Jak w księgach samorządowego zakładu budżetowego ująć faktury kosztowe (np. za telefon, energię) wystawione np. 5 lutego, otrzymane 10 lutego, a dotyczące stycznia? Czy poprawne jest księgowanie ich w koszty stycznia?
Określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości zasada memoriału stanowi, iż w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Zasada memoriału stanowi co prawda o roku obrotowym, niemniej jednak należy ją stosować w pełnym zakresie również w okresie miesiąca.
| Jeśli jednostka otrzymała fakturę wystawioną np. w lutym 2013 r. dotyczącą kosztów stycznia 2013 r., to wynikające z niej koszty wskazane jest wprowadzić do ksiąg okresu (miesiąca), którego dotyczą, tzn. stycznia 2013 r. Data wystawienia czy też otrzymania faktury dokumentującej taki koszt zasadniczo nie powinna mieć żadnego znaczenia. Jednak w praktyce będzie to możliwe jedynie w sytuacji, gdy faktura wpłynie do jednostki jeszcze przed zamknięciem miesiąca, którego dotyczy (tutaj: stycznia 2013 r.). |
Faktury takie mogą przy tym zostać ujęte w księgach stycznia w "całości", czyli wraz z wynikającym z nich podatkiem od towarów i usług (VAT). Należy jednak pamiętać, że prawo do odliczenia VAT przysługuje - co do zasady - w miesiącu (kwartale) otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku faktur za media (tj. za zużycie wody, energii, telefony itp.) - w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności (jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy) lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
W księgach rachunkowych zakładu budżetowego wynikający z faktur za media VAT naliczony, który podlega odliczeniu w terminie płatności i termin ten przypada w innym miesiącu niż miesiąc zaewidencjonowania faktury, można ująć na koncie analitycznym prowadzonym w ramach konta 225 "Rozrachunki z budżetami" służącym do ewidencji VAT naliczonego do rozliczenia w następnych okresach. Z kolei w okresie, w którym VAT będzie podlegał odliczeniu od podatku należnego, nastąpi jego przeksięgowanie na konto służące ewidencji VAT naliczonego do rozliczenia w bieżącym okresie.
Fakturę kosztową, która wpłynie do jednostki po zamknięciu ksiąg rachunkowych za miesiąc, którego dotyczy, można wprowadzić do ksiąg (ująć w kosztach) w miesiącu jej otrzymania.
Pamiętajmy jednak, że inaczej jest na przełomie roku. Jeśli bowiem faktura wpłynie do jednostki w następnym roku obrotowym, a koszt, który dokumentuje dotyczy roku poprzedniego, to koszt taki należy przypisać do roku, którego dotyczy.
Sposób księgowego ujęcia kosztów mediów na przełomie miesiąca przedstawiono na przykładzie liczbowym.
Przykład
I. Założenia:
1. 10 lutego 2013 r. samorządowy zakład budżetowy otrzymał fakturę za zużycie energii elektrycznej w styczniu 2013 r. Fakturę wystawiono 5 lutego 2013 r. i opiewała na kwotę: 1.107 zł (w tym VAT: 207 zł).
2. W momencie otrzymania faktury księgi za styczeń nie były jeszcze zamknięte.
3. Termin płatności określony na fakturze przypadał na koniec lutego 2013 r. Jednostka odliczyła VAT naliczony w lutym 2013 r.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| A. Zapisy w księgach stycznia 2013 r. | |||
| 1. FZ - faktura za zużycie energii elektrycznej w styczniu 2013 r.: | |||
| a) wartość brutto | 1.107 zł | 300 | 201 |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnym okresie | 207 zł | 225 | 300 |
| c) wartość netto | 900 zł | 401 | 300 |
| B. Zapisy w księgach lutego 2013 r. | |||
| 1. Przeksięgowanie VAT naliczonego do rozliczenia w lutym 2013 r. | 207 zł | 225 | 225 |
III. Księgowania:
A. Zapisy w księgach stycznia 2013 r.
B. Zapisy w księgach lutego 2013 r.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
