Kto i kiedy składa w urzędzie skarbowym NIP-8?

Podatnicy wpisani do KRS samodzielnie zgłaszają i aktualizują dane nieobjęte wpisem, niezbędne w kontaktach z administracją podatkową: konta bankowe, miejsca prowadzenia działalności czy adres przechowywania dokumentacji rachunkowej. Zgłoszenie składa się na formularzu NIP-8. Można go przekazać przez internet.

Dane podatnika

Zgłoszenie identyfikacyjne podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), m.in. spółek prawa handlowego, fundacji, stowarzyszeń, zawiera dwie kategorie danych: podstawowe oraz uzupełniające.

Dane podstawowe to informacje objęte treścią wpisu w KRS (z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych). Sąd rejestrowy, po dokonaniu wpisu, przekazuje je drogą elektroniczną do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (GUS). CRP KEP przesyła dane podmiotu do Centralnego Rejestru Płatników Składek (ZUS). Podatnicy nie zgłaszają więc samodzielnie tych informacji w wymienionych urzędach.

Inaczej jest z danymi uzupełniającymi. Są to informacje nieobjęte wpisem w KRS, a wymagane w kontaktach z administracją podatkową, GUS lub ZUS. Podatnicy samodzielnie je zgłaszają i aktualizują - poprzez złożenie NIP-8 w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencyjnych (ustalanym zasadniczo według adresu siedziby podatnika). CRP KEP przekazuje dane uzupełniające, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej i Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Forma NIP-8

NIP-8 można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.

E-zgłoszenie przesyła się za pośrednictwem systemu e-Deklaracje (interaktywny formularz można pobrać ze strony internetowej www.e-deklaracje.gov.pl). Dokument podpisuje - przypisanym sobie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu - zgłoszona wcześniej osoba. Może to być reprezentant ustawowy danego podmiotu, pracownik, doradca podatkowy itp. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma zastosowanie do zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych przesyłanych przez internet. E-zgłoszenie może więc podpisać osoba, która została lub zostanie zgłoszona na druku UPL-1.

W formularzu NIP-8 jest ograniczone miejsce na podanie: numerów identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach, adresów miejsc prowadzenia działalności, rachunków bankowych, wyodrębnionych jednostek wewnętrznych oraz danych wspólników. Chcąc zgłosić więcej danych z jednej kategorii, trzeba sporządzić wykazy. Podatnik, który składa zgłoszenie w formie papierowej, musi samodzielnie przygotować listy wspominanych informacji (uwzględniając wymagane dane). Dołącza się je do NIP-8. Jeżeli zgłoszenie jest przesyłane drogą elektroniczną, informacje objęte załącznikami wpisuje się poprzez dodawanie w miarę potrzeby odpowiednich pól.

Termin zgłoszenia

Zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających (pierwsze) należy złożyć w ciągu 21 dni od dnia dokonania wpisu do KRS. Stanowi o tym art. 5 ust. 2c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Krótszy termin wskazuje jednak ZUS w swoim informatorze dotyczącym rejestracji firmy w KRS (zamieszczonym na stronie internetowej www.zus.pl). Można w nim przeczytać, że jeżeli nowo utworzony podmiot ma być płatnikiem składek, zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających musi złożyć w ciągu 7 dni od daty rejestracji w KRS.

Aktualizacji danych uzupełniających należy natomiast dokonać w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpi ich zmiana. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Niedokonanie w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych jest wykroczeniem skarbowym. Sankcje za takie uchybienia przewiduje art. 81 § 1 pkt 1 Kodeksu karnego skarbowego. Karą jest grzywna od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (obecnie od 185 zł do 37.000 zł). Większość tego typu spraw jest jednak załatwianych w postępowaniu mandatowym (o ile ukarany zgodzi się na przyjęcie mandatu karnego). Grzywna nałożona mandatem karnym nie może przekraczać podwójnej wysokości minimalnej pensji (aktualnie 3.700 zł). Ryzyko otrzymania grzywny za niezłożenie NIP-8 ponosi ten, kto zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, danego podmiotu na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2016 r. poz. 476)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.)