Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Dokumenty dla pracownika na koniec zatrudnienia
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Dokumenty dla pracownika na koniec zatrudnienia

Gazeta Podatkowa nr 74 (1636) z dnia 16.09.2019
Agata Barczewska

Zarówno nawiązanie, jak i ustanie stosunku pracy, wiąże się z wieloma obowiązkami formalnymi po stronie pracodawcy. Na pracodawcy spoczywa m.in. wymóg wydania odchodzącemu pracownikowi określonych dokumentów. Niektóre z nich powinny być przekazane "z urzędu", inne zaś wtedy, gdy zawnioskuje o to zainteresowany pracownik.

Świadectwo pracy przy definitywnym rozstaniu

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Co do zasady powinno to nastąpić w dniu, w którym ustanie stosunek pracy, chyba że strony zamierzają nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia tylko wtedy, gdy zawnioskuje o to pracownik (art. 97 § 11 K.p.).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wydanie świadectwa w dniu ustania zatrudnienia, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręcza w inny sposób.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Szczegółowy zakres tych informacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289 ze zm.). Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Należy podkreślić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem.

Informacja w komplecie ze świadectwem

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, na podstawie art. 946 K.p., w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wydaje pracownikowi informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
     
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
     
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie.

Wprowadzenie tej regulacji było konsekwencją zmian w przepisach dotyczących skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p. (obowiązującym od 1 stycznia 2019 r.), pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

Należy mieć na uwadze, że wskazany przepis znajduje bezpośrednie zastosowanie do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (patrz: Przykładowa informacja...). Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., dla których okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat (z 50 lat) na mocy raportu informacyjnego do ZUS, podstawą prawną przekazania informacji o okresie przechowywania jest art. 41c lub art. 41d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.). W zależności od sytuacji przekazującym informację jest wówczas pracodawca lub ZUS.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub elektroniczną.

Kopia dokumentów na wniosek

Pracownik ma prawo złożyć - zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i przy jego zakończeniu - wniosek o wydanie kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej (art. 9412 K.p.). W razie przechowywania tej dokumentacji w wersji papierowej, wydanie jej kopii na wniosek pracownika powinno nastąpić w postaci:

  • papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
     
  • elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli natomiast dokumentacja przechowywana jest w postaci elektronicznej, wydanie jej kopii następuje w postaci:

  • elektronicznej, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów rozdziału 4 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369),
     
  • papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca jest zobligowany wydać pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie upoważnionej (wskazanej w art. 949 § 3 K.p.), kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika.

Przykładowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji (dla zatrudnionego od 1 marca do 31 lipca br.)
(dane nagłówkowe i podpis pracodawcy pominięto)
INFORMACJA
w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Informuję Panią, że:

1. Pani dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do 31 grudnia 2029 r.,
2. W ciągu miesiąca po upływie okresu przechowywania, tj. do 31 stycznia 2030 r., może Pani odebrać swoją dokumentację pracowniczą,
3. W przypadku nieodebrania przez Panią dokumentacji pracowniczej we wskazanym powyżej okresie, zostanie ona zniszczona.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.