Zakres obowiązków związanych z rocznym zamknięciem podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Obowiązek rocznego podsumowania zapisów dokonanych w podatkowej księdze dotyczy kolumn 7-14, czyli kolumn, które są przeznaczone do wpisywania przychodów osiąganych z prowadzonej działalności gospodarczej oraz kosztów ponoszonych w celu uzyskania tych przychodów.

Rozporządzenie przewiduje dwa sposoby podsumowania zapisów dokonanych w tych kolumnach. Przy czym wybór jest zasadniczo determinowany tym, czy w trakcie roku podatkowego zapisy w księdze były sumowane za poszczególne miesiące roku podatkowego czy ujmowane narastająco od początku roku.

Jeżeli w trakcie roku sumowane były wyłącznie przychody i koszty z danego miesiąca, to na potrzeby zamknięcia księgi, rocznego podsumowania zapisów dokonuje się w ten sposób, że na oddzielnej stronie księgi sporządza się zestawienie roczne. W tym celu we właściwych kolumnach księgi wpisuje się sumy przychodów i kosztów z poszczególnych miesięcy roku. Następnie sumy te należy dodać.

Z kolei w przypadku gdy zapisy w księdze były prowadzone narastająco, wówczas po zakończeniu każdego miesiąca dane z tego miesiąca ujęte w kolumnach 7-14 księgi były sumowane. Pod tymi podsumowaniami w poszczególnych kolumnach wpisywano sumy przychodów i kosztów od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc. Na koniec w kolejnym wierszu księgi wpisywano w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. W rezultacie, wykazana suma przychodów i kosztów grudnia oraz przychodów i kosztów wyliczonych od początku roku do końca listopada, stanowi już roczne podsumowanie zapisów księgi za dany rok.

Spis z natury służy wykazaniu ilościowego i wartościowego stanu towarów wchodzących w skład majątku firmy. Powinien on obejmować stanowiące własność podatnika: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Dotyczy to również wymienionych składników majątku, które w dniu sporządzenia spisu znajdują się poza zakładem podatnika. Podatnicy, którzy prowadzą działalność kantorową lub działalność polegającą na udzielaniu pożyczek pod zastaw albo działy specjalne produkcji rolnej, spisem z natury obejmują odpowiednio: niesprzedane wartości dewizowe, rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki, niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Jeżeli na dzień sporządzenia spisu z natury w zakładzie podatnika znajdują się towary obce, to również te towary wykazuje się w spisie, ale tylko w ujęciu ilościowym, gdyż nie podlegają one wycenie. Należy natomiast podać, czyją własność stanowią.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób w nim uczestniczących. Zakres danych wykazywanych w spisie z natury określa § 28 ust. 2 rozporządzenia. Wynika z niego, że spis powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
   
• datę sporządzenia spisu,
   
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
   
• szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem,
   
• jednostkę miary,
   
• ilość stwierdzoną podczas spisu,
   
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
   
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
   
• łączną wartość spisu z natury, 
   
• klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
   
• podpisy osób sporządzających spis,
   
• podpis właściciela zakładu (wspólników).

W przypadku księgarń lub antykwariatów spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne.

Wycena spisu z natury

Spis z natury sporządzany na koniec roku podatkowego należy wycenić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Sposób wyceny towarów objętych spisem nie jest jednolity. Jak wynika z § 29 rozporządzenia, w zależności od rodzaju składników majątku do ich wyceny mogą być stosowane takie kryteria jak: cena zakupu, cena nabycia, cena rynkowa, koszty wytworzenia czy wartość wynikająca z oszacowania. Stosując cenę zakupu, cenę nabycia lub koszty wytworzenia, należy kierować się znaczeniem tych pojęć wynikającym z definicji przyjętych na potrzeby rozporządzenia w § 3 pkt 2-4.

Sposoby wyceny składników majątku ujętych w spisie z natury

W przypadku gdy do wyceny towarów zostanie przyjęta kwota niższa od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, to przy poszczególnych pozycjach należy uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Zmniejszenie wartości spisu

Na podstawie art. 22p updof, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej podatnicy nie mogą zaliczać tej części kosztu, w jakiej płatność na rzecz innego przedsiębiorcy dotycząca jednorazowej transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł, została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Natomiast w przypadku gdy koszt w tej części był zaliczony do kosztów podatkowych, podatnicy są zobowiązani zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo zwiększyć przychody, w razie braku możliwości zmniejszenia kosztów - w miesiącu, w którym dokonali płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Mając na uwadze, że spisem z natury podatnicy muszą objąć wszystkie towary znajdujące się na stanie firmy, a więc również takie, których wartość została wykluczona z kosztów zgodnie z art. 22p updof, ustawodawca przewidział, że w takim przypadku konieczne jest dokonanie korekty wartości sporządzonego spisu. Z regulującego tę kwestię § 29 ust. 4d rozporządzenia wynika, że:

• wartość wycenionego spisu z natury pomniejsza się o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody na podstawie art. 22p updof - jeżeli zmniejszenie kosztów lub zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów podatkowych wydatków dotyczących towarów objętych tym spisem,
   
• pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, która przypada na towary objęte tym spisem.

Rozwiązanie polegające na korekcie zmniejszającej wartość końcowego spisu z natury pozwala uniknąć sytuacji podwójnego zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów za dany rok podatkowy (raz poprzez wyłączenie wartości towarów z kosztów na mocy art. 22p updof i powtórnie - poprzez różnice remanentowe).

Zapis w księdze

Spis z natury sporządzony na koniec roku podatkowego wpisuje się do podatkowej księgi, w tym także gdy ma on wartość zerową, bo na stanie firmy nie ma żadnych towarów.

Rozporządzenie przewiduje dwa sposoby ujęcia spisu z natury w księdze, tj.:

• według poszczególnych rodzajów jego składników lub
   
• w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników, które należy przechowywać wraz z księgą.

Zapisu dotyczącego spisu z natury można dokonać w księdze w dowolnej kolumnie. Praktykowane jest wpisanie spisu w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu", jako ostatnia pozycja księgi. Pozycji tej nie sumuje się z zaewidencjonowanymi w tej kolumnie kosztami towarów i materiałów.