Certyfikat rezydencji może być elektroniczny - interpretacja indywidualna organu podatkowego

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.527.2021.2.AK.

Spółka z o.o., w związku z zakupem od zagranicznego kontrahenta usług związanych z reklamą, może być zobowiązana do obliczenia, pobrania i wpłacenia zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych (art. 26 ust. 1 updop). Posiada certyfikat rezydencji tego kontrahenta, który został sporządzony w wersji elektronicznej (format PDF) oraz przesłany do niej z wykorzystaniem poczty e-mail. Certyfikat ten sporządzony jest w języku angielskim. Wystawiony został przez irlandzki urząd skarbowy, w sposób dopuszczalny przez to państwo, zgodnie z przepisami, w formie elektronicznej, tj. w formacie PDF. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej (poczta e-mail), urząd skarbowy przesłał ten certyfikat do kontrahenta, który e-mailem przesłał go spółce.

Spółka miała wątpliwość, czy w okolicznościach przedstawionych w opisie stanu faktycznego certyfikaty rezydencji otrzymane w formie elektronicznej i w sposób opisany przez nią, można uznać za certyfikaty rezydencji wskazane w art. 4a pkt 12 w związku z art. 26 ust. 1 updop? Jej zdaniem certyfikaty rezydencji otrzymane w formie elektronicznej oraz w sposób opisany wcześniej, należy uznać za certyfikaty rezydencji, o których mowa w tych przepisach.

Organ podatkowy w wydanej interpretacji indywidualnej stwierdził, że stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe. Zauważył, że w myśl art. 4a pkt 12 updop, ilekroć w ustawie jest mowa o certyfikacie rezydencji, oznacza to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Wydając takie zaświadczenie, właściwy organ potwierdza, że - na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony - stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Certyfikat może zatem dotyczyć wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych. Przypomniał, że certyfikat rezydencji stanowi dokument, w oparciu o który możliwe jest ustalenie, czy od należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 updop, dokonywanych na rzecz danego podatnika, powinien zostać pobrany przez płatnika podatek, a jeśli tak, jaka stawka podatku (tj. wynikająca z przepisów ustawy o CIT, czy postanowień stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) powinna zostać zastosowana.

Płatnik, na którym spoczywa obowiązek potrącenia w prawidłowej wysokości podatku od dochodu osiąganego przez nierezydenta, powinien żądać od podatnika co do zasady dokumentu (tj. certyfikatu rezydencji) oryginalnego. Niemniej jednak stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jednocześnie w myśl art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Jeżeli zatem zgodnie z prawem danego państwa, istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o miejscu siedziby dla celów podatkowych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, obie formy są wydawane przez właściwy organ podatkowy danego państwa i mają status równorzędny w świetle prawa tego państwa, to płatnik będzie upoważniony do uznania takiego certyfikatu rezydencji w którejkolwiek z tych form. Taki certyfikat rezydencji w formie elektronicznej będzie zatem podstawą dla płatnika do zastosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Powołany organ wyjaśnił, że: "Biorąc pod uwagę, że przepisy (art. 4a pkt 12 ustawy o CIT w zw. z art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej) wykluczają możliwość potwierdzania rezydencji podatkowej w innej formie niż urzędowy dokument wystawiony przez właściwe organy drugiego państwa, jego kopia (np. kserokopia, faks, skan, fotografia, kopia elektroniczna w formie plików »pdf«, »jpg«, »png«) nie może rodzić wątpliwości co do zachowania w niej integralności oryginału. Takie obawy - zdaniem organu - nie dotyczą oryginalnych dokumentów papierowych (lub ich kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez uprawnione podmioty), dokumentów elektronicznych sporządzonych przez właściwe władze podatkowe (opatrzonych podpisem elektronicznym) i przekazanych podatnikom lub opublikowanych na oficjalnych stronach internetowych tych władz. W pozostałych przypadkach tj. pobrania pliku elektronicznego (sformatowanego w postaci »pdf«, »jpg«, »png«) ze strony podatnika (beneficjanta płatności) lub ze strony internetowej przez niego wskazanej, nie można wykluczyć ryzyka korzystania z danych, których oryginalna treść (także forma i format) została zmodyfikowana".

Od redakcji

Zgodnie z art. 26 ust. 1n updop (w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.), miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Możliwość ta dotyczy wszystkich rodzajów transakcji, niezależnie od kwoty wypłacanych należności.

Przypominamy, że od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2021 r. na podstawie art. 41 ust. 9e updof i art. 26 ust. 1n updop (w brzmieniu obowiązującym w tym czasie), w przypadku przychodów z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze, miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych mogło zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli kwota wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu należności nie przekraczała 10.000 zł w roku kalendarzowym, a informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budziły uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Natomiast przed rokiem 2019 organy podatkowe w Polsce uznawały jedynie oryginały certyfikatów rezydencji lub kopie dokumentów, poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza.