Odwołanie pracownika z urlopu w rozliczeniach podatkowych

W praktyce mogą wystąpić okoliczności, w których pracodawca odwołuje pracownika z urlopu. Wówczas przepisy prawa pracy nakładają na niego określone obowiązki. Pracodawca również z własnej inicjatywy może zrekompensować pracownikowi przerwanie urlopu. Jak taka sytuacja wpływa na rozliczenia podatkowe zarówno pracownika, jak i pracodawcy?

Odwołanie z urlopu według prawa pracy

Uprawnienie pracodawcy do odwołania pracownika z urlopu przewiduje art. 167 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040). Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko, gdy:

• wystąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania przez niego urlopu (np. konieczność zrealizowania nieplanowanego, terminowego zamówienia, awaria, choroba),
   
• obecność pracownika w zakładzie jest niezbędna.

Ustawodawca w regulacjach kodeksowych nie określił dla odwołania pracownika z urlopu żadnej szczególnej formy. To oznacza, że wezwanie pracownika do powrotu z urlopu może nastąpić za pomocą każdego środka łączności, np. telefonicznie albo elektronicznie.

Gdy pracodawca odwołuje pracownika z urlopu wypoczynkowego, musi liczyć się z konsekwencjami związanymi z takim zdarzeniem. Zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu pracy jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. W praktyce pracownikowi odwołanemu z urlopu przysługuje od pracodawcy zwrot udokumentowanych (m.in. fakturami, rachunkami, biletami itp.) kosztów:

• pobytu w hotelu - w wysokości proporcjonalnej do niewykorzystanej części urlopu,
   
• wykupionej wcześniej wycieczki, z której pracownik nie skorzystał, w związku z odwołaniem z urlopu,
   
• opłaconych wcześniej i zaplanowanych do odbycia podczas urlopu imprez kulturalnych (np. koncertów), biletów wstępu do muzeów, teatrów, parków rozrywki itp.,
   
• podróży powrotnej do miejsca zamieszkania (lub zakładu pracy), np. koszty biletów lotniczych, jazdy samochodem, pociągiem, taksówką, jak również koszty noclegów w drodze powrotnej.

Z kolei do kosztów, których pracodawca nie musi zwracać (ale może) z uwagi na to, że nie wykazują bezpośredniego związku z faktem odwołania pracownika z urlopu, zalicza się np. koszty zakupu odzieży, różnego rodzaju sprzętu sportowego i turystycznego.

Przychód pracownika

Przepisy ustawy o pdof nie zaliczają wprost do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, kwot wypłacanych pracownikom tytułem zwrotu kosztów związanych z odwołaniem z urlopu. Aby stwierdzić czy takie kwoty stanowią dla pracownika przychód, należy odwołać się do ogólnej definicji przychodu określonej w art. 11 ust. 1 ustawy o pdof. W myśl tego przepisu za przychody (z wyjątkami niedotyczącymi omawianego zagadnienia) uważa się otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przy czym przyjmuje się, że o przychodzie można mówić, gdy otrzymanie pieniędzy, wartości pieniężnych czy pewnych świadczeń skutkuje uzyskaniem przysporzenia majątkowego.

Zatem jeśli pracodawca dokona zwrotu pracownikowi kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem go z urlopu, to otrzymanie takiej kwoty nie powoduje u pracownika powstania przychodu ze stosunku pracy. W takim przypadku pracownik nie uzyskuje przysporzenia majątkowego, ponieważ pracodawca zwraca mu jedynie poniesione wcześniej wydatki.

Odmiennie należy potraktować kwoty otrzymane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów, które nie były bezpośrednio związane z odwołaniem z urlopu wypoczynkowego (np. koszt zakupionej odzieży sportowej, sprzętu sportowego) czy wypłatę rekompensaty za przerwanie urlopu. Ich wartość stanowi dla pracownika opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Ponadto otrzymany zwrot tego typu wydatków podlega oskładkowaniu.

Koszty pracodawcy

Jeżeli w firmie wystąpią okoliczności, z powodu których pracodawca musi odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, to kwoty wypłacone pracownikowi na podstawie art. 167 § 2 Kodeksu pracy należy uznać za celowe i gospodarczo uzasadnione oraz poniesione w celu osiągnięcia przez pracodawcę przychodów. Pracodawca odwołując pracownika z urlopu z ważnych przyczyn związanych z funkcjonowaniem firmy podejmuje taką decyzję, oczekując od niego świadczenia pracy, która może mieć wpływ na uzyskanie lub zwiększenie przychodów z działalności gospodarczej. Obowiązkowy zwrot wydatków nałożony na pracodawcę przepisami prawa pracy należy zakwalifikować do kosztów pracowniczych, które podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych.

Trzeba jednak zaznaczyć, że pracodawca nie ma możliwości zaliczenia do kosztów zwróconych pracownikowi kosztów innych niż bezpośrednio związane z przerwaniem przez niego urlopu. Chodzi tu o pokryte z własnej inicjatywy pracodawcy wskazane wcześniej wydatki pracownika na zakup np. sprzętu i odzieży sportowej oraz wypłaconą kwotę rekompensaty za przerwany urlop. Tego typu wydatki nie spełniają przesłanek do ujęcia ich w kosztach podatkowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865)