Odzież robocza i służbowa (umundurowanie)
Stosownie do art. 2377 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie m.in. odzież spełniającą wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Przekazaną pracownikowi odzież roboczą jako świadczenie rzeczowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof). Przychód ten będzie jednak korzystał ze zwolnienia od podatku, o ile spełnione zostaną przesłanki do zastosowania takiego zwolnienia wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 11 updof. W przepisie tym jako wolne od podatku wymienione zostały świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Zatem wartość odzieży roboczej wydanej pracownikom w ramach przepisów BHP korzysta ze zwolnienia od podatku.
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 updof, wolna od podatku dochodowego jest także wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.
Aby więc wartość ubioru służbowego przekazanego pracownikowi korzystała ze zwolnienia od podatku, muszą zostać spełnione następujące warunki:
Jednolity strój dla pracowników
Jeżeli odzież, którą pracodawca wydał pracownikowi, nie zawiera charakterystycznych cech, co powoduje, że pracownik będzie mógł korzystać z tej odzieży również w celach prywatnych, to otrzymanie tego rodzaju odzieży powoduje u pracownika powstanie przychodu ze stosunku pracy, dla którego ustawodawca nie przewidział zwolnienia od opodatkowania.
Wartość tego przychodu ustala się zgodnie z art. 11 ust. 2 updof, tj. na podstawie cen rynkowych.
Tak ustalony przychód sumuje się z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy przysługującymi pracownikowi w danym miesiącu i opodatkowuje.
W kwestii opodatkowania wartości świadczenia z tytułu przekazania pracownikom jednolitych strojów niezawierających żadnych oznaczeń firmowych, organy podatkowe także uznają, że wartość takiego stroju podlega opodatkowaniu. Przykładem jest interpretacja indywidualna z 20 września 2011 r., nr ILPB2/415-698/11-2/TR wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu. W interpretacji tej czytamy: "Wskazane ubrania są zatem zwykłymi elementami garderoby, które nie wyróżniają się w żaden sposób trwałymi cechami indywidualizującymi je w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań, a w szczególności oznaczeniami firmowymi (np. logo), co potwierdza również fakt, iż - jak wynika z opisu Zainteresowanego - celom identyfikacyjnym służą stanowiące odrębną od tychże ubrań całość - m.in. identyfikatory i inne elementy identyfikujące pracownika i pracodawcę, np. różnego rodzaju znaczki z logo lub hasłami reklamowymi pracodawcy. Na gruncie przedmiotowej sprawy nie zostały więc spełnione przesłanki umożliwiające zastosowanie zwolnienia od podatku, o którym w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".
Także Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 28 lipca 2010 r., nr ITPB2/415-442/10/IB stwierdził, że: "(…) pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy autobusu, motorniczego tramwaju, kontrolera ruchu oraz dyspozytora są wyposażeni (nieodpłatnie) w ubiór, na który składają się: koszula, spodnie, sweter i bezrękawnik. Ubiór ten jest jednakowy dla wszystkich pracowników, jednak nie odbiega wyglądem od ogólnodostępnego na rynku, tzn. nie posiada cech charakterystycznych dla zakładu, np. nie ma na nim logo Wnioskodawcy. Ww. pracownicy są zobowiązani do używania tego stroju podczas wykonywania pracy, mogą go jednak używać także po godzinach pracy i w czasie wolnym od pracy. Mając na uwadze powyższe okoliczności faktyczne i prawne stwierdzić zatem należy, iż wartość odzieży przekazywanej nieodpłatnie pracownikom przez Wnioskodawcę stanowi dla nich przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ww. ustawy (tj. updof - przyp. red.), który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych".
W myśl art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód osiągnięty z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników mają także zastosowanie w przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
Jeżeli pracodawca "ubrał" pracowników w jednolity strój nienoszący znamion umundurowania, to wartość tego stroju będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowi przychód z tytułu zapewnienia przez pracodawcę odzieży roboczej i odzieży służbowej.
Wartość odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Z przepisu tego wynika, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra.
Z kolei wartość odzieży służbowej wyłączona jest z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 10 powołanego rozporządzenia. Z przepisu tego wynika, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór.
Zatem od wartości odzieży roboczej i odzieży służbowej wydanej pracownikom pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne ani składki na ubezpieczenie zdrowotne.