Składanie, rozpatrywanie i przechowywanie wniosków pracowniczych

Niektóre uprawnienia pracownicze, w tym większość uprawnień z tytułu rodzicielstwa i niektóre uprawnienia z zakresu czasu pracy, mają charakter wnioskowy. Aby zatem z nich skorzystać, zainteresowany pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek, co wiąże się z dopełnieniem określonych wymogów formalnych. Wniosek pracownika może być wiążący lub niewiążący dla pracodawcy. Po jego otrzymaniu pracodawca jest zobowiązany przechowywać go w odpowiedniej części dokumentacji pracowniczej.

Wnioski o urlop z tytułu rodzicielstwa

Pracownikowi zatrudnionemu w ramach stosunku pracy przysługuje szereg uprawnień z tytułu rodzicielstwa. Należą do nich głównie urlopy przyznawane w związku z urodzeniem i wychowywaniem dziecka, tj. urlop macierzyński (na prawach urlopu macierzyńskiego), rodzicielski, ojcowski i wychowawczy. Wszystkie te urlopy (oprócz urlopu macierzyńskiego, jeżeli rozpoczyna się od dnia porodu) udzielane są na pisemny wniosek pracownika.

Wnioski o przyznanie wskazanych powyżej urlopów mają charakter wiążący dla pracodawcy. Pracodawca nie ma więc możliwości odrzucenia wniosku, jednak pod warunkiem, że spełnia on wymogi formalne, do których należy m.in. wymóg zachowania terminu na wniesienie wniosku. Dla dużej grupy uprawnień z tytułu rodzicielstwa jest on taki sam, tj. wynosi 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z danego uprawnienia. W takim terminie należy wnieść wniosek o udzielenie:

• bezpośrednio po urlopie macierzyńskim urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze - z tą modyfikacją, że w tym przypadku pracownica jest zobowiązana złożyć wniosek w ciągu 21 dni po porodzie (art. 179¹ § 1 K.p.),
• bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze (art. 182⁴ K.p.),
• urlopu rodzicielskiego w całości lub w części (art. 182^1d K.p.),
• bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego w całości lub w części (art. 183 § 4 K.p.),
• urlopu wychowawczego lub jego części (art. 186 § 7 K.p.).

Krótszy termin na złożenie wniosku obowiązuje w przypadku udzielenia urlopu ojcowskiego w całości lub w części. Pracownik - ojciec dziecka musi go bowiem złożyć w ciągu 7 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu (art. 182³ § 2 K.p.).

Rezygnacja z urlopu na wniosek

Wykorzystywanie urlopów z tytułu rodzicielstwa z założenia ma elastyczny charakter, czemu służy prawo do rezygnacji z danego urlopu i przekazania go (bądź nie) drugiemu rodzicowi. Zarówno rezygnacja/przejęcie urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego odbywa się na pisemny wniosek zainteresowanego pracownika. Termin na jego złożenie zależy m.in. od rodzaju urlopu i wynosi:

• 7 dni przed planowanym podjęciem pracy - w przypadku rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego przez pracownicę po wykorzystaniu 14 lub 8 tygodni tego urlopu po porodzie (art. 180 § 8 K.p.),
• 14 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu macierzyńskiego - w przypadku przejęcia części urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka (pracownika - innego najbliższego członka rodziny) po rezygnacji z niego przez matkę dziecka (art. 180 § 9 K.p.),
• 21 dni - w przypadku rezygnacji przez pracownicę z całości lub z części urlopu rodzicielskiego udzielonego na wniosek złożony w ciągu 21 dni po porodzie (art. 179¹ § 4 K.p.),
• 21 dni - w przypadku przejęcia przez drugiego rodzica urlopu rodzicielskiego udzielonego na wniosek złożony w ciągu 21 dni po porodzie, po rezygnacji z niego przez matkę dziecka.

W odniesieniu do urlopu rodzicielskiego udzielonego na podstawie art. 182^1d K.p., tj. w tzw. trybie z dołu, pracownik ma prawo w każdym czasie zrezygnować z takiego urlopu, jednak za zgodą pracodawcy. Kodeks pracy nie wspomina o konieczności złożenia wniosku (oświadczenia) w takiej sytuacji, niemniej wydaje się to konieczne. Jeżeli chodzi o urlop wychowawczy, to rezygnacja z niego może nastąpić w każdym czasie za zgodą pracodawcy, a bez takiej zgody - co najmniej na 30 dni przed planowanym powrotem do pracy (art. 186³ K.p.).

Wzory wniosków o udzielenie uprawnień związanych z rodzicielstwem są dostępne w serwisie druki.gofin.pl.

Praca na urlopie i inne uprawnienia

Pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego lub wychowawczego z pracą. W pierwszym przypadku Kodeks pracy wymaga złożenia pisemnego wniosku w tej sprawie w terminie 21 dni przed zamierzonym podjęciem pracy (art. 182^1e § 2 K.p.). Tryb podjęcia pracy na urlopie wychowawczym nie jest uregulowany (art. 186² K.p.). Jednak również w tym przypadku złożenie wniosku przez pracownika (jeżeli praca ma być wykonywana u macierzystego pracodawcy) wydaje się zasadne.

Z innych uprawnień o charakterze wnioskowym, związanych z rodzicielstwem, można wymienić prawo do:

• zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w celu opieki nad dzieckiem do lat 14 (art. 188 K.p.),
• przerw w pracy na karmienie dziecka piersią (art. 187 K.p.),
• pracy w obniżonym wymiarze w okresie, w którym pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego (art. 186⁷ K.p.),
• złożenia przez pracownika - rodzica dziecka z niepełnosprawnościami (również w fazie prenatalnej) wniosku o wykonywanie pracy w systemie przerywanego czasu pracy lub ruchomego/indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142¹ K.p.).

W przypadku ostatniego z wyżej wymienionych wniosków pracodawca może odmówić jego uwzględnienia, jeżeli jest to uzasadnione organizacją lub rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika. Konkretny termin na złożenie wniosku jest tu przewidziany tylko w jednym przypadku, tj. w razie chęci podjęcia pracy w obniżonym wymiarze w okresie, w którym pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego. Wniosek o skorzystanie z tego uprawnienia musi być złożony co najmniej 21 dni przed podjęciem takiej pracy.

Należy nadmienić, że treść wniosków o urlopy z tytułu rodzicielstwa i w sprawie łączenia pracy z takimi urlopami uregulowana jest w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem (...) (Dz. U. z 2015 r. poz. 2243).

Systemy i rozkłady na wniosek pracownika

Organizacja procesu pracy w danym zakładzie należy do uprawnień władczych pracodawcy, jednak niektóre rozkłady i systemy czasu pracy mogą być stosowane na wniosek pracownika. Dotyczy to wprowadzenia:

• ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 150 § 5 K.p.),
• indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 K.p.),
• systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
• systemu pracy weekendowej (art. 144 K.p.),
• systemu przerywanego czasu pracy oraz ruchomego/indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowanego na wniosek rodzica, o którym mowa w art. 142¹ K.p.

Wnioski o wskazane wyżej uprawnienia nie są wiążące dla pracodawcy, z wyjątkiem wniosku od pracownika, o którym mowa w art. 142¹ K.p., który co do zasady powinien być uwzględniony. Należy nadmienić, że pracownik może również złożyć wniosek (niewiążący dla pracodawcy) o udzielenie mu czasu wolnego za pracę w nadgodzinach (art. 151² § 1 K.p.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)