Podpisanie sprawozdania finansowego w sytuacji, gdy prezes zarządu przebywa na zwolnieniu lekarskim

Jesteśmy fundacją prowadząca działalność gospodarczą, która sporządziła na dzień bilansowy sprawozdanie finansowe. Powstał problem z jego podpisaniem, gdyż prezes zarządu przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Czy może on podpisać to sprawozdanie i czy ten podpis wówczas będzie wiążący? Zgodnie ze statutem, zarząd fundacji składa się z 1 do 5 osób. Obecnie w skład zarządu wchodzą 3 osoby: prezes fundacji oraz 2 członków zarządu. Fundację może reprezentować jednoosobowo prezes lub łącznie dwaj członkowie zarządu. Do niektórych spraw prezes ustanawia także pełnomocników, zgodnie z zapisami statutu.

W myśl art. 52 ustawy o rachunkowości, obowiązkiem kierownika jednostki jest zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami, postanowieniami statutu lub umowy. Zgodnie z ust. 2 wskazanego przepisu, takie sprawozdanie finansowe podpisuje zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy jego członkowie. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Za kierownika jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy) uważa się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. A zatem biorąc powyższe pod uwagę oraz fakt, że zarząd fundacji jest wieloosobowy, to sprawozdanie finansowe fundacji powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu. Natomiast brak podpisu członka zarządu skutkuje tym, że sprawozdanie nie zostało podpisane przez zarząd, a zatem nie jest możliwe złożenie sprawozdania i późniejsze uzupełnienie podpisu przez członka zarządu przebywającego na zwolnieniu lekarskim, bowiem sprawozdanie finansowe będzie traktowane jako złożone nieskutecznie i obarczone brakiem formalnym. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 2007 roku (sygn. akt VI ACa 1633/2007) stwierdził nawet, że sprawozdanie finansowe jest nieważne, jeśli nie podpiszą go wszyscy członkowie zarządu spółki.

Przepisy ustawy o rachunkowości wyraźnie wskazują, że jeżeli kierownik jednostki jest organem wieloosobowym, sprawozdanie muszą podpisać wszyscy jego członkowie. Nie wystarczy więc podpis dwóch członków zarządu, którzy reprezentują zwykle fundację, jeżeli w zarządzie zasiadają trzy osoby. Zasada reprezentacji w tym przypadku nie obowiązuje. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się także, że w pewnych przypadkach wykonywanie niektórych ubocznych czynności związanych z prowadzoną działalnością może nie być kwalifikowane jako wykonywanie pracy. Na przykład będzie to wykonywanie "formalnoprawnych czynności, do jakich jest zobowiązany ubezpieczony jako pracodawca" (wyrok z 7 października 2003 r., sygn. akt II UK 76/03) czy "podpisanie w trakcie zwolnienia lekarskiego dokumentów finansowych" (wyrok Sądu Najwyższego z 17 stycznia 2002 r., sygn. akt II UKN 710/00). Jednakże podkreśla się, że chodzi tu o zachowania o charakterze incydentalnym. Z analizy orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz sądów powszechnych wynika, że wykonywanie czynności przez członków zarządu w trakcie zwolnienia lekarskiego może budzić wątpliwości w zakresie uprawnień pracowniczych do zasiłku chorobowego, nie budzi jednak wątpliwości w kontekście skuteczności czynności dokonanych przez członów zarządu podczas pozostawania na zwolnieniu lekarskim. W orzecznictwie sądowym nie kwestionuje się ważności czynności dokonywanych przez członków zarządu pozostających na zwolnieniach lekarskich.

A zatem uwzględniając powyższe wyjaśnienia - w naszej ocenie - funkcja członka zarządu fundacji wynika przede wszystkim z faktu powołania, a nie ze stosunku pracy, a zatem obowiązki związane z pełnieniem tej funkcji wynikające z przepisów ustawy i wymagające osobistego działania, z wyłączeniem pełnomocnika, mogą być w sposób skuteczny wykonywane przez członka zarządu także w trakcie zwolnienia lekarskiego. Fakt pozostawania na zwolnieniu lekarskim nie wyłącza uprawnień przysługujących członkowi zarządu na mocy przepisów ustawowych.

Dodatkowo należy zauważyć, że przepisy ustawy o rachunkowości przewidują także możliwość odmowy podpisania sprawozdania, jednak odmowa taka wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego, o czym wspomnieliśmy na wstępie. Wydaje się, że podstawą takiej odmowy mogłaby być okoliczność pozostawania na zwolnieniu lekarskim i związany z tym brak możliwości analizy przedłożonego do podpisu sprawozdania finansowego.