Facebook
Bilans 2022

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2021  »  Inwentaryzacja  »   Jak zorganizować spis z natury, wyznaczyć pola spisowe i przygotować ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Jak zorganizować spis z natury, wyznaczyć pola spisowe i przygotować zapasy do spisu?

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (548) z dnia 20.10.2021

Przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:

  • ścisłe (jednoznaczne) określenie w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury przedmiotu, daty i czasu trwania spisu,
  • wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe,
  • określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych (własny personel lub podmiot zewnętrzny); członków zespołów spisowych, w zakresie sposobu wykonania czynności spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji,
  • zapewnienie wyposażenia spisujących w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,
  • zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.

Właściwe wyznaczenie pól spisowych, z uwzględnieniem rodzaju, wielkości i sposobu pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach, ułatwia przeprowadzenie spisu z natury. Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:

  • zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,
  • jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,
  • rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

W przypadku miejsc składowania zajmujących dużą powierzchnię jest wskazany ich podział na dwa lub więcej pól spisowych rozgraniczonych liniami zaznaczonymi farbą lub kredą, taśmami lub/i określanie pól z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów. Pole spisowe powinno być wyraźnie wyodrębnione, by nie było wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Celowe jest wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób. W celu zidentyfikowania pól spisowych nadaje się im określone nazwy i/lub numery.

Przykład

W hurtowni elektrycznej inwentaryzacją zapasów drogą spisu z natury obejmuje się wszystkie zapasy na wyznaczony dzień. Towary są przechowywane w trzech magazynach. Za każdy magazyn odpowiada inny magazynier. Wszystkie magazyny z uwagi na ich rodzaj zostały podzielone na trzy pola spisowe: Magazyn nr 1, Magazyn nr 2, Magazyn nr 3. Jednostka powołała trzy zespoły spisowe, przypisując każdemu określone pole spisowe (magazyn).

W celu przyspieszenia spisu można rozważyć powołanie większej liczby zespołów spisowych, np. w największym magazynie. Wówczas w takim magazynie należy wyodrębnić wybrane obszary, dzieląc ten magazyn na mniejsze pola spisowe przypisane poszczególnym zespołom spisowym. Wydzielenie pól spisowych w ramach jednego magazynu musi być wyraźne i jednoznaczne, aby wykluczyć podwójne spisanie tego samego towaru przez dwa zespoły lub pominięcie przy spisie jakiegoś towaru.

Kierownik jednostki, zarządzeniem w sprawie inwentaryzacji zobowiązuje zazwyczaj osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Przygotowanie zapasów może polegać na:

  • segregowaniu ich według asortymentów,
  • łączeniu - w miarę możliwości - jednakowych rodzajowo asortymentów składowanych w różnych miejscach danego pola,
  • formowaniu w bryły składników sypkich,
  • wydzieleniu zapasów obcych,
  • wyodrębnieniu i odpowiednim oznaczeniu zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych),
  • sprawdzeniu czytelności oznakowania zapasów, jeżeli w jednostce stosuje się system ich znakowania (oznakowanie nie powinno zawierać informacji o ilości zapasu).

Sprawdza się również, czy na polu spisowym znajdują się czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe. Jeżeli nie, podejmowane są odpowiednie działania. Osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy są też zobowiązane do złożenia księgowemu w przeddzień spisu oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu.

Co ważne, jednostki, które stosują magazynowe systemy informatyczne z automatyczną lokalizacją zapasów, mogą zrezygnować z porządkowania według asortymentów tych zapasów na potrzeby spisu z natury, pod warunkiem, że system wskazuje miejsca ich składowania.

Podsumowanie najważniejszych zadań dotyczących przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury zaprezentowano w formie listy kontrolnej (checklisty).

Lp. Czynność podlegająca sprawdzeniu/wykonaniu TAK NIE UWAGI
1. Czy kierownik jednostki w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury jednoznacznie określił przedmiot, datę i czas trwania spisu?  
2. Czy na mocy decyzji kierownika jednostki określono wykonawców czynności spisowych (własny personel lub podmiot zewnętrzny) oraz członków zespołów spisowych?  
3. Czy na mocy decyzji kierownika jednostki wskazano wykonawcom czynności spisowych i członkom zespołów spisowych obowiązki związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji?  
4. Czy dokonujący czynności spisowych zostali wyposażeni w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.?  
5. Czy przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zapewnił nadzór nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją?  
6. Czy komisja inwentaryzacyjna wyznaczyła pola spisowe z uwzględnieniem rodzaju, wielkości i sposobu pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach w jednostce?  
7. Czy osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji przygotowały zapasy znajdujące się w danych polach spisowych do spisu z natury (np. czy posegregowały zapasy według asortymentu)?  

Inwentaryzacja - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.