Termin rozpoczęcia inwentaryzacji

Generalnie jednostki zobowiązane są do przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Termin ten (ostatni dzień roku obrotowego) i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, który to zawiera pewne uproszczenia, między innymi w odniesieniu do aktywów i pasywów objętych bieżącą ewidencją, w tym również tylko ilościową lub tylko wartościową, z wyjątkiem aktywów pieniężnych,  papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy, inwentaryzacja może nastąpić w ostatnim kwartale roku obrotowego do dnia 15 następnego roku, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Stosownie więc do art. 26 ustawy o rachunkowości, prace inwentaryzacyjne w większości jednostek (dla których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym) rozpoczynają się już 1 października i mogą trwać do dnia 15 stycznia następnego roku.

Sam termin (datę) spisu z natury należy wybrać w taki sposób, aby umożliwił uzgodnienie wyników spisu z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników majątku obrotowego taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ zazwyczaj na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników majątku podlegających spisowi.

Przy wyborze daty spisu z natury należy mieć na względzie również inne czynniki, na przykład uwzględnia się warunki pogodowe w przypadku zapasów przechowywanych na powietrzu, dla których dogodniejszym terminem przeprowadzenia spisu jest październik, niż grudzień. Innym czynnikiem może być również sezonowość prowadzonej działalności. W takim przypadku warto jest przeprowadzić spis, gdy stan zapasów jest względnie niski.

Ponadto jednostki zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, zawierając z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych, umowę o badanie, powinny zwrócić uwagę, aby umożliwić udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Brak obecności audytora podczas inwentaryzacji znaczących składników majątkowych może mieć swoje konsekwencje w wydanej przez jednostkę uprawnioną do badania opinii w postaci zastrzeżeń lub nawet odmowie wystawienia opinii.