Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  VAT i akcyza  »   Rozliczanie zaliczek w VAT w obrocie krajowym
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Rozliczanie zaliczek w VAT w obrocie krajowym

Gazeta Podatkowa nr 30 (1905) z dnia 14.04.2022
Małgorzata Smolnik

W praktyce podmioty gospodarcze niejednokrotnie wpłacają zaliczki przed zakupem towarów bądź usług. Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług, co do zasady, powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Od tej zasady istnieją pewne wyjątki.

Zasady powstawania obowiązku podatkowego

Obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje generalnie z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Reguła ta została określona w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.

Istnieje grupa czynności, w przypadku których wpłata zaliczki przed dokonaniem dostawy towaru czy wykonaniem usługi nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT. Są to czynności wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli:

  • dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • usługi telekomunikacyjne,
  • usługi wymienione w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
  • usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze,
  • usługi ochrony osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • usługi stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

W powyższych przypadkach fakt otrzymania zaliczki nie spowoduje konieczności jej opodatkowania (niezależnie od tego, w jakiej wysokości zaliczka została wpłacona). Wyjątek dotyczy wymienionych wcześniej usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług.

Ponadto obowiązku podatkowego nie spowoduje również otrzymanie całości lub części zapłaty (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty) z tytułu dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Ustawodawca w przepisach o VAT nie zdefiniował pojęcia zaliczki. Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 1 lutego 2022 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.954.2021.1.OS, wyjaśnił, że aby zapłatę na poczet przyszłych należności uznać za zaliczkę, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

  • zapłata musi zostać dokonana na poczet konkretnej transakcji, tj. przyszłe świadczenie powinno być określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (powinny być określone cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź usługi),
  • konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności należy móc określić miejsce świadczenia i stawkę opodatkowania,
  • w momencie dokonania zaliczki strony nie mają intencji zmiany świadczenia w przyszłości.

Inaczej mówiąc, otrzymanie zaliczki dotyczącej konkretnej dostawy towaru lub konkretnej usługi wiąże się generalnie z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT u podatnika otrzymującego wpłatę - w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Jeśli natomiast otrzymana wpłata ma charakter "nieskonkretyzowany", to jej otrzymanie jest neutralne podatkowo, tj. nie skutkuje obowiązkiem wykazania VAT należnego.

Dokumentowanie zaliczki

Otrzymaną wpłatę, będącą zaliczką, opodatkowuje się stawką właściwą dla towaru/usługi, których zaliczka dotyczy i dokumentuje fakturą. Należy ją sporządzić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Fakturę zaliczkową można również wystawić przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed tym terminem (przykład 1). Kwestie te reguluje art. 106i ust. 2 i ust. 7 ustawy o VAT.

Należy wskazać, że gdy kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i podatnik otrzyma całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, wówczas fakturę zaliczkową podatnik wystawia wyłącznie na żądanie tej osoby. Jest tak pod warunkiem, że żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.


Wzory faktur, w tym faktur zaliczkowych, dostępne są w serwisie druki.gofin.pl.


Co do zasady, faktura dokumentująca otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży - stosownie do art. 106f ust. 1 ustawy o VAT - powinna zawierać:

1) dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT (m.in. datę wystawienia faktury, jej numer, imiona i nazwiska osób lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy),

2) otrzymaną kwotę zapłaty,

3) kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

KP = ZB × SP
100 + SP

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,

SP - oznacza stawkę podatku,

4) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

W sytuacji gdy faktura zaliczkowa (bądź kilka faktur zaliczkowych) nie obejmuje całej należności, jaka ma zostać zapłacona przez nabywcę, to dostawca/usługodawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę końcową. W myśl bowiem art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Należy wskazać, że podatnik, co do zasady, nie powinien wystawiać faktury końcowej w przypadku otrzymania i udokumentowania otrzymanych wcześniej zaliczek obejmujących całą zapłatę za usługę. Przy czym obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają w takich sytuacjach wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym transakcję i z których wynikać będzie, że należność w całości została uregulowana. Taki pogląd potwierdził także Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM.

Zaliczka i sprzedaż w tym samym okresie rozliczeniowym

W praktyce zdarza się, że otrzymanie zaliczki i sprzedaż towaru bądź usługi następuje w jednym okresie rozliczeniowym. Stosownie do art. 19a ust. 1 i ust. 8 ustawy o VAT, w przypadku gdy otrzymana zaliczka na poczet dostawy towarów oraz realizacja dostawy mają miejsce w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym), obowiązek podatkowy (i obowiązek udokumentowania zdarzenia, o którym mowa w art. 106i i art. 106f ustawy o VAT) zarówno dla zaliczki, jak i dostawy towarów, powstają w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym). W takich sytuacjach dopuszcza się możliwość rezygnacji z wystawienia faktury zaliczkowej i sporządzenia od razu faktury końcowej dokumentującej całą transakcję (przykład 2).

Takie rozwiązanie znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 14 lutego 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.1016.2021.1.KO. Zdaniem organu podatkowego, jeżeli obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki i dokonania dostawy towarów powstaje w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu), podatnik może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej. W takim przypadku właściwe jest dokumentowanie transakcji poprzez wystawienie jednego dokumentu - faktury rozliczeniowej, której treść będzie poszerzona o dane wskazane w art. 106f ustawy o VAT, tj.: kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki.

Warto nadmienić, że w ramach pakietu uproszczeń w zakresie VAT (SLIM VAT 3) zaproponowano wprowadzenie przepisów, na podstawie których nie będzie obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu zaliczki w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do czynności, na poczet których tę zapłatę otrzymał. Nowe regulacje w zakresie uproszczenia obowiązków dokumentacyjnych podatników w tym zakresie mają wejść w życie w ostatnim kwartale 2022 r.

Otrzymanie zaliczki w okresie zawieszenia

Zdarza się, że podatnicy zawieszają działalność gospodarczą na jakiś czas, na podstawie przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców i w tym czasie otrzymują zaliczki na poczet transakcji dokonywanych po odwieszeniu działalności. Ich wątpliwości budzi sposób rozliczenia otrzymanych zaliczek.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2020 r., nr 0112-KDIL3.4012.607.2020.1.JK, stwierdził, że zawieszenie działalności gospodarczej samo w sobie nie stanowi zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej przez podatnika. Podmiot, który zawiesza prowadzenie działalności na pewien czas, nadal pozostaje podatnikiem, z tym że w okresie zawieszenia nie prowadzi aktywnej działalności. Zdaniem organu zgłoszenie zawieszenia działalności gospodarczej nie oznacza ustania bytu przedsiębiorcy, a jedynie przerwę w wykonywaniu działalności.

Organ wyjaśnił, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli przed wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. W opinii Dyrektora KIS podatnik, który w czasie zawieszenia działalności gospodarczej będzie przyjmował zaliczki, będzie zobowiązany do rozliczania VAT z tego tytułu.

Trzeba wyjaśnić, że w sprawie rozpatrywanej przez organ spółka będąca podatnikiem VAT prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie krótkotrwałego wynajmu pokoi turystom w sezonie letnim. Z uwagi na sezonowy charakter działalności, a także brak innych źródeł zarobkowania wspólnicy spółki zamierzali dokonać jej zawieszenia na okres co najmniej 6 miesięcy. Jednocześnie w czasie zawieszenia spółka będzie dokonywać rezerwacji miejsc noclegowych na nowy sezon. W celu potwierdzenia rezerwacji spółka będzie przyjmować od klientów zaliczki. Dyrektor KIS stwierdził, że pomimo zawieszonej działalności gospodarczej spółka będzie zobowiązana do złożenia deklaracji za okresy, w których otrzymała wpłaty zaliczek, a także do odprowadzenia należnego podatku od wpłaconych kwot przez rezerwujących miejsca noclegowe.

Przykład 1

Podatnik w dniu 31 marca 2022 r. wystawił fakturę zaliczkową. Zaliczkę na poczet dostawy towarów otrzymał na rachunek bankowy w dniu 10 kwietnia 2022 r. Fakturę dokumentującą otrzymanie zaliczki podatnik powinien wystawić do dnia 15 maja 2022 r. Nie było przeszkód do wystawienia faktury przed faktycznym otrzymaniem zaliczki (tj. w dniu 31 marca 2022 r.).

Niezależnie od terminu wystawienia faktury obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki powstał w kwietniu 2022 r., tj. z chwilą jej wpływu na rachunek bankowy.


Przykład 2

W dniu 1 kwietnia 2022 r. podatnik VAT otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów. Towar sprzedał kontrahentowi w dniu 12 kwietnia 2022 r. Obowiązek podatkowy z tytułu zaliczki i dokonania dostawy towarów powstał w tym samym okresie rozliczeniowym, tj. w kwietniu 2022 r. Dlatego podatnik może udokumentować tę transakcję jedną fakturą. Faktura taka powinna zostać wystawiona do 15 maja 2022 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.)

VAT i akcyza - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.