HITY GOFINU

Deklaracje i informacje podsumowujące składane na potrzeby rozliczeń VAT trzeba od 2017 r. przesyłać przez internet. Obowiązek ten nie dotyczy na razie podatników niezobowiązanych do zarejestrowania się jako podatnicy VAT UE, objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia oraz niezobligowanych do przekazywania w formie elektronicznej dokumentów związanych z PIT lub CIT. Wysyłka deklaracji i informacji przez internet wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danych autoryzujących.

Nowy obowiązek

Deklaracje podatkowe mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Wynika tak z art. 3a § 1 Ordynacji podatkowej. Termin "deklaracje" obejmuje nie tylko tak nazwane rozliczenia, ale również zeznania, wykazy, zestawienia oraz informacje, których obowiązek składania wynika z przepisów prawa podatkowego.

Podatnicy mieli dotychczas możliwość wyboru między papierową a elektroniczną wersją deklaracji składanych na potrzeby rozliczeń VAT. Fakultatywność została częściowo zniesiona 1 stycznia 2017 r. Wynika to z ustawy z dnia 1 grudnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2024). Podatnicy mają obowiązek przesyłać przez internet deklaracje: VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-13, VAT-9M, VAT-14 oraz informacje podsumowujące: VAT-UE/VAT-UEK i VAT-27. Rozliczenia te składa się w formie elektronicznej za okresy rozliczeniowe przypadające od 1 stycznia 2017 r.

Wspomniany obowiązek nie dotyczy jednak jeszcze podatników: niezobowiązanych do zarejestrowania się jako podatnicy VAT UE, niebędących dostawcami i nabywcami towarów i usług objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia oraz niezobligowanych do przekazywania w formie elektronicznej dokumentów związanych z PIT lub CIT (patrz ramka). Korzystają oni z rocznego okresu dostosowawczego. Zostali zobligowani do przesyłania przez internet deklaracji za okresy przypadające dopiero od 1 stycznia 2018 r.

Istotny podpis

Administracji skarbowej nie informuje się, np. poprzez przedłożenie pisemnego oświadczenia, o przejściu z papierowej na elektroniczną formę składania rozliczeń podatkowych.

Osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej muszą jednak zgłosić osobę (fizyczną) uprawnioną do podpisywania w ich imieniu e-deklaracji. Osoba ta musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych oraz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny (takim podpisem opatruje się rozliczenia wspomnianych podmiotów). Zgłoszenia trzeba dokonać bez względu na to, kto ma podpisywać deklaracje podatkowe: reprezentant ustawowy posiadający z mocy prawa umocowanie do podpisywania firmowych dokumentów, czy pełnomocnik (np. pracownik). Niezbędnych formalności dokonuje się poprzez złożenie UPL-1. Formularz ten stanowi podstawę wprowadzenia danych zgłaszanej osoby do systemu e-Deklaracje. Dzięki temu jest ona automatycznie rozpoznawana jako uprawniona do podpisywania w imieniu mocodawcy dokumentów przesyłanych przez internet. Pełnomocnictwo może być udzielone na określony czas lub bezterminowo. W okresie jego obowiązywania uprawnia do podpisywania w imieniu mocodawcy wszystkich e-deklaracji przekazywanych do różnych organów podatkowych. UPL-1 można złożyć w formie: papierowej (naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencyjnych) lub elektronicznej przez ePUAP (ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych).

Druk UPL-1 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

Osoby fizyczne podpisują wysyłane przez siebie deklaracje podatkowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo - wybrane z nich - danymi autoryzującymi. Dane autoryzujące można zastosować w przypadku: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE/VAT-UEK, VAT-27. Polega to na podaniu kilku informacji potwierdzających tożsamość podatnika. Są to jego: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu za odpowiedni rok podatkowy. Wymagany jest przychód wskazany w PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-40 albo PIT-40A za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania dokumentu. Podaje się wartość z jednego z wymienionych zeznań lub rocznych obliczeń podatku (dowolnego). Jeżeli natomiast żadne z nich nie było składane za wymagany rok podatkowy, należy wpisać "0" (zero). Deklaracje przesyłane z użyciem danych autoryzujących w 2017 r. trzeba uwierzytelnić kwotą przychodu z zeznania podatkowego lub rocznego obliczenia podatku za 2015 r. (albo "0").

Podatnik będący osobą fizyczną może również ustanowić pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji, np. swojego pracownika. Pełnomocnik musi dysponować przypisanym sobie kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zostać zgłoszony na formularzu UPL-1 (zgodnie z wcześniej opisanymi zasadami).

