Zasady wypełniania świadectwa pracy w zakresie urlopów

Pracodawca w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Zamieszcza się w nim m.in. dane o wykorzystanych przez pracownika różnego rodzaju urlopach. Informacje te podaje się głównie pod kątem przyszłego pracodawcy, w celu prawidłowego ustalenia przez niego wymiaru urlopu wypoczynkowego lub w celu zapobieżenia bezprawnego wykorzystania uprawnień.

Urlop wypoczynkowy i bezpłatny

Ustanie stosunku pracy wiąże się z koniecznością wydania pracownikowi świadectwa pracy. Sposób jego wypełnienia wynika z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1016). Zamieszczono w nim wzór świadectwa pracy, przy wypełnianiu którego można kierować się wskazówkami zawartymi w wyjaśnieniu zamieszczonym na końcu formularza świadectwa.

W świadectwie pracy wykazuje się m.in. dane o wykorzystanym przez pracownika urlopie wypoczynkowym. Ponieważ celem podania tych danych jest prawidłowe ustalenie przez przyszłego pracodawcę wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi - w razie podjęcia przez niego nowego zatrudnienia w roku rozwiązania stosunku pracy - w świadectwie wykazuje się tylko dane o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie.

Urlop wypoczynkowy wykazuje się w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy. Pracodawca w tym fragmencie świadectwa podaje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Przy czym dni niewykorzystanego urlopu opłacone ekwiwalentem traktuje się - przy wypełnianiu świadectwa pracy - tak jak dni urlopu wykorzystanego w naturze. Odrębnie podaje się natomiast liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego na podstawie art. 167² K.p., tzw. urlopu na żądanie.

Jeżeli pracownik w trakcie zatrudnienia wykorzystał urlop dodatkowy z tytułu niepełnosprawności, wówczas fakt ten wykazuje się w ust. 6 pkt 15 świadectwa pracy, odrębnie od kodeksowego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca podaje w tym ustępie dane o wykorzystanym przez pracownika urlopie dodatkowym, obejmujące liczbę wykorzystanych dni i godzin urlopu.

Warto nadmienić, że w świadectwie pracy wykazuje się również fakt wykorzystania urlopu bezpłatnego (w ust. 6 pkt 4 świadectwa) z podaniem podstawy prawnej jego udzielenia. Ten punkt świadectwa pracy dotyczy nie tylko typowego urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 K.p., ale także urlopów bezpłatnych udzielanych na innej podstawie prawnej, np. urlopu bezpłatnego udzielonego w związku z odbywaniem przez pracownika ćwiczeń wojskowych.

Urlop opiekuńczy i z tytułu rodzicielstwa

W świadectwie pracy należy wykazać fakt korzystania przez pracownika z urlopów związanych z rodzicielstwem. W ust. 6 pkt 5 świadectwa pracy pracodawca podaje wymiar wykorzystanego urlopu ojcowskiego (z wyszczególnieniem części urlopu, jeżeli został na nie podzielony). Natomiast urlop rodzicielski odnotowuje się w ust. 6 pkt 6 świadectwa pracy, z tym że pracodawca jest zobowiązany podać dane o wykorzystaniu tego urlopu (podobnie jak urlopu ojcowskiego) tylko wtedy, gdy pracownik, ze względu na wiek dziecka, mógłby skorzystać z tego urlopu w kolejnym stosunku pracy. Z urlopu rodzicielskiego można skorzystać do upływu roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia.

Pracownicy mogą korzystać z urlopu opiekuńczego uregulowanego w art. 173¹ K.p., w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym. Informację o wykorzystaniu tego urlopu w roku ustania zatrudnienia zamieszcza się w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy. Należy go wypełnić zarówno w przypadku, gdy pracownik wykorzystał część z rocznego wymiaru urlopu, jak i gdy skorzystał z niego w maksymalnym wymiarze.

Urlop macierzyński nie jest odrębnie wykazywany w świadectwie pracy - dla potrzeb sporządzenia świadectwa jest traktowany na równi z okresem pracy.

Informacja o urlopie wychowawczym - wykazywanym w ust. 6 pkt 7 świadectwa pracy - zawiera, obok podstawy prawnej udzielenia urlopu wychowawczego oraz jego wymiaru, również okres/okresy wykorzystania urlopu oraz liczbę jego części. Należy zasygnalizować, że w niektórych przypadkach może być konieczne wykazanie ww. urlopu w ust. 6 pkt 16 jako okresu nieskładkowego. Dotyczy to urlopów wychowawczych przypadających przed 1 stycznia 1999 r.

Przykład wypełnienia świadectwa pracy w zakresie wykorzystania urlopu rodzicielskiego

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)