Umowa o pracę nie tylko na piśmie

Podjęcie zatrudnienia w ramach stosunku pracy w większości przypadków potwierdzane jest zawarciem umowy o pracę. Jest to dokument powszechnie stosowany w praktyce kadrowej, sporządzany na ogół w formie pisemnej. Nie oznacza to jednak, że umowa o pracę może zostać zawarta wyłącznie w tej formie. Dopuszczalne są również inne sposoby wyrażenia umowy.

Dominująca forma pisemna

Zewnętrznym przejawem nawiązania stosunku pracy jest zazwyczaj zawarcie umowy o pracę. Czynność ta powinna nastąpić w formie pisemnej (art. 29 § 2 K.p.).

Przepisy Kodeksu pracy nie zastrzegają jednak pisemnej formy umowy o pracę pod rygorem nieważności. Zawarcie umowy w innej formie jest więc ważne i wiąże strony. Nie zmienia to faktu, że prawo pracy daje pierwszeństwo formie pisemnej, nakazując zawieranie umowy o pracę w tej właśnie formie. Dopuszczenie ważności innych form nie oznacza ich równorzędności, a jedynie to, że niezawarcie umowy na piśmie nie będzie skutkowało nieważnością podjętych przez strony ustaleń.

Potwierdzeniem dominującej roli pisemnej formy umowy o pracę jest brzmienie art. 281 pkt 2 K.p., który uznaje niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inne niż pisemna formy zawarcia wspomnianej umowy są też niedogodne dla stron pod względem dowodowym - w razie ewentualnego sporu w sądzie pracy. Jednak zasadniczo są one ważne i mogą potwierdzać nawiązanie stosunku pracy.

Ustnie lub w sposób dorozumiany

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Taka definicja stosunku pracy wynika z art. 22 § 1 K.p. i jak widać, zawarcie pisemnej umowy o pracę nie jest jej elementem. Dla ważnego nawiązania między stronami pracowniczej więzi prawnej wystarczy, że strony ustnie lub poprzez swoje zachowanie dostatecznie wyrażą wolę nawiązania stosunku pracy.

Możliwość ustnego lub dorozumianego zawarcia umowy o pracę wynika z przepisów Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.), które mogą być stosowane w stosunkach pracy na zasadach art. 300 K.p. Zgodnie z art. 60 K.c., wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych ustawowo), które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.

W kontekście omawianego tematu trzeba nadmienić o funkcjonującej w prawie cywilnym od 8 września 2016 r. dokumentowej formie oświadczenia woli. Dla jej zachowania wystarcza jedynie złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Zgodnie z art. 77³ K.c., dokumentem jest zaś nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Tak szerokie zdefiniowanie dokumentu pozwala uznać za niego np. korespondencję e-mail, nagrania rozmów telefonicznych czy wideorozmowy - o ile możliwe będzie ustalenie osoby składającej oświadczenie. Na przeszkodzie stosowania tej formy przy zawieraniu umowy o pracę stoi jednak art. 29 § 2 K.p., wyraźnie przewidujący zachowanie formy pisemnej. Wymaga ona złożenia na dokumencie podpisów stron - odręcznie lub w formie bezpiecznego podpisu elektronicznego. Na gruncie prawa pracy forma dokumentowa może więc dotyczyć tylko takich oświadczeń woli, dla których prawo to nie zastrzega określonej formy (np. w przypadku porozumienia stron).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666)