Ubezpieczenie grupowe pracowników częściowo finansowane przez pracodawcę

Jeżeli składka na ubezpieczenie grupowe pracowników opłacana przez pracodawcę zostanie zapłacona jednorazowo (z góry), to jej koszt wskazane jest rozliczyć w czasie, na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl bowiem tego przepisu, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 koszt ubezpieczenia wynikający z umowy (polisy) ujmuje się w pełnej kwocie w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:

Następnie koszty do rozliczenia w czasie przenosi się na konto przeznaczone do ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:

Miesięczny odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca ujmuje się zapisem:

Należy pamiętać, że w przypadku gdy kwota opłaconej z góry składki na ubezpieczenie grupowe pracowników nie jest kwotą istotną, to jednostka może - w myśl art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - zastosować uproszczenie i odnieść całą kwotę w ciężar kosztów bilansowych jednorazowo, w dacie zawarcia polisy ubezpieczeniowej.

Jeżeli składki na ubezpieczenie grupowe pracowników będą opłacane co miesiąc, kwota tych składek odnoszona będzie w koszty z chwilą ich zapłaty. Zarachowanie w ciężar kosztów kwoty opłaconej składki odbywać się będzie wówczas zapisem:

Kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS księguje się razem z wynagrodzeniem na podstawie listy płac. Ewidencja ta przebiega zapisem:

oraz równolegle: Wn konto zespołu 5, Ma konto 49.

Przykład

Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponosi pracodawca

I. Założenia:

1. Spółka finansuje ubezpieczenie grupowe dla wszystkich pracowników i opłaca miesięczną składkę w wysokości: 3.800 zł. Uprawnionymi do uzyskania świadczeń z tytułu ubezpieczenia zgodnie z umową są pracownicy.
    
2. W danym miesiącu pracownikowi "A" do miesięcznego wynagrodzenia w kwocie: 2.900 zł doliczono wartość finansowanej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie grupowe w wysokości: 38 zł. Od łącznej kwoty wynagrodzenia i składki ubezpieczenia grupowego naliczono i odprowadzono zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS.
    
3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.
    
4. Naliczenie składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na przykładzie pracownika "A" przedstawia poniższa tabela.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Ta część składki na ubezpieczenia grupowe, która opłacana jest przez pracownika (potrącana co miesiąc z wynagrodzenia pracownika), nie będzie stanowiła dla niego przychodu ze stosunku pracy i tym samym nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie zostanie także wliczona do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przekazanie potrąconych środków do zakładu ubezpieczeń, tzn. zapłata zobowiązania wobec tego zakładu z tytułu składek na ubezpieczenia grupowe pracowników, księgowane jest, na podstawie wyciągu bankowego, zapisem:

Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika (w kwocie pomniejszonej o składkę ubezpieczeniową) ewidencjonowana jest w księgach rachunkowych, zapisem:

Przykład

Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponoszą pracownicy

I. Założenia:

1. Spółka zawarła umowę ubezpieczenia grupowego, do którego przystąpili chętni pracownicy. Jednostka co miesiąc dokonuje przelewu składki w wysokości: 1.440 zł na rachunek ubezpieczyciela.
    
2. Z miesięcznego wynagrodzenia pracowników, którzy przystąpili do tego ubezpieczenia, jednostka potrąca składkę na ubezpieczenie grupowe w wysokości: 36 zł.
    
3. Spółka dokonała przelewu wynagrodzeń pracownikom objętym ubezpieczeniem grupowym po potrąceniu składki na to ubezpieczenie w wysokości: 115.000 zł - 1.440 zł = 113.560 zł.
    
4. Dla uproszczenia kwotę składki na ubezpieczenie grupowe oraz kwotę wynagrodzenia ujęto jednym zapisem. W praktyce jednak wynagrodzenie rozksięgowuje się na kontach analitycznych do konta 23-0 dla każdego pracownika osobno.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: