Wykorzystywanie zwolnienia od pracy na dziecko w wieku do 14 lat w praktyce kadrowej

Pracownik zatrudniony na część etatu wystąpił o 45 minut wolnego na dziecko w wieku do 14 lat w dniu, w którym miał zaplanowane tyle samo minut pracy. Jak go udzielić, na dni czy godziny? Czy w tym drugim przypadku zarejestrować wolne na całą godzinę zegarową?

Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 § 1 K.p.). W razie zatrudnienia na część etatu, uprawnienie udzielane na godziny podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu, a wynikającą z przeliczenia niepełną godzinę zaokrągla się w górę, do pełnej godziny.

Taki sam wymiar przysługuje osobom objętym obniżonymi normami, np. niepełnosprawnym, "białemu" personelowi podmiotu leczniczego (por. stanowisko resortu pracy, udostępnione naszemu Wydawnictwu 8 listopada 2016 r.).

Pracownik jest zatrudniony w wymiarze 1/2 etatu. Korzysta on z uprawnienia do wolnego na dziecko w wieku do 14 lat. Z tego tytułu w bieżącym roku może wykorzystać 2 dni zwolnienia od pracy, a gdyby wykorzystywał je na godziny - 8 godzin (16 godz. x 1/2 etatu).

Przepis nie narzuca treści wniosku, a system lub rozkład czasu pracy nie determinuje sposobu wykorzystywania zwolnienia (pracownik może wybrać wersję dla siebie najkorzystniejszą). Omawiane zwolnienie nie jest "przerwą w pracy", co by wskazywało, że powinno przypadać na część dnia roboczego, ale "zwolnieniem od pracy". Jeśli pracownik wykorzystuje to uprawnienie na godziny, a posiadana przez niego pula na to pozwala, pracodawca nie powinien odrzucać wniosku o zwolnienie w wymiarze godzinowym obejmujące cały dzień.

Wniosek o zwolnienie na dziecko w wieku do 14 lat dostępny jest w serwisie  www.druki.gofin.pl

Rozliczania i ewidencjonowania omawianego uprawnienia należy dokonywać stosownie do pierwszego wniosku o zwolnienie w danym roku kalendarzowym. Decyzja ta jest wiążąca przez cały rok, co oznacza, że pracownik do końca tego roku nie może jej zmienić. Wykorzystanie niepełnej godziny zegarowej pomniejsza pulę zwolnienia o tę część (ułamek). Jeżeli wniosek pracownika jest niejednoznaczny, pracodawca może zalecić jego uściślenie.

Pracownik z poprzedniego przykładu w pierwszym w tym roku wniosku o zwolnienie na dziecko w wieku do 14 lat wystąpił o pół godziny wolnego. Należy uznać, że przewidział na ten rok godzinowe wykorzystywanie uprawnienia. Z jego puli (8 godz.) pracodawca powinien odjąć 0,5 godziny i w tym wymiarze zarejestrować zwolnienie od pracy w odpowiedniej pozycji ewidencji czasu pracy.

Pracownik zatrudniony na 1/16 etatu korzysta z uprawnienia do wolnego na dziecko w wieku do 14 lat. Z tego tytułu w bieżącym roku może wykorzystać 2 dni zwolnienia od pracy, a gdyby wykorzystywał je na godziny - 1 godzinę (16 godz. x 1/16 etatu).

Na początku maja br. wystąpił on z wnioskiem o zwolnienie na dzień wskazując datę, w którym zaplanowane miał 45 minut pracy. Jeśli był to pierwszy wniosek w tym roku, to bez względu ile roboczogodzin zaplanowano, należy uznać, iż pracownik będzie wykorzystywał uprawnienie w dniach. Z puli zwolnienia należy odjąć 1 dzień, a w ewidencji odnotować zwolnienie przez 45 minut. Pracownik będzie mógł wykorzystać jeszcze jeden cały dzień zwolnienia od pracy, niezależnie od liczby zaplanowanych roboczogodzin.

Gdyby pracownik we wniosku wniósł: "o udzielenie 45 minut zwolnienia w dniu.....", to językowe brzmienie prowadziłoby do wniosku, że jest to deklaracja godzinowego wykorzystywania uprawnienia. Jednak mając na uwadze rozkład pracy, istniałaby niepewność co do sposobu rozumienia wniosku. Ten wariant byłby dla pracownika niekorzystny (z 1 godziny uprawnienia, która wynika z proporcji do wielkości etatu, pracownikowi pozostałoby tylko 15 minut). Warto byłoby zobowiązać zainteresowanego do uściślenia wniosku.