Termin rozpoczęcia inwentaryzacji

W myśl art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie

- drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów

- drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe

- drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się również za dotrzymane, jeśli inwentaryzację składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy rozpocznie się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy się do 15 dnia następnego roku.

Jeżeli rok obrotowy jednostki jest zgodny z rokiem kalendarzowym, to prace inwentaryzacyjne dotyczące niektórych składników aktywów jednostka może rozpocząć już 1 października danego roku obrotowego i mogą one trwać aż do 15 stycznia następnego roku. W takiej sytuacji ustalenie stanu na dzień bilansowy następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

We wskazanym w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości przedziale czasowym (tj. od 1 października do 15 stycznia) można przeprowadzić inwentaryzację wszystkich składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, których wartość na dzień zakupu lub wytworzenia jest odnoszona bezpośrednio w koszty. Co ważne, aby ustalić stan poszczególnych składników aktywów, które zostały zinwentaryzowane na dzień wcześniejszy lub późniejszy niż dzień bilansowy, należy stan stwierdzony podczas inwentaryzacji odpowiednio:

1) powiększyć o przychody i pomniejszyć o rozchody, jakie miały miejsce między dniem spisu lub potwierdzenia salda a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych - jeżeli inwentaryzacja przeprowadzona była przed dniem bilansowym (w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego),

2) powiększyć o rozchody i pomniejszyć o przychody, jakie miały miejsce między dniem bilansowym a dniem spisu lub potwierdzenia salda - jeżeli inwentaryzacja przeprowadzona była po dniu bilansowym (w ciągu 15 dni następnego roku obrotowego).

Sam termin (datę) spisu z natury należy wybrać w taki sposób, aby umożliwił uzgodnienie wyników spisu z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników majątku obrotowego taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ zazwyczaj na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników majątku podlegających spisowi.

Przy wyborze daty spisu z natury należy mieć na względzie również inne czynniki, na przykład uwzględnia się warunki pogodowe w przypadku zapasów przechowywanych na powietrzu, dla których dogodniejszym terminem przeprowadzenia spisu jest październik, niż grudzień. Innym czynnikiem może być również sezonowość prowadzonej działalności. W takim przypadku warto jest przeprowadzić spis, gdy stan zapasów jest względnie niski.

Ponadto jednostki zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, zawierając z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego, powinny zwrócić uwagę, aby umożliwić udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Brak obecności audytora podczas inwentaryzacji znaczących składników majątkowych może mieć swoje konsekwencje w wydanym przez niego sprawozdaniu z badania.