tj. polityka rachunkowości)

 

przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności

 

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji

 

1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji

 

Dokumenty inwentaryzacyjne

 

5 lat

 

Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości

 

5 lat

 

Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.


3. Okresy przechowywania dokumentów wynikające z przepisów podatkowych i prawa pracy

Przy ustalaniu okresu przechowywania dokumentów należy uwzględniać, poza przepisami ustawy o rachunkowości, również inne przepisy obowiązujące dane kategorie dokumentów podlegających przechowywaniu, w tym m.in. ustawę Ordynacja podatkowa.

Stosownie do art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zgodnie zaś z ogólną zasadą zawartą w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z tym, iż termin płatności podatku dochodowego za dany rok obrotowy przypada w roku następnym, okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych jest dłuższy od okresu wymaganego przepisami ustawy o rachunkowości.

Zwracamy jednak uwagę, iż termin przedawnienia może zostać zawieszony lub ulec przerwaniu na skutek okoliczności wymienionych w art. 70-71 Ordynacji podatkowej, co będzie miało wpływ na wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji podatkowej.

Przykład

Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy. Księgi rachunkowe za rok obrotowy trwający od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. jednostka powinna przechowywać według postanowień ustawy o rachunkowości przez 5 lat, licząc od początku 2019 r. (czyli od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą). Omawiane księgi rachunkowe muszą być przechowywane do początku 2024 r.

Jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Termin płatności podatku w jednostce upłynął 31 marca 2019 r.

Podstawowy okres przechowywania ksiąg rachunkowych za 2018 r. dla celów podatkowych i bilansowych upłynie zatem 31 grudnia 2024 r.

Uwaga: Jeśli terminy przechowywania dokumentów wynikające z różnych aktów prawnych odbiegają od siebie, to przyjmuje się wynikający z przepisów dłuższy okres przechowywania. Jednostka może także samodzielnie przyjąć dłuższe terminy przechowywania niż wynikające z przepisów, jeśli wypływa to z jej indywidualnych potrzeb.

Należy zauważyć, iż w niektórych przypadkach okres archiwizacji dowodów księgowych może się wydłużyć, co ma miejsce w odniesieniu m.in. do dowodów księgowych, na podstawie których ustalono wartość początkową środków trwałych. W świetle ustawy o rachunkowości 5 letni okres przechowywania dowodów księgowych dotyczących środków trwałych w budowie liczy się od początku roku następującego po roku, w którym zakończono i rozliczono budowę środka trwałego. W odniesieniu natomiast do nabytych środków trwałych, dowody ich zakupu przechowuje się przez 5 lat.

Z kolei dla celów podatkowych wskazane jest uwzględnić czas, w którym te środki trwałe podlegają odpisom amortyzacyjnym, gdyż odpisy amortyzacyjne zaliczane w ciężar kosztów uzyskania przychodów mają wpływ na wysokość podatku dochodowego wyliczoną za dany rok podatkowy. Jeśli więc jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, to termin 5 lat przechowywania dokumentów związanych z jego nabyciem lub wytworzeniem wskazane jest liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok, w którym po raz ostatni naliczono odpis amortyzacyjny.

Gdyby przed całkowitym zamortyzowaniem nastąpiło zbycie środka trwałego w wyniku jego sprzedaży, likwidacji lub innych przyczyn, to 5 letni okres przechowywania dokumentów dotyczących nabycia lub wytworzenia środka trwałego wskazane jest liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, przy wyliczeniu którego uwzględniono w kosztach uzyskania przychodów nieumorzoną wartość początkową środka trwałego.

Przykład

W marcu 2019 r. jednostka sprzedała wytworzony we własnym zakresie w 2014 r. środek trwały (kontener), którego wartość początkowa wynosiła: 30.000 zł, a dotychczasowe odpisy amortyzacyjne (amortyzacja bilansowa i podatkowa): 27.000 zł. Niezamortyzowaną wartość początkową środka trwałego w wysokości: 3.000 zł jednostka ujęła w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych w miesiącu jego sprzedaży, tj. w marcu 2019 r.

Ustalenie okresu przechowywania dowodów księgowych składających się na koszt wytworzenia kontenera:

  • według ustawy o rachunkowości: 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym budowa została zakończona, tj. licząc 5 lat od początku 2015 r., czyli dokumenty muszą być przechowywane do początku 2020 r.,
     
  • według przepisów podatkowych: 5 lat, licząc od końca 2020 r., (tj. od końca roku, w którym upłynie termin zapłaty podatku za 2019 r.), czyli dokumenty muszą być przechowywane do końca 2025 r.

Nowe prawoZwracamy uwagę, iż od 1 stycznia 2019 r. zmieniły się okresy przechowywania dokumentacji płacowej i pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określa art. 125a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 125a ust. 4, 4a-4b tej ustawy, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem, że obowiązek ich przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

  • ubezpieczony będący pracownikiem lub zleceniobiorcą zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,
     
  • został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), zwanej dalej ustawą o sus, w przypadku ubezpieczonego, o którym mowa wyżej, zgłoszonego przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. na podstawie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy (K.p.), pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Ponadto art. 94 pkt 9b K.p. przewiduje obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji). Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji stosuje się do pracowników zatrudnionych w dniu 1 stycznia 2019 r. lub po tej dacie. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., może on być zastosowany, jeżeli pracodawca złoży za takich pracowników raport informacyjny (ZUS RIA) do ZUS (w przeciwnym razie okres przechowywania wynosi 50 lat). W odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej bez żadnych wyjątków.

Natomiast kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Wynika tak z brzmienia art. 47 ust. 3c ustawy o sus obowiązującego od 1 stycznia 2012 r. W odniesieniu do ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania.

Więcej przeczytasz w Na temat prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach można przeczytać
UiPP nr 1 z 2019 r. na str. 56

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.