Jak skutecznie sprawdzić czy kontrahent jest zarejestrowany na potrzeby VAT?

Zmienione od 1 stycznia 2017 r. zasady dokonywania rejestracji podmiotów na potrzeby podatku VAT w sposób znaczący komplikują podatnikom prowadzenie działalności gospodarczej. Przede wszystkim problematyczny jest czas weryfikacji przez organ podatkowy złożonego przez podatnika formularza rejestracyjnego. Często procedura rejestracji wydłuża się aż do ustawowych dwóch miesięcy, a tak długi czas pozostawania podatnika jako podmiot niezarejestrowany naraża go na utratę zaufania kontrahentów, a przede wszystkim uniemożliwia pozyskanie nowych, którzy przed nawiązaniem współpracy z reguły sprawdzają status potencjalnego kontrahenta.

W art. 96 ustawy o VAT dodany został ust. 4a, zgodnie z którym naczelnik urzędu skarbowego nie dokona rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu, jeżeli:

1) dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub

2) podmiot ten nie istnieje, lub

3) mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podmiotem albo jego pełnomocnikiem, lub

4) podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.

Ustawodawca wprowadził dodatkowe zastrzeżenie odnoszące się do sytuacji, w której zgłoszenie rejestracyjne składane jest przez pełnomocnika. Pełnomocnik w przypadku takiej rejestracji odpowiada solidarnie wraz z zarejestrowanym podatnikiem do kwoty 500.000 zł za zaległości podatkowe podatnika powstałe z tytułu czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego. Zasada ta nie ma zastosowania wówczas, gdy powstanie tych zaległości nie wiąże się z uczestnictwem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.

W ustawie o VAT określono również nowe zasady wykreślania podatnika z rejestru podatników VAT. Wykreślonym z rejestru - z urzędu, będzie podatnik, który nie stawi się (bądź nie stawi się jego pełnomocnik) na wezwania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, bądź też gdy mimo podjętych udokumentowanych prób nie będzie możliwości skontaktowania się z nim lub jego pełnomocnikiem, a także m.in. gdy:

• podatnik nie istnieje lub
   
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą.

W toku prowadzonej działalności gospodarczej sprawdzenie statusu podatkowego kontrahenta ma dla podatników istotne znaczenie. W wielu przypadkach od ustalenia tego statusu zależy bowiem sposób opodatkowania danej czynności bądź też możliwość skorzystania z przysługujących podatnikowi ustawowych praw.

Potwierdzenie rejestracji - na podstawie art. 96 ust. 4 ustawy o VAT - dokonywane jest obecnie na wniosek podatnika. Otrzymuje on wówczas potwierdzenie na formularzu VAT-5, który stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 27 grudnia 2016 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 2301).

Opłata za otrzymanie potwierdzenia rejestracji na formularzu VAT-5 wynosi 170 zł. Warto jednak wskazać, że potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT nie określa terminu, w którym podmiot ten został formalnie zarejestrowany. Jedyną datą, jaka znajduje się na tym formularzu jest data jego wydania. W zasadzie dokument ten nie daje informacji o tym, w którym momencie podmiot stał się podatnikiem zarejestrowanym na potrzeby VAT.

Istnieje inna możliwość ustalenia statusu podatkowego podmiotu. Zgodnie z art. 96 ust. 13 ustawy o VAT, na wniosek zainteresowanego naczelnik urzędu skarbowego ma obowiązek potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku. Zaświadczenie takie podmiot zainteresowany otrzyma w ciągu 7 dni a opłata za jego wydanie wynosi 21 zł.

Na zaświadczeniu, które jest wydane na dany dzień urząd określi, czy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT, jednak nie daje ono gwarancji, że np. w kolejnym miesiącu, czy miesiącach podmiot nadal jest podatnikiem VAT czynnym. Aktualność takiego zaświadczenia nie jest zatem zbyt długa. Mimo to nie ma przeszkód, aby z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia wystąpić ponownie, w razie powzięcia wątpliwości co do statusu kontrahenta.

Aby jak najbardziej sprostać oczekiwaniom podatników w tej kwestii, weryfikację tę również umożliwiło Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej (https://pfr.mf.gov.pl), gdzie znajduje się baza on-line umożliwiająca sprawdzenie statusu podmiotu w VAT. Za pomocą tej bazy dostawca ma możliwość sprawdzenia i potwierdzenia, czy nabywca towarów i usług jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Po wpisaniu numeru NIP podmiotu system wygeneruje jeden z trzech poniższych komunikatów:

1. Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Dodatkowo informujemy, iż w celu potwierdzenia czy podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, podatnik i osoba trzecia mająca interes prawny, mogą złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wydanie zaświadczenia;

2. Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony;

3. Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT.

Odpowiedź tę podatnik może wydrukować. Wydaje się, że jest to obecnie najprostszy sposób na uzyskanie informacji o statusie kontrahenta. Problem jednak nadal pozostaje, ze względu na czas, w jakim organ podatkowy weryfikuje obecnie podmiot wnioskujący o rejestrację. Przedłużające się procedury w tym zakresie mogą wpłynąć negatywnie na współpracę z nowo powstającymi firmami, czy też firmami, które np. zmieniają formę działalności gospodarczej. Zanim bowiem informacja o ich statusie pojawi się w systemie i będzie aktualna, kontrahenci mogą zrezygnować z chęci współpracy, obawiając się o rzetelność podmiotu.