Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  VAT i akcyza  »   Korygowanie błędów w dokumentowaniu transakcji w VAT
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Korygowanie błędów w dokumentowaniu transakcji w VAT

Gazeta Podatkowa nr 80 (1537) z dnia 4.10.2018
Małgorzata Smolnik

W przepisach w zakresie VAT sformułowane zostały zarówno zasady dokumentowania transakcji, jak również terminy wystawiania dokumentów dla potrzeb tego podatku oraz wskazane zostały elementy, jakie powinny zawierać określone dokumenty. Mimo stosownych regulacji podatnicy niejednokrotnie popełniają błędy w dokumentowaniu transakcji. Pojawiają się wówczas wątpliwości, w jaki sposób i w jakiej formie można je poprawić.

Faktura

Podatnik jest zasadniczo zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą dostawę towarów i świadczenie usług dla innego podatnika. Wynika to z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Obowiązku wystawiania faktur, co do zasady, nie ma na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli jednak nabywca w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca dokument taki musi wystawić. Przy czym zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli mediów, najmu itp.

Faktura, niezależnie od podmiotu, dla którego jest wystawiana, powinna być prawidłowa pod względem formalnym i odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji.

Faktury korygujące

Ujawniony w wystawionej czy otrzymanej fakturze błąd można i należy poprawić. Sposób eliminacji błędu zależy od jego wagi i okoliczności. W niektórych przypadkach, dotyczących zasadniczo drobnych błędów i pomyłek, wystarczające jest wystawienie noty korygującej. W sytuacji gdy uchybienia są poważniejsze, konieczne jest wystawienie faktury korygującej, o której mowa w art. 106j ustawy o VAT.

Wśród przyczyn wystawienia faktury korygującej wymienia się:

  • obniżkę ceny po dokonaniu sprzedaży,
     
  • zwrot podatnikowi towarów i opakowań,
     
  • zwrot nabywcy całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży,
     
  • podwyżkę ceny,
     
  • pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.


Przykładowe wzory faktur korygujących dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.


Istotne jest, że niezależnie od tego, czy przyczyną wystawienia faktury korygującej jest udzielenie rabatu, zwrot towarów i opakowań, podwyższenie ceny czy stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, to powinna ona zawierać informacje wymienione w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT (patrz ramka).

Dane na fakturze korygującej:

1) wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";
2) numer kolejny oraz data wystawienia,
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
  a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT, czyli m.in.: data wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  b) nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
4) przyczyna korekty,
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
6) w przypadkach innych niż gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - prawidłowa treść korygowanych pozycji.

W sytuacji gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów bądź usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca:

- powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka,
- może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o VAT (numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury) oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Inaczej rzecz ujmując, faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Noty korygujące

Wprawdzie wszystkie błędy w fakturach można poprawić poprzez wystawienie faktury korygującej, ustawodawca umożliwił jednak poprawienie drobnych błędów w fakturach notą korygującą. Notę taką wystawić może nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę i stwierdził, że zawiera ona błędy dotyczące określenia transakcji, bądź też danych sprzedawcy czy nabywcy, albo oznaczenia towaru (usługi) będącego przedmiotem transakcji. Są to z reguły drobne błędy, niemające wpływu na identyfikację podmiotów będących stronami transakcji ani też na kwoty (wartość sprzedaży i kwotę podatku). W przedstawiony sposób nie ma możliwości poprawienia następujących danych:

  • miary i ilości towarów lub zakresu wykonanych usług,
     
  • ceny jednostkowej netto,
     
  • kwoty wszelkich opustów czy też obniżek ceny,
     
  • wartości sprzedaży netto,
     
  • stawki podatku,
     
  • kwoty podatku,
     
  • sumy wartości sprzedaży netto,
     
  • kwoty należności ogółem.

Nota korygująca zawierać musi dane wskazane w art. 106k ust. 3 ustawy o VAT, czyli m.in. datę i numer kolejny jej wystawienia, dane podatnika i nabywcy, ich adresy i numery identyfikacji podatkowej, dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6, a także treść korygowanej informacji oraz treść prawidłową.

