Wydatki na noclegi, wyżywienie i dowozy pracowników w kosztach podatkowych pracodawcy - interpretacja KIS

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 lutego 2020 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.503.2019.4.NL)

Stan faktyczny i stanowisko podatnika

W rozpatrywanej przez organ podatkowy sprawie spółka z o.o., prowadząca działalność gospodarczą, obejmującą m.in. wykonywanie prac budowlanych, zamierzała wysyłać pracowników (w tym obywateli innych krajów) do pracy w różnych lokalizacjach, także w znacznej odległości od siedziby spółki, w miejscu położenia budowy. W związku z tym spółka przewidywała, że będzie ponosiła m.in. wydatki na:

• dojazdy pracowników do miejsca pracy i z powrotem (tj. na przejazdy środkami komunikacji publicznej),
   
• zapewnienie noclegów pracownikom (poprzez udostępnienie kwater mieszkalnych lub ewentualnie zakup usług hotelowych),
   
• posiłki dla pracowników w formie dostawy gotowych dań lub w formie wypłat kwot określonych w odpowiednich przepisach prawa pracy.

Pracownicy zasadniczo odbywaliby podróż służbową, w niektórych przypadkach mieliby jednak wskazane w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy - budowy położone w różnych lokalizacjach.

Spółka zapytała organ podatkowy, czy wydatki na wspomniane wyżywienie, transport czy noclegi może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem spółki, odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. Istnieje bowiem, według spółki, związek pomiędzy tymi wydatkami a jej przychodami. Wydatki te są warunkiem prowadzenia działalności; bez ich poniesienia spółka nie miałaby pracowników, niezbędnych do realizowania prac. Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za prawidłowe.

Stanowisko Dyrektora KIS

Organ podatkowy wskazał, że aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki, tj. wydatek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione przez osoby inne niż podatnik),
   
• jest definitywny/rzeczywisty (tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona),
   
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
   
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
   
• został właściwie udokumentowany,
   
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Według organu podatkowego, prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowym udokumentowaniem. To na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, to on wywodzi bowiem skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Dyrektor KIS przywołał treść art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PDOP, na podstawie którego, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę),

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Jak wskazał organ podatkowy, powyższy przepis ogranicza ujmowanie w kosztach uzyskania przychodów jedynie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) lub w jazdach lokalnych. Nie ma on natomiast zastosowania do wydatków związanych z przejazdami pracowników środkami komunikacji publicznej, z zapewnieniem dojazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zamieszkania transportem publicznym. Wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych także na podstawie innych regulacji zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. To samo dotyczy wydatków ponoszonych w związku z zapewnieniem pracownikom noclegów (poprzez udostępnienie kwater mieszkalnych lub ewentualnie zakup usług hotelowych) oraz wyżywienia (m.in. poprzez dostawę gotowych posiłków).

W związku z powyższym, zdaniem Dyrektora KIS:

"(...) skoro wydatki, o których mowa we wniosku stanowią dla Wnioskodawcy warunek konieczny prowadzenia działalności, gdyż bez ich poniesienia nie miałby on pracowników (...) do realizowania prac, a jednocześnie wprost przyczyniają się do pozyskania przychodów oraz generowania zysku, to ww. wydatki mają związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością nakierowaną na osiąganie dochodów.

(...) należy stwierdzić, że wydatki związane z wykonywaniem obowiązków pracodawcy wynikających z umów o pracę (tj.: kosztów noclegu (w tym usługi hotelowej), cateringu, dojazdów na miejsce pracy oraz powrotu do domu), mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy (...). Pamiętać jednak należy, że w stosunku do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tego tytułu ograniczona będzie do wysokości wskazanej w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (...)"