Komisja inwentaryzacyjna oraz arkusze spisowe

Komisja inwentaryzacyjna jest to grupa osób lub osoba powołana przez kierownika jednostki do organizacji i przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz przedstawienia wniosków, w szczególności dotyczących sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Kierownik jednostki powołuje stałą albo do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. Następuje to również wtedy, gdy przeprowadzenie spisu z natury zostanie powierzone podmiotowi zewnętrznemu. Funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej może pełnić także kierownik jednostki.

W przypadku jednostek, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).

Do zadań komisji inwentaryzacyjnej należy:

• zorganizowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury,
   
• wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz
   
• przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia.

Czynności spisowe może wykonywać:

• komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołana przez kierownika jednostki (na jej wniosek) lub
   
• zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.

Członkami zespołów spisowych oraz komisji inwentaryzacyjnej są pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym również zasady przeprowadzania spisu z natury. Ponadto powinni posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi.

W skład zespołu spisowego powinny wchodzić co najmniej 2 osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. W jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.

Co istotne, członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

• odpowiedzialne lub współodpowiedzialne materialnie za zapasy objęte spisem z natury,
   
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
   
• niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza spośród jej członków jednego lub więcej kontrolerów spisowych, których zadaniem jest nadzór nad rzetelnym i poprawnym wykonywaniem czynności spisowych i udział w pomiarach szacunkowych. W razie stwierdzenia, że czynności spisowe nie są dokonywane poprawnie, kontroler spisowy jest uprawniony do zarządzenia ich ponownego przeprowadzenia.

Spis z natury dokumentuje się na arkuszach spisowych. Przed wydaniem arkuszy spisowych członkom zespołów spisowych wskazane jest ich ponumerowanie i oznaczenie w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. Z chwilą ponumerowania arkuszy spisowych traktuje się je jako formularze podlegające ilościowej kontroli zużycia.

Arkusze spisowe należy wypełniać tak, aby dały możliwość podziału ujętych w nich zapasów według miejsc przechowywania składników lub osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie. Na arkuszach spisowych trzeba również wyszczególnić składniki własne i obce z dalszym podziałem na pełnowartościowe, zepsute, uszkodzone lub których wartość z różnych powodów uległa zmniejszeniu.

Wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów zespół spisowy ujmuje bieżąco w arkuszach spisowych.

Każdy arkusz spisowy powinien być wypełniony w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie jest wskazane robienie notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy

Druki inwentaryzacyjne, w tym arkusz spisu z natury, są dostępne na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość.

Poniżej prezentujemy przykład wypełnionego arkusza spisu z natury.

Po zakończeniu spisu na arkuszu zamieszcza się adnotację, na której pozycji zakończono spis z natury w danym rejonie spisowym.

Arkusze spisowe powinny być wypełnione się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy wskazane jest poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty. W pozostałych wypadkach należy skreślić błędny zapis i dokonać poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis.

Co ważne, nie należy dokonywać poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu.

Na koniec spisu z natury osoby materialnie odpowiedzialne składają oświadczenie końcowe stwierdzające, że nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu, a wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym składniki w ich obecności ujęto w arkuszu spisu lub też wnoszą ewentualne zastrzeżenia do prawidłowości spisu wraz z uzasadnieniem.

Sporządzone spisy z natury przekazuje się do księgowości w celu porównania rzeczywistego stanu składników aktywów stwierdzonych na podstawie przeprowadzonych spisów z natury ze stanem ewidencji księgowej.

Dokumenty spisowe mogą być też sporządzane w formie elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem że:

• zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,
   
• możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
   
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
   
• dane źródłowe są odpowiednio chronione tzn. jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury może być informatycznie wspomaga co przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów. Wspomaganie to może polegać m.in. na:

• elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych,
   
• korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,
   
• przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń - skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania.