Zwrot kosztów pracownikowi odwołanemu z urlopu wypoczynkowego

Pracodawca z ważnych firmowych przyczyn odwołał pracownika z urlopu wypoczynkowego. Czy dokonany pracownikowi zwrot kosztów tego odwołania jest u niego przychodem podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Jeżeli pracownikowi odwołanemu z urlopu pracodawca zwraca wyłącznie koszty bezpośrednio związane z tym odwołaniem, to u pracownika taki zwrot nie jest przychodem podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Z art. 167 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca wtedy jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Do wydatków faktycznie poniesionych mających bezpośredni związek z odwołaniem pracownika z urlopu można zaliczyć m.in. koszty:

• wykupionego przez pracownika pobytu w hotelu (ośrodku wypoczynkowym, pensjonacie) oraz opłaconego z tego tytułu wyżywienia - w części, w jakiej pracownik nie skorzystał z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu; zwrot takich wydatków możliwy jest, w sytuacji gdy organizator wypoczynku nie zwrócił ich pracownikowi,
   
• wykupionych na czas urlopu wycieczek, imprez kulturalno-rozrywkowych, w których pracownik nie wziął udziału z uwagi na odwołanie go z urlopu (jeżeli organizator tych atrakcji nie zwrócił ich pracownikowi),
   
• podróży powrotnej z miejscowości urlopowej, tj. koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem,
   
• biletów na planowany powrót z urlopu w pierwotnym terminie jego zakończenia (jeżeli nie zostały one zwrócone pracownikowi przez przewoźnika).

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie przez pracownika wymienionych wydatków mogą być np. faktury, rachunki, bilety, dowody wpłat.

Zauważmy, że obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem go z urlopu wypoczynkowego wynika z przepisów prawa pracy. Zatem pracodawca wypłacając pracownikowi świadczenie z tego tytułu, dokonuje jedynie zwrotu wydatków poniesionych wcześniej przez pracownika. Tym samym u pracownika nie powstaje przychód ze stosunku pracy. Potwierdza to wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10, w którym czytamy: "(...) w stanie faktycznym opisanym we wniosku mowa jest o sytuacji, w której pracodawca zwraca - pokrywa konkretne koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem, przy czym pokrywa je do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika.

Znamiennym (...) jest, że pracownik ponosi przedmiotowe wydatki ze środków wcześniej wypłaconych mu przez pracodawcę - tj. z opodatkowanego już wynagrodzenia. Wobec tego, przychylenie się do stanowiska organu, sprowadzałoby się do zaakceptowania podwójnego opodatkowania tych kwot - poprzez ponowne uznanie ich za przychód ze stosunku pracy wypłacony dopiero po potrąceniu podatku.

To z kolei oznaczałoby dla pracownika nieznajdującą umocowania w przepisach prawa stratę, przejawiającą się w wypłaceniu mu przez pracodawcę kwot w wysokości niższej niż w istocie wynosiła faktyczna wielkość poniesionych przez niego wydatków.

W ocenie Sądu jest to niedopuszczalne. Dlatego też, wypłata - pokrycie wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, w opisanej przez Skarżącą sytuacji - ma charakter odszkodowawczy, a w konsekwencji wbrew twierdzeniu organu przedmiotowe środki nie mieszczą się w otwartym katalogu przychodów określonych w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

W myśl art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.) i art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.), u pracownika podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Skoro zwrot bezpośrednich kosztów poniesionych przez pracownika odwołanego z urlopu nie stanowi u niego przychodu ze stosunku pracy, to nie jest on także oskładkowany.

Dodajmy, że gdyby pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenia pieniężne:

• ponad kwotę rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków mających bezpośredni związek z odwołaniem z urlopu lub
   
• niepozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (np. wydatki na zakup sprzętu turystycznego czy odzieży sportowej),

wówczas u pracownika kwoty te będą stanowiły przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.