Spółka w regulaminie pracy ma zapisane, że wynagrodzenia za dany miesiąc są wypłacane ostatniego dnia roboczego. W czerwcu nastąpiło przesunięcie i pobory wypłacono 1 lipca. Czy księgując listę płac za czerwiec powinnam również zaksięgować składki ZUS, które będą odprowadzone w deklaracji lipcowej? Składam bilans do banku i chciałabym dobrze zaksięgować.
Zasady wypłaty wynagrodzenia zostały określone w przepisach Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 85 § 1 K.p., wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Przy czym wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W przypadku gdy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wypłaca się je w dniu poprzedzającym. Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy (art. 86 § 1 K.p.).
| W księgach rachunkowych wynagrodzenia oraz należne od nich składki ZUS należy ująć zawsze w miesiącu, którego dotyczą, niezależnie od tego czy zostały one wypłacone, czy też nie. |
Zgodnie bowiem z zasadą memoriału zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zatem przychody i koszty dotyczące danego roku obrotowego powinny być wykazane w sposób kompletny. Zasada memoriału stanowi co prawda o roku obrotowym, niemniej jednak należy ją stosować w pełnym zakresie również w okresie miesiąca.
Pytająca jednostka powinna w księgach czerwca 2014 r. ująć wynagrodzenia oraz należne od nich składki ZUS, które zostały odprowadzone w deklaracji za lipiec. Operację tę można ująć zapisem:
| 1. Wynagrodzenia brutto (na podstawie listy płac za czerwiec): |
| – Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia" lub konto zespołu 5, – Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". |
| 2. Potrącenie składek ZUS w części obciążającej pracownika: |
| – Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", – Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS). |
| 3. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika: |
| – Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", – Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych). |
| 4. Zaksięgowanie składek ZUS w części obciążającej pracodawcę: |
| – Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub konto zespołu 5, – Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS). |
| Kalkulator wynagrodzeń dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl |
|
Wynagrodzenia należne za czerwiec 2014 r., wypłacone w lipcu 2014 r., spółka wykaże w bilansie sporządzonym dla banku na 30 czerwca 2014 r. w pasywach w pozycji B.III.2 lit. h) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu wynagrodzeń".
Natomiast składki ZUS zarówno obciążające pracodawcę, jak i pracowników oraz zaliczki na podatek dochodowy naliczone od wynagrodzeń za czerwiec 2014 r., wypłaconych w lipcu 2014 r., spółka wykaże w pasywach bilansu w pozycji B.I.3. "Pozostałe rezerwy krótkoterminowe". Składniki te nie stanowią na 30 czerwca 2014 r. wymagalnych prawnie zobowiązań. Mają one raczej charakter przyszłych zobowiązań. Dlatego wykazuje się je jako rezerwy. Niemniej jednak, zobowiązania te można także wykazać w pasywach bilansu w pozycji B.III.2. lit. g) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń", jeżeli taki sposób prezentacji spółka przyjęła i stosuje go w sposób ciągły. |