Anulowanie faktury

Ustawodawca w przepisach ustawy o VAT nie uregulował kwestii dotyczących anulowania wystawionych faktur. W praktyce dopuszcza się takie rozwiązanie, jednakże tylko w sytuacji, gdy udokumentowana fakturą czynność nie została dokonana. Istotne jest, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów, które nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego. Wprowadzenie faktury do obrotu prawnego oznacza, że dokument został przekazany nabywcy towaru lub usługi i przez niego zaakceptowany.

Anulowanie faktury sprowadza się do przekreślenia obu egzemplarzy faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiającej ich powtórne wykorzystanie. Na fakturze należy podać datę anulowania, można także wskazać przyczynę anulowania. Faktury, które zostały przez podatnika anulowane, należy przechowywać w dokumentacji podatkowej, ale nie ujmuje się ich w ewidencji sprzedaży i deklaracji VAT.

Taki tryb postępowania akceptują także organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17 lipca 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.330.2018.2.AP. Organ podatkowy stwierdził, że w praktyce - w drodze wyjątku - dopuszczalne jest anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji (o przyczynie i okolicznościach anulowania) uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Zdecydowana większość podatników wystawia faktury za pomocą programów księgowych. Jeżeli zaistnieje konieczność anulowania faktury, wówczas - w celu "usunięcia" takiej faktury z programu:

1) wprowadzają w księgach zapisy przeciwne (ze znakiem "minus" - np. na podstawie dokumentu PK - polecenie księgowania) lub

2) wystawiają faktury korygujące (takie korekty nie są jednak potwierdzane przez podmiot wskazany na fakturze jako nabywca, gdyż do transakcji nie doszło).

W związku z tym pojawiła się wątpliwość, czy faktura, która została anulowana w przedstawiony sposób, powinna być wykazana w ewidencji VAT i w JPK_VAT ("in plus" i "in minus" - na podstawie PK lub faktury korygującej), czy też nie powinna być w ogóle wykazywana. O wyjaśnienie tej kwestii nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Finansów.

W odpowiedzi z dnia 8 marca 2018 r. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że w praktyce, w drodze wyjątku, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną, dopuszcza się anulowanie faktury. Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych, a w przypadku anulowania faktur powinien opatrzyć je odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania uniemożliwiającą ich wykorzystanie oraz pozostawić w swojej dokumentacji dla celów dowodowych, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania w deklaracji VAT.

Brak faktury

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli w zasadzie przez okres pięcioletni.

Podatnicy winni przechowywać zarówno otrzymane, jak i wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury. Przechowywanie faktur otrzymanych (zakupu) ma znaczenie z uwagi na fakt, iż dokumenty te stanowią podstawę do odliczenia zawartego w nich VAT.

Może się zdarzyć sytuacja, że podatnik skorzysta z przysługującego mu prawa do odliczenia VAT z faktury, po czym dokument zaginie bądź ulegnie zniszczeniu. W takim przypadku (gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie), zazwyczaj na wniosek nabywcy, sprzedawca lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ją ponownie. Faktura wystawiana jest zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu sprzedawcy. Przy czym powinna ona zawierać wyraz "Duplikat" oraz datę jej wystawienia.

Duplikat faktury w przedstawionej sytuacji stanowi dowód potwierdzający prawo do odliczenia VAT, jakiego podatnik dokonał na podstawie pierwotnej faktury.

Natomiast gdy oryginał faktury nie dotrze do nabywcy, duplikat traktowany jest jak oryginał faktury. Należy stosować wówczas ogólne zasady odliczania VAT. Inaczej mówiąc, gdy pierwotna faktura nigdy nie dotarła do nabywcy, to odliczenie VAT z duplikatu faktury możliwe jest w dacie jego otrzymania, ewentualnie w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Okoliczności wystawienia duplikatu faktury
Podmiot ubiegający się o uzyskanie duplikatu Wystawca duplikatu Sposób wystawienia
nabywca podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika
podatnik - wystawca faktury podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy
podatnik - sprzedawca nabywca, będący wystawcą faktury w ramach "samofakturowania" bądź też nabywca będący wystawcą noty korygującej na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy
nabywca nabywca, będący wystawcą faktury w ramach "samofakturowania" bądź też nabywca będący wystawcą noty korygującej zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika - sprzedawcy
nabywca lub dłużnik organ egzekucyjny lub komornik sądowy, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu organu egzekucyjnego lub komornika sądowego
organ egzekucyjny lub komornik sądowy, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT organ egzekucyjny lub komornik sądowy, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)

VAT i akcyza - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.