Kto ma podpisać umowę z członkiem zarządu?

Spółka z o.o. może zawierać umowy z członkami swojego zarządu. W takim przypadku obowiązują szczególne zasady reprezentacji spółki. W umowie z członkiem zarządu musi ją reprezentować, co do zasady, rada nadzorcza bądź pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Regulacja kodeksowa

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 K.s.h.).

Jedynie w sytuacji, gdy spółka z o.o. jest jednoosobowa, a jej wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, nie stosuje się regulacji wynikającej z art. 210 § 1 K.s.h. W takim przypadku czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego (art. 210 § 2 K.s.h.).

Które umowy?

Zasady reprezentacji spółki określone w art. 210 K.s.h. dotyczą tylko obecnych członków zarządu. Nie mają zastosowania do umów zawieranych z osobami, które jeszcze nie zostały powołane w skład zarządu czy też przestały już wchodzić w jego skład.

Przepis art. 210 § 1 K.s.h. dotyczy zarówno umów związanych z pełnioną funkcją w zarządzie spółki, jak i umów zawieranych z członkami zarządu poza stosunkiem organizacyjnym (por. wyroki SA w Białymstoku z dnia 5 grudnia 2013 r., sygn. akt I ACa 559/13, czy SA w Łodzi z dnia 19 lutego 2014 r., sygn. akt III AUa 927/13).

Pełnomocnik wspólników

Rada nadzorcza nie jest organem obowiązkowym w większości spółek (por. art. 213 K.s.h.). Dlatego też w razie jej braku, gdy spółka chce zawrzeć umowę z osobą z zarządu, konieczne jest działanie pełnomocnika wspólników, o którym mowa w art. 210 § 1 K.s.h. Podstawą jego umocowania musi być uchwała zgromadzenia wspólników.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika w trybie art. 210 § 1 K.s.h. musi być podjęta podczas zgromadzenia wspólników. Nie ma znaczenia, czy będzie ono zwołane zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 238 K.s.h. bądź z pominięciem formalnego zwołania w trybie art. 240 K.s.h. Uchwała ta nie może natomiast być podjęta w trybie pisemnego głosowania (art. 227 § 2 K.s.h.).

Uchwała zgromadzenia wspólników w sprawie powołania pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu musi zapaść w głosowaniu tajnym.

SN o formie uchwały

Art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.) stanowi, że jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Przykładowo umowy dotyczące zbycia nieruchomości wymagają zachowania formy aktu notarialnego. W takim przypadku pełnomocnictwo do zawarcia takiej umowy także wymaga zachowania tej formy.

Jednakże Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 czerwca 2012 r., sygn. akt II CSK 217/11, uznał, że do pełnomocnictwa na podstawie art. 210 § 1 K.s.h. nie mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie. SN przyjął, że dla uchwały zgromadzenia wspólników w sprawie powołania pełnomocnika zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h. wystarczające jest zachowanie formy pisemnej uchwały. Jego zdaniem dotyczy to także tych sytuacji, gdy pełnomocnik powoływany jest w celu dokonania czynności prawnej, dla której przewidziana jest forma szczególna aktu notarialnego. SN stanął bowiem na stanowisku, że odmienne są źródła umocowania pełnomocnika powołanego na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego oraz pełnomocnika, o którym mowa w art. 210 § 1 K.s.h. W świetle tego orzeczenia SN uchwała wspólników o powołaniu pełnomocnika z art. 210 § 1 K.s.h. do zawarcia umowy, np. sprzedaży nieruchomości spółki dla członka zarządu, nie musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

Zaznaczyć jednak trzeba, że choć przywołane orzeczenie SN jest korzystne dla spółek z punktu widzenia ograniczenia formalności, to jednak spotkało się ono w doktrynie z różnymi ocenami, z przewagą tych krytycznych.

Gdy ma działać rada

Jeżeli w spółce z o.o. działa rada nadzorcza, wówczas to ona może reprezentować spółkę przy umowach z osobami z zarządu.

Podkreślić jednak należy, że reprezentacja spółki przez radę nadzorczą oznacza w tym przypadku konieczność działania całego tego organu w przepisanej prawem formie. Wymóg ten będzie spełniony w szczególności, gdy cały skład rady nadzorczej złoży swoje podpisy pod umową (wyrok SN z dnia 17 lutego 2015 r., sygn. akt I UK 221/14). W orzecznictwie dopuszcza się też takie rozwiązanie, że rada nadzorcza jako całość musi podjąć uchwałę, w której dokonuje aktu reprezentacji spółki, przy tym upoważni jednego ze swoich członków (np. przewodniczącego) do zawarcia umowy w jej imieniu. W takim przypadku upoważniony na mocy uchwały rady nadzorczej jej członek wykonuje jedynie wolę kolegialnego organu spółki. Co istotne, nie może on wykraczać poza ramy warunków umowy ustalonych przez radę w uchwale (wyroki SN z dnia 16 lipca 2013 r., sygn. akt II PK 326/12, czy z dnia 23 lipca 2009 r., sygn. akt II PK 36/09).

Wykluczone jest natomiast indywidualne działanie któregoś z członków rady bez upoważnienia rady. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 stycznia 2014 r., sygn. akt II PK 124/13, uznał, że umowa spółki z o.o. nie może przewidywać, że w umowach spółki z członkiem zarządu spółkę reprezentuje nie rada nadzorcza, lecz wyłącznie jej przewodniczący.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.)