Czy oskładkować i opodatkować ekwiwalent za używanie własnego sprzętu przez telepracownika?

Zatrudniliśmy telepracownika. Przy wykonywaniu pracy wykorzystuje on własny komputer, za którego użytkowanie wypłacamy mu ekwiwalent pieniężny. Czy kwotę takiego świadczenia należy oskładkować i opodatkować?

Wypłacany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za używanie przy wykonywaniu pracy własnego komputera nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu, o ile spełnione są warunki wskazane poniżej.

Zasady zatrudniania pracowników w formie telepracy regulują przepisy art. 67⁵-67¹⁷ K.p. Zgodnie z art. 67¹¹ § 1 K.p. pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego K.p.,
   
• ubezpieczyć sprzęt,
   
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
   
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu,

chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie.

W dodatkowej umowie strony mogą określić m.in. zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego jego własność. W takim przypadku telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67⁶ K.p., lub w stawce uzgodnionej w umowie. Przy ustalaniu jego wysokości należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 67¹¹ § 3 K.p.).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 1 ustawy o sus oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Za przychody ze stosunku pracy uważa się m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent pieniężny z tytułu używania przez pracownika przy wykonywaniu pracy sprzętu będącego jego własnością stanowi przychód ze stosunku pracy.

Rozporządzenie składkowe dostępne jest w serwisie  www.przepisy.gofin.pl.

Na mocy § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS są ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Z brzmienia powołanego przepisu wynika, że oskładkowaniu nie podlega ekwiwalent, gdy:

• wypłacany jest w formie pieniężnej,
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika i są użytkowane przy świadczeniu pracy na rzecz pracodawcy,
   
• wysokość wypłaconego ekwiwalentu jest adekwatna do ceny rynkowej sprzętu oraz stopnia jego zużycia w trakcie użytkowania na potrzeby pracodawcy.

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 17 września 2015 r. (sygn. akt III AUa 512/15): "(...) Obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają co prawda kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe (...) wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem, który powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty. I tak, znaczenie ma rodzaj, wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy, stopień zużycia sprzętu. Kwotę wypłaty ustala się jako odpowiadającą wartości użyczenia rzeczy z punktu widzenia racjonalnie działającego pracodawcy. Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartością, równoważnik. Zatem zwolnienie dotyczy kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy. W celu oszacowania tej wartości pracodawca ustalić musi szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji (...). Kwoty przekraczające równowartość korzystania ze sprzętu nie stanowią ekwiwalentu wolnego od składek, podlegają oskładkowaniu jako przychód ubezpieczonego ze stosunku pracy. (...)".

Zwolnienia przedmiotowe z podatku dochodowego zawiera art. 21 ustawy o pdof. Zgodnie z jego ust. 1 pkt 13, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zatem ekwiwalent pieniężny wypłacony na wskazanych powyżej warunkach, korzysta także ze zwolnienia z opodatkowania.