Rozliczanie czasu pracy na koniec roku

Organizacja procesu pracy może odbywać się w ramach okresu rozliczeniowego wydłużonego nawet do 12 miesięcy. W takim przypadku rozliczenie czasu pracy przesuwa się na koniec ostatniego, dwunastego miesiąca rocznego okresu. Wraz z jego upływem pracodawca powinien ustalić i rozliczyć ewentualne przekroczenia norm czasu pracy, zwłaszcza normy średniotygodniowej.

Norma dobowa i średniotygodniowa

Czas pracy ujęty jest w ramach dobowej i średniotygodniowej normy czasu pracy. Przekroczenie normy dobowej (zasadniczo wynoszącej 8 godzin pracy na dobę) lub przedłużonego wymiaru dobowego, powoduje powstanie nadgodzin dobowych. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe występują po przekroczeniu przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, która zasadniczo wynosi przeciętnie 40 godzin pracy w tygodniu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 129 § 1 K.p.). Ustalenie, czy doszło do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy jest możliwe dopiero z upływem danego okresu rozliczeniowego. Dopiero wtedy można bowiem porównać liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika z obowiązującymi w danym okresie rozliczeniowym normami czasu pracy. Trzeba jednak pamiętać, że przy ustalaniu ewentualnych przekroczeń średniotygodniowych nie bierze się pod uwagę nadgodzin z przekroczenia dobowego, o ile zostały prawidłowo zrekompensowane.

Dwa sposoby ustalania przekroczeń

Pracodawca, który na koniec okresu rozliczeniowego musi ustalić czy jego pracownicy nie przekroczyli średniotygodniowej normy czasu pracy, ma do wyboru dwie alternatywne metody - prezentowaną przez resort pracy i Państwową Inspekcję Pracy. Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, w celu ustalenia czy w danym okresie rozliczeniowym wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe należy:

• w pierwszej kolejności od liczby faktycznie przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym odjąć liczbę godzin nadliczbowych dobowych,
   
• następnie od uzyskanego wyniku odjąć iloczyn 8 godzin i liczby tzw. dni wystających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,
   
• tak uzyskany wynik podzielić przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym - jeśli iloraz jest wyższy niż 40, oznacza to, że doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Zgodnie z tą metodą liczbę nadgodzin średniotygodniowych stanowi iloczyn liczby pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym i liczby godzin, o którą przekroczono powyższe 40 godzin. Z kolei metoda prezentowana przez PIP przewiduje, że dla ustalenia czy w danym okresie rozliczeniowym doszło do przekroczeń średniotygodniowych należy:

• w pierwszej kolejności od liczby godzin faktycznie przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym odjąć liczbę godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia norm dobowych, a następnie
   
• od uzyskanego wyniku odjąć liczbę godzin wynikających z obowiązującego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

Tak ustalony wynik daje liczbę nadgodzin średniotygodniowych (przykład). Cechą charakterystyczną tej metody jest to, że przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy występuje już po przekroczeniu wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, nawet jeśli w tygodniu nie dochodzi do pracy przeciętnie ponad 40 godzin. Jest to więc metoda korzystniejsza dla pracownika.

Dodatki na zakończenie roku

Praca nadliczbowa opłacana jest zawsze normalnym wynagrodzeniem za tę pracę i dodatkiem, który może być zastąpiony udzieleniem czasu wolnego. Normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, bez względu na rodzaj nadgodzin, wypłaca się razem z bieżącym wynagrodzeniem za pracę. W tym samym terminie wypłaca się też dodatki za nadgodziny dobowe, jeżeli nie została podjęta decyzja o ich zrekompensowaniu czasem wolnym. Nadgodziny z przekroczenia dobowego powinny więc być rekompensowane na bieżąco, czego nie da się powiedzieć o nadgodzinach średniotygodniowych. Te ustalane są na koniec okresu rozliczeniowego i w tym terminie następuje wypłata. Jeżeli więc pracownicy objęci są rocznym okresem rozliczeniowym, wypłata dodatków za nadgodziny średniotygodniowe (w wysokości 100% wynagrodzenia) następuje dopiero z upływem 12 miesiąca danego okresu.

Należy zasygnalizować, że możliwe jest zrekompensowanie nadgodzin średniotygodniowych czasem wolnym w następnym okresie rozliczeniowym (nawet jeżeli byłby to okres pokrywający się z następnym rokiem kalendarzowym), o ile wniosek o udzielenie czasu wolnego złoży pracownik. Decyzja pracodawcy w sprawie rozpatrzenia wniosku musi zapaść przed wypłatą wynagrodzenia za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)