Sfera reprezentacji tzw. czynnej odnosi się do dokonywania czynności za spółkę na zewnątrz (wobec osób trzecich), w tym składania za nią oświadczeń. Spółkę z o.o. reprezentuje przede wszystkim zarząd. Gdy organ ten jest wieloosobowy, należy przestrzegać kodeksowego bądź umownego sposobu reprezentacji spółki.
Kodeksowe regulacje
Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków (art. 201 § 2 K.s.h.).
Prawo członka zarządu do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich (art. 204 K.s.h.).
Do sposobu reprezentacji spółki odnosi się art. 205 K.s.h. Pierwszy jego paragraf stanowi, że jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. W braku jej postanowień w tej kwestii, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Jest to tzw. reprezentacja łączna. SN wyjaśniając relację pomiędzy art. 204 i art. 205 K.s.h. uznał, że reprezentacja łączna (wynikająca z art. 205 § 1 K.s.h. bądź z umowy spółki) nie jest uznawana przez ustawodawcę za naruszenie zakazu ograniczenia prawa reprezentacji przysługującego członkowi zarządu. Rozróżnić bowiem należy prawo do reprezentacji oraz jej sposób.
Przepisy art. 205 § 1-2 K.s.h. nie wyłączają ustanowienia prokury jednoosobowej lub łącznej i nie ograniczają praw prokurentów wynikających z przepisów o prokurze (art. 205 § 3 K.s.h.).
Sposób reprezentacji spółki podlega ujawnieniu w KRS.
Umowne zasady
Gdy zarząd liczy dwie osoby i więcej, wówczas sposób reprezentowania spółki może określać jej umowa. Może być on ustalony bardzo różnie.
W umowie może być powtórzony kodeksowy sposób reprezentacji bądź też umowa spółki może przewidywać m.in., że do składania oświadczeń w imieniu spółki:
Umowa spółki może stanowić też, że niektórym członkom zarządu przysługuje prawo samoistnego reprezentowania spółki, innym zaś tylko prawo łącznego jej reprezentowania.
Mieszana reprezentacja
Nierzadko można także spotkać umowy spółki, które przewidują reprezentację łączną dla składania przez zarząd oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych spółki powyżej określonej ich wartości. Oznacza to, że w spółce może obowiązywać reprezentacja jednoosobowa do wysokości określonej kwoty, powyżej zaś łączna. Taki sposób reprezentacji jest ujawniany w KRS, choć przez niektórych przedstawicieli doktryny jest kwestionowany.
Za taką możliwością opowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 24 października 1996 r., sygn. akt III CZP 112/96. Z kolei w postanowieniu z dnia 13 czerwca 2008 r., sygn. akt I CSK 6/08, SN podkreślił, że wprowadzenie do umowy spółki reprezentacji łącznej nie stanowi ograniczenia bądź pozbawienia prawa reprezentacji poszczególnych członków zarządu. Umowa określa wówczas, w jaki sposób istniejące nadal dla każdego członka zarządu prawo reprezentacji ma być wykonywane. Postanowienie SN odnosi się do spółki akcyjnej, jednakże pogląd w nim wyrażony znajduje zastosowanie również w przypadku spółki z o.o.
Trzeba jednak mieć na uwadze, że tak określony sposób reprezentacji w praktyce może rodzić wątpliwości, czy wymagane są dwa podpisy, czy jeden, np. gdy mamy do czynienia ze świadczeniami okresowymi. SN w wyrokach z dnia 26 listopada 2010 r., sygn. akt IV CZ 115/10, oraz z dnia 17 lutego 2011 r., sygn. akt IV CZ 119/10, wskazał, że określony w umowie spółki sposób reprezentacji musi być wyraźny, aby uchylić ustawowy wymóg reprezentacji łącznej.
Gdy członek działa z prokurentem
W razie gdy członek zarządu działa z prokurentem, wówczas mamy do czynienia z reprezentacją łączną mieszaną, a nie z wykonywaniem prokury łącznej. Dlatego też nie stosuje się ograniczeń, jakie dotyczą prokurenta. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 października 2004 r., sygn. akt V CK 76/04, stwierdził, że członek zarządu spółki z o.o. i prokurent działając łącznie mogą zbyć lub obciążyć nieruchomość, mimo że art. 1093 K.c. wyłącza te czynności z zakresu umocowania prokurenta.
SN podkreślił, że przepisy art. 205 K.s.h. stawiają na równi z działaniem dwóch członków zarządu działania członka zarządu i prokurenta. Działania w ramach reprezentacji łącznej prokurenta z członkiem zarządu należy z wszystkimi tego konsekwencjami traktować na równi z działaniem zarządu.
Gdy zarząd jest jednoosobowy
W skład zarządu może wchodzić tylko jeden członek zarządu. Umowa spółki może wskazywać, ilu członków liczy zarząd. Może wskazywać np., że liczy on od 1 do 3 członków. Jeżeli jednoosobowy skład zarządu spółki zgodny jest z postanowieniami jej umowy, wówczas może on reprezentować spółkę. W takim przypadku osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki.
Może zdarzyć się, że umowa spółki określa skład zarządu w sposób widełkowy i nie modyfikuje kodeksowej zasady reprezentacji łącznej. SN w postanowieniu z dnia 24 lipca 2013 r., sygn. akt III CNP 1/13, stwierdził, że gdy zarząd jest jednoosobowy, wówczas ograniczanie prawa reprezentacji członka zarządu przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą (np. prokurentem) jest bezskuteczne w świetle art. 201 § 1 i art. 204 § 2 K.s.h.
Jeden albo wszyscy członkowie
Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta (art. 205 § 2 K.s.h.). Jest to tzw. reprezentacja bierna spółki.
Z kolei złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi, np. stosownie do treści art. 164 § 1 zd. 2 K.s.h. pod wnioskiem o wpis spółki do KRS (art. 19 K.s.h.).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030)