Ustalanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy przypadający na przełomie miesięcy

Pracownicy złożyli wnioski o urlop wypoczynkowy na okres odpowiednio pierwszy od 28. dnia danego miesiąca do 6. następnego, a drugi od 28. dnia danego miesiąca do 5. następnego i osobny wniosek na 6. dzień. Czy w obydwu przypadkach zasady naliczania wynagrodzenia za urlop były takie same, czy też zależały od sposobu wnioskowania o urlop? A jak byłoby gdyby między urlopami była przerwa, np. drugi wniosek byłby wystawiony na dzień 9. rozpatrywanego miesiąca?

Stosownie do art. 172 K.p., za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, przy czym w przypadkach znacznego wahania ich wysokości, okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego ustalone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu urlopowym. Zgodnie z § 6 tego aktu prawnego, ustala się je z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniami w nim wskazanymi. W wynagrodzeniu urlopowym powinny zostać więc uwzględnione wszystkie składniki wynagrodzenia inne niż wymienione w powołanym wyżej przepisie, pod warunkiem, że przysługują one w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.

Rozporządzenie urlopowe dostępne jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Z zasad określonych w rozporządzeniu urlopowym wynika też, że składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia urlopowego). Jeżeli zatem wszystkie składniki wynagrodzenia określone są w stawce miesięcznej w stałej wysokości, to w miesiącu wykorzystywania urlopu, zakładając niewystąpienie w tym czasie innych nieobecności, pracownikowi przysługuje takie samo wynagrodzenie, jak gdyby przez cały miesiąc normalnie pracował. W takiej sytuacji nie dokonuje się żadnych obliczeń.

A zatem, jeśli wynagrodzenie pracowników z pytania, określone jest w stałej stawce miesięcznej, to zakładając, że urlop był ich jedyną absencją w pracy, powinni byli otrzymać normalne wynagrodzenie jakie wynika z umowy, bez względu na czas trwania urlopu i to czy był on wykorzystywany w jednej części, czy też w kilku.

Nieco bardziej skomplikowane jest ustalanie wynagrodzenia urlopowego, gdy pracownik jest wynagradzany według zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc.

Przypominamy, że składniki wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

Według § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia urlopowego, składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc są uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Przy czym, w przypadkach znacznego wahania wysokości tych składników, okres ten może być wydłużony do 12 miesięcy. Tak ustalone wynagrodzenie stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Zarówno art. 172 K.p., jak i § 8 rozporządzenia urlopowego posługują się sformułowaniem "miesiąc rozpoczęcia urlopu". Zatem w przypadku urlopu przypadającego na przełomie miesięcy, ustalając wynagrodzenie za ten okres nie ma potrzeby odrębnego obliczania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla każdego z nich (oblicza się ją z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a nie poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu). Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy urlop wypoczynkowy przypadający na przełomie miesięcy ma charakter ciągły, tzn. nie ma przerwy lub przerwa obejmuje dni będące dla pracownika dniami wolnymi od pracy (np. niepracujące weekendy lub święta). Naszym zdaniem nie ma przy tym znaczenia czy pracodawca udzielił tego urlopu na podstawie jednego, czy dwóch wniosków.

Jeśli jednak pracodawca zaaprobował urlop pracownika na podstawie dwóch wniosków urlopowych i jeden z nich wypadał na przełomie miesiąca, a z drugiego pracownik korzysta po przerwie, podczas której pracował, to pracodawca powinien ustalić podstawę na nowo.

Pracownik pracujący w organizacji od poniedziałku do piątku złożył wniosek o urlop wypoczynkowy od 26 stycznia do 5 lutego 2018 r., a następnie kolejny na dzień 8 lutego tego roku. Pracodawca ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego za styczeń br. (miesiąc rozpoczęcia urlopu) powinien wziąć pod uwagę składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc w wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, czyli od października do grudnia 2017 r. Ta sama podstawa obowiązywała względem wynagrodzenia za nieprzerwaną część urlopu w lutym br. W przypadku wynagrodzenia urlopowego za 8 luty br. należało wziąć pod uwagę składniki zmienne w wysokości wypłaconej pracownikowi od listopada 2017 r. do stycznia 2018 r. ponieważ miesiącem rozpoczęcia urlopu w tym przypadku był luty.