Świadczenie urlopowe u małego pracodawcy

Jedną z form działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę jest zapewnienie pracownikom świadczenia urlopowego. Mimo że wysokość i warunki jego wypłaty reguluje ustawa o ZFŚS, świadczenie urlopowe wypłacane jest tylko w firmach, w których nie tworzy się ZFŚS. Dlatego można się spotkać ze stwierdzeniem, że świadczenie urlopowe jest charakterystyczne dla małych pracodawców, tj. takich, którzy ze względu na stan zatrudnienia nie muszą tworzyć ZFŚS.

Albo ZFŚS, albo świadczenie urlopowe

Ustawa o ZFŚS określa procedurę tworzenia i rezygnacji z ZFŚS oraz warunki wypłaty lub rezygnacji ze świadczenia urlopowego. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na stan zatrudnienia i nie mogą z niego zrezygnować (w przeciwieństwie do pracodawców spoza sfery budżetowej).

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (tzw. mali pracodawcy), mają możliwość wyboru między świadczeniem urlopowym a Funduszem. Mogą oni tworzyć ZFŚS bądź mogą wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS). Mogą również całkowicie zrezygnować z tworzenia ZFŚS czy wypłaty świadczenia urlopowego, pod warunkiem że dopełnią formalności związanych z taką rezygnacją. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na 1 stycznia danego roku) nie mają takiego wyboru. Mogą jedynie zrezygnować z tworzenia Funduszu, w trybie określonym w art. 4 ust. 1-3 ustawy o ZFŚS. Wymaga on m.in. wprowadzenia zapisu o rezygnacji z ZFŚS do układu zbiorowego pracy lub, w razie jego braku, do regulaminu wynagradzania

Należy zasygnalizować, że wyjątkowo możliwe jest prowadzenie ZFŚS i wypłacanie świadczenia urlopowego - taka sytuacja występuje w szkołach publicznych, w odniesieniu do nauczycieli podlegających Karcie Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189 ze zm.). Przy czym świadczenie urlopowe dla nauczyciela, mimo zbieżności nazwy, różni się od świadczenia urlopowego przewidzianego w ustawie o ZFŚS. Jest przyznawane na warunkach określonych w Karcie Nauczyciela i wypłacane ze środków zgromadzonych w ramach odpisu na ZFŚS (w wysokości odpisu ustalanego na zasadach wynikających z Karty Nauczyciela).

Świadczenie dla etatowca na urlopie

Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS). Przepisy ustawy o ZFŚS przewidują więc tylko dwa warunki przyznania świadczenia urlopowego - posiadanie przez osobę uprawnioną statusu pracownika oraz skorzystanie przez niego z co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Przy czym, jak wynika z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS, chodzi tu o 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopowego wypoczynku, a nie o 14 dni urlopu udzielanego w dniach roboczych. Należy zauważyć, że świadczenie urlopowe przysługuje w tym roku kalendarzowym, w którym 14-dniowy urlop wypoczynkowy został wykorzystany, a nie tylko rozpoczęty czy udzielony. Oznacza to, że wykorzystanie tylko części 14-dniowego wypoczynku do końca roku nie da pracownikowi prawa do świadczenia urlopowego, nawet gdy łącznie z resztą urlopu wykorzystanego w nowym roku, urlop osiągnie wymaganą długość.

Świadczenie urlopowe wypłaca się nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Wysokość świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego dokonywanego na Fundusz, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (patrz tabela). W przypadku pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach oraz pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - wysokość świadczenia urlopowego ustala się w proporcji do wymiaru ich czasu pracy (przykład). Pracownicy młodociani mają prawo do pełnej wysokości świadczenia, bez względu na wymiar etatu (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

Ustawa o ZFŚS wyznacza maksymalną wysokość świadczenia urlopowego - pracodawca może więc określić w przepisach zakładowych niższą wysokość świadczenia.

Bez kryterium dochodowego i ochrony

Przyznanie dopłat do wypoczynku z ZFŚS musi uwzględniać tzw. kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Przywołany przepis stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Żeby ustalić tę sytuację, pracownicy zainteresowani dopłatami z ZFŚS mogą być zobowiązani do przedłożenia oświadczeń o uzyskiwanych dochodach. Żaden przepis ustawy o ZFŚS nie wymaga jednak, aby przy przyznawaniu i wypłacaniu świadczeń urlopowych uwzględniać sytuację socjalną danego pracownika. Z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS wynika, że jedynym wymogiem przyznania pracownikowi świadczenia urlopowego jest skorzystanie przez niego z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie urlopowe wypłacane jest w równej wysokości wszystkim uprawnionym pracownikom, bez względu na ich sytuację życiową, rodzinną i materialną. Ewentualne żądanie ze strony pracodawcy, aby uprawnieni pracownicy przedkładali oświadczenia o dochodach dla potrzeb przyznania świadczenia urlopowego jest więc całkowicie bezzasadne.

W przypadku zajęcia wynagrodzenia za pracę przez komornika lub inny uprawniony organ, pracodawca jest zobowiązany do dokonywania potrąceń z tego wynagrodzenia, stosując art. 87-91 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917). Przewidują one ochronę wynagrodzenia pracownika przed nadmiernymi potrąceniami, poprzez ustalenie kwoty wolnej i górnej granicy potrąceń. Dla potrzeb stosowania tych przepisów pojęcie wynagrodzenia za pracę interpretowane jest szeroko, jednak nawet w takim ujęciu nie można do niego zaliczyć świadczenia urlopowego. W związku z tym podlega ono zajęciu na zasadach określonych wyłącznie w Kodeksie postępowania cywilnego (nawet do pełnej wysokości), pod warunkiem że zajęcie będzie obejmowało swoim zakresem również inne wierzytelności, a nie tylko wynagrodzenie za pracę.

Rezygnacja ze świadczenia urlopowego

Pracodawcy spoza sfery budżetowej o stanie zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (chyba że w sytuacji wskazanej w art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa). Jeżeli jednak nie chcą prowadzić jednej lub obu form działalności socjalnej (np. nie chcą tworzyć ZFŚS i nie chcą wypłacać świadczenia urlopowego) muszą z niej/z nich formalnie zrezygnować, w trybie określonym w ustawie o ZFŚS. Jest on zróżnicowany w zależności od stanu zatrudnienia w zakładzie. Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku:

• mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo (pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym są zobowiązani do tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania) - wprowadzają zapis o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego do układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania,
   
• poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie poniżej 50 pracowników liczonych osobowo (tacy pracodawcy nie są zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania) - rezygnują z tworzenia ZFŚS i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego w informacji przekazywanej pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie. W takim przypadku rezygnacja dotyczy tylko tego roku, w którym została dokonana.

W obu przypadkach rezygnacja z tworzenia ZFŚS i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową lub, w razie jej braku, z przedstawicielem załogi wybranym w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Brak zgody przedstawiciela strony pracowniczej uniemożliwia dokonanie rezygnacji.

Wzór informacji o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.)