Na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy (osoby fizyczne) prowadzący działalność gospodarczą ustalają dochód (stratę), podstawę opodatkowania i wysokość należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Aby w postępowaniu księga ta stanowiła dowód tego, co wynika z zawartych w niej zapisów, musi być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy (art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej).
Podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się za:
Warto przy tym zaznaczyć, że w myśl § 11 ust. 4 i 5 powołanego rozporządzenia, podatkową księgę przychodów i rozchodów uznaje się za rzetelną także wtedy, gdy:
1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu/kosztu nie przekraczają łącznie (odpowiednio) 0,5% przychodu/kosztu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu/kosztu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia.
W przypadku gdy organ podatkowy stwierdzi, że księgi podatkowe (m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów) są prowadzone nierzetelnie, nie uznaje ich (w całości lub części) za dowód w postępowaniu podatkowym. W rezultacie może określić podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, stosując jedną z metod określonych w art. 23 § 3 Ordynacji podatkowej, tj. metodę:
1) porównawczą wewnętrzną - polegającą na porównaniu wysokości obrotów w tym samym przedsiębiorstwie za poprzednie okresy, w których znana jest wysokość obrotu,
2) porównawczą zewnętrzną - polegającą na porównaniu wysokości obrotów w innych przedsiębiorstwach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach,
3) remanentową - polegającą na porównaniu wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu,
4) produkcyjną - polegającą na ustaleniu zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa,
5) kosztową - polegającą na ustaleniu wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie,
6) udziału dochodu w obrocie - polegającą na ustaleniu wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonywania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaży (wykonanych usług) w całym obrocie.
W razie gdy nie można zastosować żadnej z wymienionych metod, organ podatkowy może oszacować podstawę opodatkowania w inny sposób. Jest to jednak dopuszczalne wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Podkreślił to NSA w wyroku z 22 kwietnia 2010 r., sygn. akt I FSK 553/09. Sąd uznał, że dokonanie przez organ podatkowy szacowania podstawy opodatkowania według metody innej niż wymieniona w art. 23 § 3 Ordynacji podatkowej wymaga wykazania niemożności zastosowania metod podstawowych.
Należy nadmienić, że określenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania stosuje się, gdy:
1) wystąpi brak ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub
2) dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, lub
3) podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania.
Organ podatkowy odstępuje od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, gdy dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania (art. 23 § 2 Ordynacji podatkowej).
Jeżeli podatnik nie przestrzega określonych wymogów związanych z dokumentowaniem zdarzeń mających znaczenie przy obliczaniu zobowiązania podatkowego, obciąża go ryzyko związane z nierzetelnym prowadzeniem ksiąg podatkowych. Jak wspomniano wcześniej, organ podatkowy może wówczas oszacować podstawę opodatkowania.
Warto wiedzieć, że decydując się na oszacowanie podstawy opodatkowania, organ podatkowy nie może pominąć kosztów zakupu towarów, zwłaszcza gdy wynikają one z dokumentów, na podstawie których ustalany jest przychód niezaewidencjonowany przez podatnika. Takie stanowisko zajął NSA w wyroku z 13 stycznia 2015 r., sygn. akt II FSK 2964/12.
Z drugiej strony podatnik, który zaniedbał swoje obowiązki w zakresie dokumentowania zdarzeń gospodarczych, nie może liczyć, że organ podatkowy dokona oszacowania kosztów uzyskania przychodów, w sytuacji gdy nie ma podstaw do stosowania instytucji oszacowania podstawy opodatkowania. Jak stwierdził NSA w wyroku z 11 grudnia 2014 r., sygn. akt II FSK 3024/12 oszacowanie nie może być stosowane w celu ominięcia wymogu wykazania, że określony wydatek został faktycznie poniesiony w celu uzyskania przychodów.