Dokonanie zmian w umowie spółki z o.o. następuje w drodze sformalizowanej procedury. Kodeks spółek handlowych wskazuje na konieczność podjęcia przez wspólników uchwały. Wymaga ona większości 2/3 bądź 3/4, a niekiedy jednomyślności. Poza tym musi być zaprotokołowana przez notariusza. Do zmiany konieczny jest także wpis do KRS. Procedura jest taka sama bez względu na to, czy spółka została założona w trybie tradycyjnym, czy S24.
Uchwała z notariuszem
Zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uchwały wspólników zaprotokołowanej przez notariusza i wpisu do rejestru (art. 255 K.s.h.). Uchwała wprowadzająca zmiany do umowy spółki może być powzięta na zgromadzeniu wspólników zwołanym formalnie zgodnie z art. 238 K.s.h. bądź nieformalnie, tj. w sposób określony w art. 240 K.s.h.
Modyfikacje mogą dotyczyć jej elementów obowiązkowych (np. art. 157, art. 158 K.s.h.), jak i pozostałych w niej uregulowanych. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 marca 2006 r., sygn. akt II CSK 147/05, potwierdził, że przepisy Kodeksu spółek handlowych odnoszące się do zmiany umowy spółki z o.o. nie wyłączają takiej zmiany umowy spółki, która polegałaby na uchyleniu wszystkich postanowień dotychczasowej umowy (całej umowy) i uchwaleniu nowej, o innej niż dotychczasowa treści.
Większość czy jednomyślność?
Kodeks spółek handlowych przewiduje, że co do zasady uchwała w sprawie modyfikacji umowy spółki wymaga większości 2/3 głosów. Jednakże w razie uchwały dotyczącej istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki potrzebna jest większość 3/4 głosów. Progi te obowiązują w spółce, o ile umowa spółki nie ustanawia surowszych warunków powzięcia tych uchwał (art. 246 § 1 K.s.h.).
Ustalając jaka ilość głosów potrzebna jest do zmiany umowy spółki uwzględnić należy także treść art. 246 § 3 K.s.h. Zgodnie z nim uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.
Kodeks nie precyzuje, w jaki sposób zgoda ta ma być wyrażona. Do jej uzewnętrznienia może dojść w szczególności podczas głosowania, gdy udziałowiec odda głos "za" uchwałą. Przy tym powinno być to wyraźnie stwierdzone poprzez oświadczenie danego wspólnika lub też wynikać z faktu jednomyślnego głosowania wspólników. Co istotne, bez wymaganej zgody udziałowca/-ów uchwała w sprawie zmiany umowy spółki nie wywoła skutków prawnych.
Stanowisko SN
Zgoda udziałowca, którego uchwała dotyczy, niezbędna jest m.in. w sytuacji, gdy ma być mu odebrane prawo przyznane osobiście.
SN w wyroku z dnia 13 czerwca 2013 r., sygn. akt IV CSK 694/12, stwierdził, że w orzecznictwie utrwalona i stanowczo aprobowana jest taka wykładnia art. 246 § 3 K.s.h., zgodnie z którą przepis ten dotyczy także uprawnień wspólnika, przysługujących mu jako udziałowcowi spółki na tych samych ogólnych zasadach co innym wspólnikom (patrz ramka). Wcześniej ten pogląd SN wyraził m.in. w wyrokach z dnia 12 maja 2005 r. (sygn. akt V CSK 562/04) i z dnia 7 maja 2010 r. (sygn. akt III CSK 246/09).
Koszty notarialne
Maksymalna stawka taksy notarialnej za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z o.o. wynosi 750 zł (plus VAT i koszty sporządzenia wypisów). Wyjątek od tej zasady dotyczy sporządzenia protokołu dokumentującego podwyższenie kapitału zakładowego spółki. W tym przypadku jako maksymalną przyjmuje się stawkę przewidzianą w § 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz. U. z 2013 r. poz. 237). Podstawą jej określenia jest różnica pomiędzy wysokością podwyższonego a dotychczasowego kapitału zakładowego.
Wypis protokołu ze zgromadzenia wspólników obradującego w sprawie zmiany umowy spółki zarząd zobowiązany jest wnieść do księgi protokołów (art. 248 § 1 K.s.h.).
Organizując zgromadzenie wspólników zarząd powinien ustalić jego termin z rejentem. Można uzgodnić, że przybędzie on na miejsce zgromadzenia. W takiej sytuacji trzeba liczyć się z dodatkowymi kosztami (por. § 17 ww. rozporządzenia).
Zgłoszenie do KRS
Zarząd zobowiązany jest także zgłosić zmianę umowy spółki do sądu rejestrowego. Podstawę wniosku stanowi formularz KRS-Z3. Jeśli modyfikacja umowy spółki wiąże się ze zmianą okoliczności ujawnionych dotychczas w rejestrze (np. sposobu reprezentacji, ustanowienie rady nadzorczej), stosowne informacje należy również zawrzeć we wniosku lub załączniku/-ach (zob. część D.1.1 formularza KRS-Z3).
Do druku/-ów należy dołączyć:
Modyfikacja wszelkich danych objętych umową spółki z o.o. staje się w pełni skuteczna dopiero od daty jej rejestracji w KRS.
Kopia dla urzędu skarbowego
Ponadto po zarejestrowaniu zmiany umowy spółki zarząd powinien, w terminie dwóch tygodni, złożyć we właściwym urzędzie skarbowym poświadczoną przez siebie kserokopię wypisu z aktu notarialnego (art. 256 § 3 i art. 171 K.s.h.).
Warto jednak podkreślić, że w Sejmie jest projekt ustawy zmieniającej m.in. K.s.h. (druk sejmowy nr 2094). Zgodnie z nim uchylony ma być art. 171 K.s.h. Ustawa nowelizująca ma wejść w życie 1 października 2014 r. W razie uchylenia art. 171 K.s.h. zniknie obowiązek przekazywania fiskusowi dokumentu dotyczącego zmiany umowy spółki.
Zmiana wysokości kapitału zakładowego
Przy podwyższaniu bądź obniżaniu kapitału zakładowego w procedurze zmiany umowy spółki występują dodatkowe wymogi (por. art. 262 § 2 pkt 2 i 3 K.s.h. czy art. 264 K.s.h.). W przypadku podwyższenia kapitału zakładowego należy uwzględnić regulacje ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, co do zasady spółka zobowiązana jest rozliczyć się z tego podatku.
Omawiany tok postępowania nie ma natomiast zastosowania przy obniżeniu kapitału zakładowego związanego z tzw. automatycznym umorzeniem udziałów (art. 255 § 2 K.s.h.) oraz podwyższeniu kapitału zakładowego na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki (art. 257 § 1 K.s.h.).
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030)