Wystawianie faktur do paragonów od 1 stycznia 2020 r. w świetle interpretacji KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2020 r., nr 0112-KDIL2-2.4012.523.2019.2.MŁ wyjaśnił, w którym miejscu na paragonie należy zamieszczać NIP nabywcy. W rozstrzyganej sprawie podatnik, składający wniosek o wydanie interpretacji wskazał, że konstrukcja stosowanych przez niego starszych wersji kas rejestrujących powoduje, że nie posiadają one technicznej możliwości umieszczenia NIP nabywcy w fiskalnej części paragonu. Podatnik zapytał, czy prawidłowym będzie podawanie NIP nabywcy w części niefiskalnej paragonu, w tzw. stopce znajdującej się poniżej linii zawierającej logo fiskalne i unikatowy numer pamięci fiskalnej.

Organ podatkowy przypomniał, że § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymienia minimalny zakres informacji, jakie powinien zawierać paragon fiskalny. W punkcie 17 ww. przepisu jako element paragonu wskazano NIP nabywcy - na jego żądanie, natomiast w pkt 18 - logo fiskalne i numer unikatowy. Jednocześnie, zgodnie z § 25 ust. 2 ww. rozporządzenia, dane zawarte na paragonie fiskalnym powinny znajdować się w kolejności określonej w ust. 1 tego przepisu, z wyjątkiem danych o dacie oraz godzinie i minucie sprzedaży, a logo fiskalne i numer unikatowy powinny być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego. W ww. interpretacji czytamy:

"(...) regulacje prawne dotyczące konstrukcji paragonu fiskalnego, którymi poszerzono elementy paragonu o "numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy", zostały wprowadzone z dniem 1 kwietnia 2013 r. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363). Ww. rozporządzenie przewidywało, tak jak obecnie obowiązujące ww. przepisy w tym zakresie, konieczność zachowania odpowiedniej kolejności poszczególnych elementów na paragonie fiskalnym i określało pozycję umieszczania NIP nabywcy przed logo i numerem unikatowym.

(...) Nie można (...) przyjąć, że wcześniejsze regulacje dot. paragonu fiskalnego, które nie przewidują możliwości umieszczania NIP nabywcy na paragonie pozostawiają sprzedawcy możliwość zamieszczenia takiego elementu w dowolnym miejscu na paragonie, np. poza częścią fiskalną, tj. poza logo fiskalnym i numerem unikatowym kasy. (...)"

W konsekwencji powyższego organ podatkowy uznał, że umieszczenie NIP nabywcy w tzw. stopce paragonu (znajdującej się poniżej linii zawierającej logo fiskalne i unikatowy numer pamięci fiskalnej) nie będzie spełniało wymagań zawartych w art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. Nie ma zatem możliwości zamieszczenia NIP nabywcy w dowolnym miejscu na paragonie, np. poza częścią fiskalną.

Ponadto organ podatkowy podkreślił, że obowiązek umieszczania NIP nabywcy na paragonie dotyczy jedynie kas fiskalnych i drukarek fiskalnych, które mają taką techniczną możliwość. Tak więc od 1 stycznia 2020 r. w dalszym ciągu istnieje możliwość wystawiania paragonów bez NIP, ale nie można wystawiać faktur do takich paragonów.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy podatnik nie będzie miał technicznej możliwości wpisania NIP nabywcy na paragonie, a nabywca zadeklaruje już w momencie dokonywania zakupu, że nabywa towar lub usługę jako podatnik, wówczas sprzedawca powinien od razu wystawić fakturę (bez ewidencjonowania takiego zakupu w kasie rejestrującej).

Wprowadzenie przepisów uzależniających wystawienie faktury dla nabywcy (podatnika VAT) od zamieszczenia na paragonie dokumentującym tę sprzedaż NIP nabywcy - w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej - wywołało wiele wątpliwości. Jedna z nich dotyczy możliwości wystawienia faktury na rzecz rolnika ryczałtowego do paragonu, który nie zawiera NIP (gdyż nie nadano go nabywcy) bez narażenia siebie na sankcję za wystawienie takiej faktury.

Taki problem rozstrzygnął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2020 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.699.2019.1.ALN. W tej sprawie podatnik zajmował się m.in. produkcją maszyn dla rolnictwa i leśnictwa. W ramach prowadzonej działalności zawierał on transakcje sprzedaży z różnymi podmiotami, w tym rolnikami ryczałtowymi, którzy korzystali ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Niektórzy rolnicy ryczałtowi nie posiadali NIP, gdyż nie został on im nadany (ich identyfikatorem był PESEL).

Podatnik uważał, że w przypadku dokonania transakcji sprzedaży z nabywcą, który posiada status rolnika ryczałtowego, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia paragonu. Paragon ten nie może zawierać NIP, gdyż numerem identyfikacji podatkowej osób niezarejestrowanych jako podatnicy VAT jest ich PESEL. Nabywca będący rolnikiem ryczałtowym, nieposiadającym NIP, ma prawo zażądać wystawienia przez sprzedawcę faktury do paragonu, natomiast sprzedawca nie ma prawa odmówić jej wystawienia. W takiej sytuacji podatnik uważał, że powinien wystawić fakturę do paragonu, na którym nie ma NIP rolnika, jednocześnie nie narażając siebie na sankcję w VAT za wystawienie takiej faktury.

Organ podatkowy uznał stanowisko podatnika za prawidłowe. W interpretacji czytamy:

"(...) Ustawa (o VAT - przyp. red.) nie ogranicza prawa do wystawienia faktury, a jedynie reguluje szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Jeżeli podatnik posługujący się numerem identyfikującym chce otrzymać fakturę, to będzie mógł to zrobić. To znaczy, jeżeli dokonuje on zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu.

(...) co do zasady, na kasie rejestrującej ewidencjonuje się sprzedaż i podatek należny tylko na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. (...) na żądanie tych podmiotów podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą dokonaną sprzedaż. Faktury te mogą służyć do udokumentowania poniesionych wydatków i nie będą zawierały numeru identyfikującego nabywcę.

(...) Wnioskodawca również od 1 stycznia 2020 r. będzie miał możliwość wystawienia faktury do paragonów, które nie zawierają Numeru Identyfikacji Podatkowej dla rolnika ryczałtowego, któremu nie nadano NIP (podkreśl. red.). (...)"

W sprawie rozstrzyganej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2020 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.655.2019.1.SR, podatnik świadczył usługi hotelowe i gastronomiczne, zarówno na rzecz osób prywatnych, jak i przedsiębiorców. Ewidencjonował on całość sprzedaży w kasie rejestrującej. Paragony były generowane automatycznie (był to wynik ograniczeń technicznych programu sprzedażowego). W przypadku przedsiębiorców, dla których podatnik wystawiał także faktury, paragony nie były przekazywane nabywcom i nie byli oni informowani, że paragony były drukowane. Podatnik zapytał, czy wystawienie faktury łącznie z wydrukowaniem paragonu fiskalnego niezawierającego NIP nabywcy będzie prawidłowe od 1 stycznia 2020 r.

Organ podatkowy wyjaśnił, że z ustawy o VAT jednoznacznie wynika, iż obowiązek ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Tym samym obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (taką sprzedaż należy udokumentować fakturą). Jednocześnie przepisy ustawy o VAT nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Organ podatkowy uznał, że jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyte na potrzeby osobiste lub prywatne nie mogą w przyszłości przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Nabywca w momencie realizowania zakupów dokonuje ich kwalifikacji jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli występuje on jako podatnik VAT, to przedstawia sprzedawcy swój numer identyfikujący go na potrzeby podatku w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana:

• fakturą albo
   
• paragonem z tym numerem, pozwalającym na ewentualne późniejsze, prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury, zawierającej ten numer.

W interpretacji czytamy:

(...) jeżeli paragon nie zawiera NIP, to brak jest podstaw do wystawienia do niego faktury, nawet jeśli wystawienie faktury odbywa się w tym samym czasie co wystawienie paragonu i klient nawet nie wie, że podatnik rejestruje tę sprzedaż przy zastosowaniu kasy (podkreśl. red.).

Kasa rejestrująca jest ewidencją uregulowaną w przepisach prawa i przeznaczoną do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, natomiast dla podmiotów gospodarczych wystawia się faktury. Zatem "generowanie paragonu" nie może być sprowadzone (...) do czynności "stricte technicznej". Jeżeli podatnik z własnej woli ewidencjonuje na kasie sprzedaż, której nie powinien tam ewidencjonować, to z wszelkimi tego konsekwencjami.

(...) W przedmiotowej sprawie sprzedaż na rzecz podmiotów gospodarczych Wnioskodawczyni rejestruje na kasie dobrowolnie, bowiem kasa fiskalna nie służy do ewidencjonowania takiej sprzedaży. Jeżeli zatem klient już w momencie zakupu sygnalizuje, że nabywa jako podmiot gospodarczy, to Wnioskodawczyni, jeśli jej kasa nie posiada odpowiedniej funkcjonalności do wpisania na paragonie numeru NIP, nie powinna ewidencjonować tej sprzedaży na kasie, lecz wystawić wyłącznie fakturę.

(...) wystawianie faktury łącznie z wydrukowaniem paragonu fiskalnego niezawierającego (...) NIP nabywcy, który to paragon fiskalny jest generowany automatycznie w wyniku ograniczeń technicznych programu sprzedażowego w odstępie kilku sekund i nigdy nie jest przekazywany nabywcy, nie będzie prawidłowe w świetle przepisów (...) ustawy o podatku od towarów i usług. (...)"