Zapomoga losowa wypłacona pracownikowi ze środków ZFŚS

W jaki sposób zaksięgować zapomogę losową wypłaconą pracownikowi w związku z jego trudną sytuacją materialną ze środków ZFŚS?

Przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) stanowią, iż z ZFŚS może być udzielana pomoc materialna – rzeczowa lub finansowa. Pracodawca może więc z tego funduszu sfinansować zapomogi dla pracowników. Powinien mieć jednak na uwadze, że pomoc z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 8 ust. 1 ww. ustawy). Odpowiedni zapis o przyznawaniu takiego rodzaju pomocy powinien znaleźć się w postanowieniach zakładowego regulaminu gospodarowania środkami ZFŚS, obowiązującego u pracodawcy.

W sytuacji opisanej w pytaniu zapomoga losowa wypłacona pracownikowi ze środków ZFŚS w związku z jego trudną sytuacją materialną może korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Przepis ten zwalnia bowiem od podatku wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, ale wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Jeżeli zatem kwota zapomogi losowej, o której mowa w pytaniu, łącznie z pozostałymi świadczeniami pieniężnymi i rzeczowymi przekracza kwotę wolną od opodatkowania, tj. 380 zł, wówczas nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Potrącony podatek ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

Przyznana pracownikowi ze środków ZFŚS zapomoga jest przy tym wolna od składek na ubezpieczenia społeczne – por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Zgodnie bowiem z powyższym przepisem, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W konsekwencji zapomoga losowa wypłacona ze środków ZFŚS nie będzie również brana pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne – por. art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Sama wypłata zapomogi księgowana jest zapisem:

Przy czym jeżeli zapomogę wypłacono gotówką z kasy jednostki, wówczas konieczna będzie refundacja tej kwoty z konta ZFŚS, co w księgach rachunkowych podlegać będzie zarachowaniu zapisem: Wn konto 13-0, Ma konto 13-5.

Co istotne, jeżeli wynagrodzenie za pracę oraz zapomogę pracownik otrzymał w jednym miesiącu, to aby prawidłowo wyliczyć miesięczne obciążenia podatkowo-składkowe, pracodawca powinien każdą kolejną wypłatę rozliczać narastająco w danym miesiącu, tj. łącznie z wypłatami wcześniejszymi dokonanymi w tym samym miesiącu. Rozliczenie ostatniej wypłaty będzie wówczas korektą wcześniejszych rozliczeń i wykaże ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego oraz kwoty składek ZUS. O ile bowiem wynagrodzenie za pracę podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, to zapomoga może być zwolniona od tych obciążeń.

Ewidencja księgowa zapomogi losowej wypłaconej pracownikowi ze środków ZFŚS może przebiegać w sposób zaprezentowany na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. 8 lipca 2014 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie za czerwiec 2014 r. w wysokości: 2.200 zł brutto. Następnie 18 lipca wypłacono mu ze środków ZFŚS zapomogę losową. Wysokość przyznanej zapomogi wyniosła: 2.500 zł. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodu w wysokości: 111,25 zł oraz kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek w wysokości: 46,33 zł.

2. Suma wszystkich świadczeń rzeczowych i pieniężnych sfinansowanych z ZFŚS i wypłaconych pracownikowi od początku roku przekroczyła już kwotę: 380 zł, w związku z czym nie ma tu zastosowania zwolnienie z podatku dochodowego przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

3. Obciążenia podatkowo-składkowe wynagrodzenia i zapomogi:

4. Zapomoga w wysokości: 2.050 zł (po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy w wysokości: 450 zł) została wypłacona pracownikowi gotówką z kasy jednostki.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Uwaga: Potrącona w momencie wypłaty zapomogi zaliczka na podatek dochodowy podlegać będzie odprowadzeniu na rachunek urzędu skarbowego. W przypadku zapłaty dokonanej z rachunku bankowego ZFŚS zdarzenie to podlegać będzie ewidencji zapisem: Wn konto 22, Ma konto 13-5. Jeśli jednak zaliczka ta zostanie przekazana do urzędu skarbowego z rachunku podstawowego jednostki – należy dokonać refundacji tej kwoty z konta ZFŚS, czemu towarzyszyć będzie zapis: Wn konto 13-0, Ma konto 13-5.