Beneficjenci, którzy nie muszą stosować przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązani są do ponoszenia wydatków projektu zgodnie z zasadą konkurencyjności. Konsekwencją niedostosowania się do jej założeń jest niekwalifikowalność wydatków, które miała obejmować, a w przypadku mniejszych uchybień naliczenie korekty finansowej.
Zakupy powyżej 14 tys. euro
W projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych nie ma dowolności przy zakupie towarów i usług, nawet wtedy, gdy beneficjent nie musi stosować przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. Na potrzeby programu PO KL określono dwie procedury zamówień w odniesieniu do tzw. zasady konkurencyjności oraz efektywnego zarządzania finansami. Procedura związana z zasadą konkurencyjności ma zastosowanie do zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto (bez VAT) wykonywanych na rzecz beneficjenta przez wykonawcę.
Kurs euro, jaki należy zastosować do przeliczenia wartości 14 tys. euro na złote, wynosi 4,2249 zł. Został on ogłoszony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1692). Zatem dla uznania zakupu usług, towarów za wydatki kwalifikowalne projektu wymagane jest wysłanie co najmniej trzech zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców, jeśli zamówienie przekracza 59.148,6 zł netto.
Termin składania ofert
Realizator projektu jest zobowiązany do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile ją posiada) zapytania ofertowego. W przyszłości takie zapytanie trzeba będzie umieścić na specjalnym portalu, który jest w fazie przygotowań.
Niezbędnym elementem zapytania ofertowego jest opis przedmiotu zamówienia i kryteria oceny oferty. Powinny się w nim znaleźć informacje na temat: wag punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium czy zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia. W zapytaniu ofertowym musi być podany termin składania ofert, przy czym powinien wynosić nie mniej niż 10 dni roboczych od dnia upublicznienia zapytania. Termin ten powinien być liczony w oparciu o zasadę wyrażoną w art. 111 Kodeksu cywilnego, gdyż umowa o dofinansowanie projektu jest umową cywilnoprawną. Biorąc pod uwagę fakt, że K.c. nie definiuje pojęcia dnia roboczego należy przyjąć, że za dzień roboczy uznawany powinien być każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy (świąt). Zatem początek biegu 10-dniowego terminu następuje w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu ogłoszenia zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta. Koniec tego terminu upływa w ostatnim, 10. dniu roboczym.
Sumowanie zamówień
Beneficjent ma obowiązek sumowania zamówień tego samego rodzaju na potrzeby prawidłowego realizowania projektu z PO KL. Ustalając, czy w przypadku zlecenia usług, dostaw i robót budowlanych występuje jedno zamówienie, czy też kilka odrębnych, jest zobowiązany wziąć pod uwagę łącznie określone kryteria. Chodzi tu o tożsamość zamówienia:
W świetle tych kryteriów beneficjent będzie miał do czynienia z jednym zamówieniem, gdy planowane do udzielenia w tym samym czasie w ramach projektu zamówienia mają to samo przeznaczenie i mogą być wykonywane przez jednego wykonawcę.
Z pominięciem reguły
Nie zawsze będzie tak, że przy zamówieniach przekraczających wartość 14 tys. euro trzeba będzie stosować reguły określone dla zasady konkurencyjności. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL dokładnie precyzują w jakich przypadkach nie będzie miała ona zastosowania. Tak będzie w odniesieniu do zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez: