Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Wskazówki dla przedsiębiorcy  »   Nie można tworzyć replik dokumentów
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Nie można tworzyć replik dokumentów

Gazeta Podatkowa nr 65 (1627) z dnia 14.08.2019
Marta Stefanowicz - Wasilewska

Z dniem 12 lipca br. weszła w życie nowa ustawa o dokumentach publicznych. Wbrew opiniom, które pojawiły się na początku obowiązywania przepisów tej ustawy, nie zakazuje ona kserowania dokumentów np. dowodów osobistych. Dokonywanie kserokopii takich dokumentów jest dopuszczalne, gdy zezwalają na to przepisy prawa. Intencją ustawodawcy było natomiast zakazanie dokonywania replik takich dokumentów i jest odpowiedzią na pojawiające się tzw. dowody kolekcjonerskie. Niestety użyte w ustawie sformułowania nawet wśród ekspertów wzbudzają poważne wątpliwości.

Przeciwdziałanie fałszerstwom

W momencie wejścia w życie ustawy o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 53) pojawiła się informacja, że od dnia 12 lipca 2019 r. wykonywanie kserokopii dokumentów publicznych (np. dowodów osobistych czy praw jazdy) zagrożone jest karą 2 lat pozbawienia wolności. Regulacja ta zaniepokoiła zwłaszcza pracodawców, firmy świadczące usługi telekomunikacyjne czy banki, które takie kserokopie (nie zawsze potrzebnie) wykonują.

Ustawodawca zwrócił uwagę, iż liczne przypadki fałszerstw dokumentów publicznych wymagają objęcia tych dokumentów systemem bezpieczeństwa dokumentów publicznych. W związku z tym przygotowano ustawę, która zawiera katalog dokumentów publicznych, dzieli je na określone kategorie, wprowadza ogólne standardy wytwarzania i produkcji dokumentów publicznych, a także określa sposoby ich zabezpieczania.

Jak czytamy na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych "Podszywanie się pod inne osoby, by wyłudzić pożyczki czy kupić np. drogie rzeczy na raty - to najbardziej obrazowe przykłady negatywnych skutków tzw. kradzieży tożsamości. Proceder ten nasilił się za sprawą tzw. dokumentów kolekcjonerskich, które są łudząco podobne do oryginalnych dowodów osobistych czy praw jazdy. Oszuści zamawiali takie dokumenty kolekcjonerskie, ale podawali w nich dane innych osób. Następnie posługiwali się nimi w celach przestępczych".

Do najczęściej spotykanych przestępstw związanych z wykorzystaniem fałszywych dokumentów należą: wyłudzenia kredytów i towarów, przestępstwa związane z obrotem towarowym z zagranicą, obrót kradzionymi samochodami. Zjawisku przestępczości gospodarczej bardzo często towarzyszą przestępstwa związane z tworzeniem fikcyjnej tożsamości na podstawie sfałszowanych dokumentów, co w wielu przypadkach stanowi podstawę zakładania działalności gospodarczej, której celem są wyłudzenia podatku VAT.

Czym jest dokument publiczny?

Ustawa o dokumentach płatniczych wprowadza nową definicję dokumentu płatniczego. Jest nim dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się nim, zabezpieczony przed fałszerstwem i:

a) wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo

b) którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

Ustawa wprowadza 3 kategorie dokumentów publicznych w zależności od ich znaczenia dla bezpieczeństwa państwa. Te z kategorii pierwszej to dokumenty najistotniejsze z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa, których wytwarzanie odbywa się w sposób uwzględniający szczególne środki bezpieczeństwa. Są to np.:

  • dowody osobiste,
     
  • dokumenty paszportowe,
     
  • odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego,
     
  • tytuły wykonawcze wydawane przez sądy lub referendarzy sądowych,
     
  • odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa, albo które odnoszą się do stanu cywilnego,
     
  • prawa jazdy,
     
  • legitymacje służbowe np. policjantów.

Do drugiej kategorii należą dokumenty istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, obrotu gospodarczego i prawnego, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości. Dokumentami publicznymi kategorii trzeciej są dokumenty mające wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym: koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg.

Dwa lata więzienia za replikę dokumentu

W odpowiedzi na zagrożenie fałszerstwami ustawa o dokumentach publicznych wprowadza przepis karny, który stanowi, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. W przepisie posłużono się pojęciem repliki dokumentu publicznego. Ustawa wyjaśnia, że repliką jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego. Odpowiedzialność karna, przewidziana w nowych przepisach, nie grozi więc w przypadku wykonania kserokopii i wydruków komputerowych dokumentów publicznych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Stanowisko UODO

Przy sporządzaniu kopii dokumentów tożsamości, podmioty je wykonujące powinny pamiętać o zasadach wynikających z RODO, m.in. zasadzie minimalizacji danych. W bardzo wielu przypadkach nie ma potrzeby kopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość danej osoby, gdyż prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa (np. wizerunku, płci, obywatelstwa). Wystarczające może okazać się spisanie potrzebnych danych z dowodu. Nadmiarowe pobieranie danych może skutkować kontrolą Prezesa UODO.

UODO w komunikacie zamieszczonym na stronie urzędu (www.uodo.gov.pl) stwierdza, że "Wykonania ksero naszego dowodu nie można tłumaczyć także celem, jakim jest ewentualne dochodzenie roszczeń np. za zniszczony, skradziony sprzęt z wypożyczalni np. łódek, nart czy samochodów. Do realizacji takiego celu wystarczające wydaje się pozyskanie jedynie takich danych, jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer dokumentu tożsamości bądź PESEL. I wystarczy je po prostu spisać z okazanego dokumentu. Kopie naszych dokumentów często są wykonywane przez banki. W ocenie Prezesa UODO taka praktyka jest dopuszczalna tylko w określonych sytuacjach. Nie powinna być stosowana np. w przypadku zakładania konta, sprawdzania zdolności kredytowej czy zawierania umowy kredytowej. Banki powołują się przy tym na art. 112b ustawy Prawo bankowe. Jednak przepis ten uprawnia je do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości. Nie stanowi o sporządzaniu kopii tych dokumentów. Warto jednak wiedzieć, że na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego. Wśród podmiotów, które na podstawie tej ustawy są uprawnione do kopiowania dokumentów tożsamości, są m.in.: banki, firmy ubezpieczeniowe, kantory, czy nawet notariusze".

Wskazówki dla przedsiębiorcy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.