Postać oraz forma sprawozdania finansowego

Na podstawie art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wszystkie sprawozdania finansowe powinny mieć obecnie postać elektroniczną, tzn. powinny zostać sporządzone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy użyciu programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, graficznego, czy mieszanego. Wydruk sprawozdania finansowego w postaci papierowej jest tylko jego kopią, nie zaś oryginałem. Możliwe jest stosowanie dwóch typów e-sprawozdań, tj. w formie:

1) ustrukturyzowanej - w postaci pliku w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD,

2) nieustrukturyzowanej - w postaci pliku zapisywanego w dowolnym formacie.

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.podatki.gov.pl w zakładce e-Sprawozdania Finansowe/Pytania i odpowiedzi, odnośnie sposobu sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej zamieściło następujące wyjaśnienie:

„(…) Sprawozdanie finansowe w postacie elektronicznej to sprawozdanie zapisane w formie pliku w oparciu o zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247), które wskazało następujące dopuszczalne typy (formaty) plików, jakie spełniają akceptowany wymóg postaci elektronicznej: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.

Okoliczności, które mają wpływ, jaki format i strukturę pliku powinna wybrać jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe to:

• czy jednostka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
   
• czy jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzącym księgi rachunkowe obowiązanym do sporządzenia sprawozdania finansowego,
   
• czy jednostka sporządza sprawozdania finansowe według MSR (…)”.

Sprawozdanie finansowe ustrukturyzowane, to sprawozdanie w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (format XML zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). Takie sprawozdanie sporządzają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), za wyjątkiem jednostek stosujących MSR (por. art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie finansowe w ww. strukturze logicznej oraz formacie sporządzają również:

1) podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (por. art. 45 ust. 5 updof),

2)  podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (por. art. 27 ust. 2 updop).

Natomiast sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (por. art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości). Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan zamieściło informację, iż struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w BIP.

Uwaga: Dla sprawozdań finansowych sporządzających według załącznika nr 1, 4, 5 lub 6 do ustawy o rachunkowości obowiązującą wersją struktur logicznych jest wersja 1-2 i ma ona zastosowanie do sprawozdań sporządzanych od 1 września 2019 r.

Obowiązek sporządzenia w formie ustrukturyzowanej dotyczy następujących elementów sprawozdania finansowego:

• wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
   
• bilansu,
   
• rachunku zysków i strat oraz
   
• zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych (jeżeli jednostka sporządza te elementy sprawozdania),
   
• rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto (tzw. nota podatkowa).

Z kolei dodatkowe informacje i objaśnienia, ze względu na ich specyfikę, nie zostały ustrukturyzowane. Jak już wskazano wcześniej, wyjątek stanowi tu jeden punkt tej informacji, dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto (tzw. nota podatkowa), który należy sporządzić w formie ustrukturyzowanej (tj. w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). Pozostałe elementy dodatkowych informacji i objaśnień jednostka sporządza w postaci elektronicznej, przy czym nie musi to być format XML. Co istotne, sprawozdanie finansowe należy wytworzyć jako jeden plik XML, który będzie zawierał wszystkie elementy tego sprawozdania zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane (tzn. część dodatkowych informacji i objaśnień bez noty podatkowej). Plik XML sprawozdania finansowego powinny podpisać wszystkie osoby zobowiązane do tego na mocy art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tzn. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.

Uwaga: W celu sporządzenia e-sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej można skorzystać z funkcjonalności Programu DRUKI Gofin - Sprawozdania finansowe (BILANS XML). Program umożliwia:

• przygotowanie i przesłanie elektronicznego sprawozdania finansowego w strukturach logicznych do Szefa KAS, bezpośrednio z Programu (dotyczy podatników PIT zobowiązanych do sporządzenia sprawozdań finansowych, a także podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS),
   
• przygotowanie elektronicznego sprawozdania finansowego w strukturach logicznych do KRS (dotyczy jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS).

Forma nieustrukturyzowana oznacza, że sprawozdanie finansowe może być sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, tzn. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego (np. jako .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft). Może to być także postać skanu dokumentu papierowego (np. w postaci pliku PDF) opatrzonego podpisem elektronicznym.