Kwalifikowany podpis elektroniczny wymagany przy przesyłaniu e-deklaracji to odpowiednik funkcjonującego wcześniej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Certyfikat kwalifikowany pozwala przyporządkować podpis do konkretnej osoby (składającej go) i umożliwia jej identyfikację. Certyfikat jest ważny przez rok lub dwa lata. Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, służąca stosowaniu tzw. rozporządzenia eIDAS wprowadzającego termin "kwalifikowany podpis elektroniczny", uznaje bezpieczne podpisy elektroniczne weryfikowane za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu za kwalifikowane podpisy elektroniczne. Zaświadczenia certyfikacyjne, poświadczenia elektroniczne i certyfikaty zachowują ważność przez okres w nich wskazany, o ile nie zostaną unieważnione. Deklaracje podatkowe składane przez internet mogą więc być podpisywane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (w okresie ważności certyfikatu). Taki podpis ma status kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dowód złożenia

Deklaracje można przesłać w formie elektronicznej na kilka sposobów. Wykorzystuje się do tego formularze interaktywne zamieszczone na Portalu Podatkowym, a w przypadku składania rozliczeń z użyciem danych autoryzujących - także aplikację e-Deklaracje Desktop. Dozwolona jest ponadto wysyłka przy użyciu specjalnego programu komercyjnego lub bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego przy wykorzystaniu odpowiednich modułów dostarczanych przez producenta oprogramowania.

Wprowadzenie deklaracji do systemu e-Deklaracje nie jest równoznaczne z jej złożeniem. Rozliczenie zostanie przekazane do urzędu skarbowego dopiero po pozytywnym zweryfikowaniu. Weryfikacja polega na automatycznym sprawdzeniu, czy dane identyfikacyjne wskazane w deklaracji pokrywają się z danymi znajdującymi się w systemie centralnym, a także czy nie zostało wcześniej złożone przez internet rozliczenie za ten sam okres. Pozytywny wynik tej analizy potwierdzany jest uzyskaniem przez deklarację statusu "200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO". Każdy inny komunikat (status) świadczy o przetwarzaniu lub odrzuceniu dokumentu.

UPO to dokument potwierdzający poprawne złożenie e-deklaracji.

UPO stanowi dowód złożenia e-deklaracji - opatrywanych zarówno kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jak i danymi autoryzującymi. Potwierdza ono datę oraz godzinę zarejestrowania dokumentu w systemie e-Deklaracje. Można je wydrukować lub zapisać w formie elektronicznej (np. na dysku komputera). UPO można także w każdej chwili pobrać za pośrednictwem Portalu Podatkowego, wchodząc na stronę internetową www.portalpodatkowy.mf.gov.pl, zakładkę: e-Deklaracje, sekcję: Formularze, a na końcu: UPO.

UPO nie należy mylić z numerem referencyjnym. Numer referencyjny, składający się z 32 znaków (cyfr i małych liter a-f), nadawany jest automatycznie każdemu dokumentowi wprowadzanemu do systemu e-Deklaracje. Służy sprawdzeniu jego statusu i pobraniu UPO.

Ryzyko grzywny

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie przekaże deklaracji lub informacji podsumowującej w formie elektronicznej, naraża się na karę. Wynika to z art. 56 § 4 i art. 80a § 2 Kodeksu karnego skarbowego.

Wspomniane uchybienie kwalifikowane jest od bieżącego roku jako wykroczenie skarbowe. Grozi za nie grzywna. Orzeka ją sąd w postępowaniu sądowym albo - jeżeli są spełnione ustawowe warunki - uprawniony urzędnik w trybie mandatowym. Sąd wymierza grzywnę w granicach od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (obecnie od 200 zł do 40.000 zł). Kwota na mandacie karnym nie może przekroczyć podwójnej wysokości wspomnianej płacy (obecnie 4.000 zł). Wymiar grzywny w konkretnym przypadku zależy od okoliczności sprawy, a także sytuacji życiowej karanego: stanu majątkowego, dochodów, możliwości zarobkowania itp.

Sankcje za "firmowe" uchybienia podatkowe ponosi osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, podatnika (osoby fizycznej, osoby prawnej czy jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej). Kompetencje do prowadzenia takich spraw mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności. Ryzyko otrzymania grzywny ponoszą więc zasadniczo kierownicy jednostek (osoby prowadzące działalność gospodarczą, członkowie zarządu, wspólnicy spółek osobowych). Odpowiedzialność karna skarbowa może być jednak przypisana innej osobie, np. pracownikowi, jeżeli powierzono jej złożenie deklaracji. To, czy ta osoba faktycznie zostanie ukarana grzywną, zależy jednak od wielu czynników, m.in. treści umowy łączącej obie strony, możliwości wypełnienia powierzonych obowiązków, okoliczności sprawy, winy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2016 r. poz. 2137 ze zm.)